Aláírás¶
eYssen Sign segítségével online küldhet, aláírhat és hagyhat jóvá dokumentumokat elektronikus aláírás használatával. Teljes körű dokumentumaláíró megoldást kínál, amely magában foglalja a PDF-sablonok kezelését, a fogd és vidd mezőszerkesztőt, a többszereplős aláírási munkafolyamatokat, a kétfaktoros hitelesítést, a teljes auditnaplót, valamint az értékesítéssel, a számlázással és a HR-rel való integrációt.
Az elektronikus aláírás egy személy beleegyezését fejezi ki egy dokumentum tartalmával kapcsolatban. Csakúgy, mint a kézzel írt aláírás, az elektronikus aláírás jogi kötelezettséget jelent az aláírt dokumentum feltételei szerint.
- menu
- eYssen Sign
- shows
- The Sign dashboard with the statistics counters at the top (Open Requests, Waiting for Others, Signed Today, My Requests, To Sign) and the template cards with their Send and Sign Now buttons below.
- data
- Demo company "YourCompany HU"; templates "NDA", "Employment contract", "Delivery acceptance".
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Elektronikus aláírások érvényessége¶
A Sign alkalmazáson keresztül aláírt dokumentumok érvényes elektronikus aláírásoknak minősülnek az Európai Unióban és az Amerikai Egyesült Államokban. Ezek a legtöbb országban is megfelelnek az elektronikus aláírásokra vonatkozó követelményeknek. Az eYssen Sign által generált elektronikus aláírások jogi érvényessége az Ön országának jogszabályaitól függ. A külföldi üzleti tevékenységet folytató vállalatoknak más országok elektronikus aláírásra vonatkozó törvényeit is figyelembe kell venniük.
Fontos
Az alábbi információk nem rendelkeznek jogi értékkel; kizárólag általános tájékoztatási célból kerülnek feltüntetésre. Mivel az elektronikus aláírásokat szabályozó törvények gyorsan fejlődnek, nem tudjuk garantálni, hogy minden információ naprakész. Javasoljuk, hogy forduljon helyi ügyvédhez az elektronikus aláírások megfelelőségével és érvényességével kapcsolatos jogi tanácsadásért.
Európai Unió¶
Az eIDAS rendelet meghatározza az elektronikus aláírások keretrendszerét az Európai Unió 27 tagállamában. Három típusú elektronikus aláírást különböztet meg:
Egyszerű elektronikus aláírások
Fejlett elektronikus aláírások
Minősített elektronikus aláírások
Az eYssen Sign az első típust, az egyszerű elektronikus aláírásokat generálja; ezek az aláírások az EU-ban jogilag érvényesek, ahogyan azt az eIDAS rendelet kimondja.
Előfordulhat, hogy az elektronikus aláírásokat nem ismerik el automatikusan érvényesnek. Szükség lehet az aláírás érvényességét alátámasztó bizonyítékokra. A Sign alkalmazás az aláírási folyamat során automatikusan gyűjti az alátámasztó bizonyítékokat, például:
E-mail és SMS-ellenőrzés (ha engedélyezett)
Időbélyeggel ellátott, IP-nyomon követett és földrajzilag visszakövethető hozzáférési naplók a dokumentumokhoz és a hozzájuk tartozó aláírásokhoz
Dokumentum-nyomon követhetőség és megváltoztathatatlanság (az aláírt dokumentumon végrehajtott bármilyen módosítást kriptográfiai hash-láncok segítségével észlelnek)
Amerikai Egyesült Államok¶
A ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) az államközi és nemzetközi szinten, valamint az UETA (Uniform Electronic Transactions Act) az állami szinten biztosítja az elektronikus aláírások jogi keretrendszerét.
Összességében, hogy érvényesnek ismerjék el, az elektronikus aláírásoknak öt kritériumnak kell megfelelniük:
A aláírónak egyértelműen ki kell fejeznie a szándékát az aláírásra. Például, ha egérrel rajzol aláírást, az szándékot mutathat. Az aláírónak lehetőséget kell biztosítani arra is, hogy elutasítsa az elektronikus dokumentumot.
Az aláírónak először kifejezetten vagy hallgatólagosan ki kell fejeznie a hozzájárulását az elektronikus üzletvitelhez.
Az aláírást egyértelműen hozzá kell rendelni az aláíróhoz. Az eYssen Sign-ban olyan metaadatok, mint az aláíró IP-címe és geolokációja, kerülnek hozzáadásra az aláíráshoz, amelyek alátámasztó bizonyítékként felhasználhatók.
Az aláírást a aláírt dokumentumhoz kell társítani, például azzal, hogy nyilvántartást vezetnek arról, hogyan történt az aláírás rögzítése.
Az elektronikusan aláírt dokumentumokat meg kell őrizni és tárolni minden érintett félnek; például az aláírónak biztosítva egy teljesen végrehajtott példányt vagy a lehetőséget, hogy letöltsön egy példányt.
