Vevői és szállítói számlák jóváhagyása

Az eYssen Account Approval (account_approval) modul jóváhagyáshoz köti a vevői számlák, a szállítói számlák és a hozzájuk tartozó jóváírások megerősítését. A jóváhagyókat a dokumentum összege alapján jóváhagyási szabályok határozzák meg.

Jóváhagyási szabályok

Jóváhagyási szabály létrehozásához lépjen a Könyvelés ‣ Konfiguráció ‣ Jóváhagyás ‣ Szabályok menüpontra, és kattintson az Új gombra. Töltse ki a következő mezőket:

  • Szabály neve és Leírás.

  • Engedélyezve: csak az engedélyezett szabályok érvényesülnek.

  • Vállalat: a vállalat, amelyre a szabály vonatkozik.

  • Irány: a dokumentumok, amelyekre a szabály vonatkozik: Bejövő (szállítói számlák és visszatérítések), Kimenő (vevői számlák és jóváírások) vagy Mindkettő.

  • Pénznem és Minimális összeg: a szabály azokra a dokumentumokra vonatkozik, amelyek összege eléri a minimális összeget (a dokumentum pénznemére átváltva).

  • Alapja: a dokumentum Nettó összegét vagy Bruttó összegét hasonlítja-e a rendszer a szabály összegeihez.

A Sorok fülön jóváhagyási szintenként adjon hozzá egy sort:

  • Felhasználó és/vagy Csoport: a dokumentumot jóváhagyni jogosult felhasználók (a kiválasztott csoportok felhasználói is jóváhagyók).

  • Maximális összeg: a sor jóváhagyói által jóváhagyható legnagyobb dokumentumösszeg. A 0 korlátlant jelent.

  • Engedélyezve: csak az engedélyezett sorokat veszi figyelembe a rendszer.

Fontos

  • Minden sorhoz legalább egy felhasználót vagy csoportot meg kell adni.

  • Legalább egy engedélyezett sor Maximális összegének 0-nak (korlátlannak) kell lennie.

screenshot: accounting-invoice-approval-rule
menu
Accounting ‣ Configuration ‣ Approval ‣ Rules ‣ New
shows
Approval rule form: Rule Name "Vendor bills over 500,000 HUF", Enabled, Company, Direction "Inbound", Currency HUF, Min Amount 500,000, Based On "Untaxed Amount"; "Lines" tab with two lines: a user with Max Amount 2,000,000 and the "Accounting / Advisor" group with Max Amount 0.
highlight
The "Lines" tab (red frame).
data
Demo company "YourCompany HU"; demo users "Marc Demo" and "Mitchell Admin".
module
account_approval
notes
English UI, light theme, 1440px width.

Jóváhagyás kérése

Ha egy olyan felhasználó, aki nem jóváhagyója a dokumentumnak, a Megerősítés gombra kattint egy tervezet vevői vagy szállítói számlán, a dokumentum megerősítése helyett megnyílik a Jóváhagyás kérése ablak. Válassza ki a Jóváhagyó felhasználót a lehetséges jóváhagyók közül, majd kattintson a Kérés küldése gombra. A rendszer egy Teendő tevékenységet ütemez a jóváhagyónak.

Megjegyzés

  • A dokumentum jóváhagyói közvetlenül megerősíthetik a dokumentumot.

  • Egy dokumentumon egyszerre csak egy jóváhagyási kérés lehet függőben.

  • A jóváhagyást igénylő dokumentumokat egyenként kell megerősíteni, nem a listanézetből.

screenshot: accounting-invoice-approval-request
menu
Accounting ‣ Vendors ‣ Bills ‣ (open a draft bill) ‣ Confirm
shows
"Request for Approval" dialog with the "Approving User" field and the "Send Request" and "Cancel" buttons.
highlight
The "Approving User" field (red frame).
data
Draft vendor bill of 800,000 HUF created by a user who is not an approver.
module
account_approval
notes
English UI, light theme, crop to the dialog.

Jóváhagyás vagy elutasítás

A legutóbbi kérés állapota a tervezet dokumentum fölött jelenik meg, a megválaszolásához szükséges gombokkal:

  • (jóváhagyás): a kérés jóváhagyásra kerül, és egy Teendő tevékenység kéri a kérelmezőt a dokumentum megerősítésére. Ezután a dokumentum megerősíthető.

  • (elutasítás): adja meg az Elutasítás okát, és kattintson az Elutasítás küldése gombra. A kérelmező egy tevékenységben kap értesítést.

  • (visszavonás): a kérelmező visszavonhatja a kérést; adja meg a Visszavonás okát, és kattintson a Visszavonás küldése gombra.

Kérést csak a dokumentum jóváhagyói hagyhatnak jóvá vagy utasíthatnak el. A kérések előzményei (Kérelmező felhasználó, Jóváhagyó felhasználó, Válaszoló felhasználó, Válasz dátuma, Válasz üzenete és az állapot) a dokumentum Jóváhagyások fülén érhetők el.

Fontos

Ha egy jóváhagyott dokumentumot módosítanak (pl. a partnerét, sorait, teljesítési dátumát, naplóját vagy pénznemét), a jóváhagyás automatikusan visszavonásra kerül, és új jóváhagyást kell kérni.

screenshot: accounting-invoice-approval-banner
menu
Accounting ‣ Vendors ‣ Bills ‣ (open a draft bill with a pending request)
shows
Draft vendor bill with the approval status banner above the form ("… requested approval of the invoice from …") and the approve, reject and withdraw icon buttons; the "Approvals" tab is open with the request history.
highlight
The status banner and its buttons (red frame).
data
Draft vendor bill of 800,000 HUF with a pending request.
module
account_approval
notes
English UI, light theme, 1440px width.