Irányítópult¶
A Sign műszerfal az első képernyő, amely az alkalmazás megnyitásakor megjelenik. Áttekintést ad az aláírási tevékenységéről, és gyors hozzáférést biztosít a sablonjaihoz.
Statisztikák¶
A vezérlőpult tetején számlálók sora jeleníti meg a valós idejű aláírási mutatókat:
Nyitott kérések: az összes aláírási kérés száma, amelyek még folyamatban vannak (Elküldve állapot).
Másokra vár: olyan kérések, amelyekben Ön nem függőben lévő aláíró, de más résztvevők még nem írtak alá.
Ma aláírt: azoknak a kéréseknek a száma, amelyek ma érték el az Aláírt állapotot.
Saját kérések: az Ön által létrehozott kérések.
Aláírandó: olyan kérések, amelyekben Ön függőben lévő aláíró.
Sablonkártyák¶
A statisztikák alatt a sablonok kártyaként jelennek meg. Minden kártya megjeleníti a sablon nevét, kategóriáját és címkéit. Minden kártyán két műveletgomb érhető el:
Küldés: megnyitja a küldési varázslót, amellyel új aláírási kérelmet hozhat létre ebből a sablonból, és aláírókat rendelhet a meghatározott szerepkörökhöz.
Sign Now: azonnal elindít egy aláírási munkamenetet, amelyben Ön, mint aktuális felhasználó, az összes szerepkört saját maga tölti ki. Ez hasznos olyan belső dokumentumokhoz, amelyek csak egy aláírást igényelnek.
A sablonokat csillaggal jelölheti vagy szüntetheti meg a jelölést, hogy kedvencként tárolja őket. A kedvenc sablonok az irányítópulton elsőként jelennek meg.
Sablonok¶
A sablonok újrafelhasználható PDF-dokumentumok, előre beállított aláírási mezőkkel. A sablonok megtekintéséhez, létrehozásához és kezeléséhez lépjen az menüpontra.
Sablon létrehozása¶
Új sablon létrehozásához:
Kattintson a műszerfalon a PDF-sablon feltöltése gombra, vagy lépjen az menüpontra, és kattintson az Új gombra.
Válasszon ki egy PDF-fájlt a számítógépéről.
Megnyílik a sablonszerkesztő, amelyben aláírási mezőket helyezhet el a dokumentumon.
Sablonszerkesztő¶
Az eYssen Sign sablonszerkesztője vizuális, húzással és ejtéssel működő felületet biztosít a mezők PDF-dokumentum oldalain való elhelyezéséhez.
- menu
- eYssen Sign ‣ Templates
- shows
- The template editor with the PDF page in the middle, the field palette on the side, and two fields (Signature, Date) already placed on the document.
- highlight
- The field palette and one placed signature field (red frame).
- data
- Template "NDA" with roles "Customer" and "Company".
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
A bal oldali sávban az összes elérhető mezőtípus szerepel. Húzzon egy mezőt az oldalsávból, és ejtse a kívánt helyre a PDF-en. Az elhelyezés után a következőket teheti:
A mező átméretezése a sarkok húzásával.
A mező áthelyezése az oldalon egy másik pozícióba.
A mezőhöz rendelt szerepkör módosítása a mezőre kattintva, majd egy másik szerepkör kiválasztásával a legördülő menüből.
Kötelezővé tétel, hogy az aláírók az aláírás befejezése előtt kötelesek legyenek kitölteni a mezőt.
A mező törlése a mező kijelölésével, majd a törlés gomb megnyomásával vagy a kuka ikonra kattintással.
Minden mező a hozzárendelt szerepkör szerint van színkódolva, így könnyen átlátható, hogy melyik aláíró felelős melyik mezőkért.
Javaslat
A szerkesztő alján lévő lapozó vezérlőkkel navigálhat a többoldalas PDF-dokumentum oldalai között.
PDF-forgatás¶
Ha a PDF oldalai nem megfelelően tájoltak, közvetlenül a sablonszerkesztőben elforgathatja őket. Kattintson az eszköztár elforgatás gombjára, hogy az aktuális oldalt 90 fokkal elforgassa.
Sablon tulajdonságai¶
Kattintson a(z) Sablon tulajdonságai gombra a sablonszerkesztőben a további beállítások konfigurálásához.
- menu
- eYssen Sign ‣ Templates
- shows
- The Template Properties panel open in the template editor, showing the template name, category, tags and the other template settings.
- data
- Template "NDA", category "Legal", tag "2026".
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, crop to the properties panel.
A következő tulajdonságok érhetők el:
Name: a sablon megjelenített neve.
Kategória: kategória hozzárendelése szervezési célokból.
Címkék: egy vagy több címke hozzáadása szűréshez és kereséshez.
Átirányítási URL: egy URL, amelyre az aláíró az aláírás befejezése után átirányításra kerül. Ez a hivatkozás az aláírás-visszaigazoló e-mailben is megjelenik.
Jogosult felhasználók: korlátozza, hogy mely felhasználók használhatják ezt a sablont. Hagyja üresen, ha minden Sign felhasználó számára engedélyezni kívánja.
Jogosult csoportok: korlátozza a sablonhoz való hozzáférést meghatározott biztonsági csoportok tagjainak.
Verziókezelés¶
Az eYssen Sign automatikusan nyomon követi a sablonok verzióit. Ha frissítenie kell egy sablont (például a PDF módosításához vagy a mezők átrendezéséhez), új verziót hozhat létre a jelenlegi szerkesztése helyett. Ez megőrzi a korábbi verziókra hivatkozó meglévő aláírási kérések integritását.
Új verzió létrehozásához:
Nyissa meg a sablont, és kattintson az Új verzió létrehozása gombra.
Töltse fel a frissített PDF-et, vagy módosítsa a mezők elrendezését.
Mentse el az új verziót. Az előző verzió automatikusan archiválásra kerül.
A meglévő aláírási kérések továbbra is arra a sablonverzióra hivatkoznak, amely a létrehozásuk pillanatában aktuális volt.
Verzió-összehasonlítás¶
Egy sablon két verzióját egymás mellett hasonlíthatja össze, hogy lássa, mi változott. Nyissa meg a sablont, majd kattintson a Verziók összehasonlítása gombra. Az összehasonlító nézet kiemeli:
Hozzáadott mezők: az új verzióban szereplő, de a régiben nem szereplő mezők (zölddel jelölve).
Eltávolított mezők: a régi verzióban szereplő, de az újban nem szereplő mezők (pirossal jelölve).
Módosított mezők: azok a mezők, amelyek pozíciója, mérete vagy tulajdonságai megváltoztak a verziók között (sárgával jelölve).
- menu
- eYssen Sign ‣ Templates
- shows
- The side-by-side version comparison of a template, with added fields in green, removed fields in red and modified fields in yellow.
- data
- Template "NDA", versions 1 and 2.
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Többnyelvű támogatás¶
Az eYssen Sign két megközelítést támogat a többnyelvű dokumentumok kezeléséhez:
A mód: Sablonmásolat nyelvenként
Hozzon létre külön PDF dokumentumot minden egyes nyelvhez. Minden másolat a szülősablonhoz van kapcsolva, és egy adott nyelvhez van rendelve. Kérés küldésekor a rendszer a megfelelő nyelvű másolatot választja ki a címzett preferált nyelve alapján.
A beállításhoz:
Nyissa meg a sablont, és állítsa a Többnyelvű mód értékét Sablon másolat nyelvenként értékre.
Hozzon létre gyermeksablon-másolatokat minden egyes nyelvhez a Create Language Copy gombra kattintva.
Töltse fel a honosított PDF-et, és konfigurálja a mezőket minden egyes másolathoz.
B mód: Dinamikus mezőfordítás
Használja az Odoo beépített fordítási rendszerét a mezők alapértelmezett értékeinek és helyőrző szövegének lefordításához. Maga a PDF változatlan marad, de a szövegmezők a aláíró nyelvén kerülnek kitöltésre.
A beállításhoz:
Nyissa meg a sablont, és állítsa a Többnyelvű mód értékét Dinamikus mező fordítás lehetőségre.
Váltson a kívánt nyelvre a nyelvválasztóval, majd fordítsa le a szövegmezők alapértelmezett értékeit.
Megjegyzés
A B mód olyan sablonoknál működik a legjobban, ahol a PDF-tartalom nyelvfüggetlen (pl. feliratozott mezőkkel rendelkező űrlapok), és csak a mezőértékeket kell lefordítani.
Kedvencek¶
Csillagozzon meg egy sablont, hogy kedvencként jelölje meg. A kedvenc sablonok az irányítópulton előre kerülnek. A kedvenc állapot kapcsolásához kattintson a csillag ikonra a sablonkártyán vagy a sablon űrlapnézetén belül.
Szerepek¶
A Sign dokumentum minden mezője egy szerepkörhöz van rendelve, amely egy adott aláírónak felel meg. Amikor egy dokumentumot aláírásra küldenek, minden szerepkörhöz egy olyan személy kerül hozzárendelésre, akinek ki kell töltenie az adott szerepkörhöz tartozó mezőket.
A sablonszerkesztőben jelöljön ki egy mezőt, és válassza ki a Szerepkör-ét a jobb oldali tulajdonságpanelen. Minden szerepkörnek van:
neve (például Ügyfél, Alkalmazott, Tanú);
színe, amely a szerkesztőben vizuálisan megkülönbözteti az adott szerepkörhöz tartozó mezőket;
sorrendje, amely több szerepkör esetén meghatározza az alapértelmezett sorrendet;
hitelesítési módja, amely az adott szerepkört kitöltő aláíróra vonatkozik.
Megjegyzés
A szerepkörök készlete az alkalmazás konfigurációs adatainak része, és az adminisztrátor tartja karban.
Mezőtípusok¶
A mezők határozzák meg, hogy az aláíróknak milyen típusú információt kell megadniuk. A következő mezőtípusok érhetők el:
Aláírás: az aláíró kézzel rajzolja, automatikusan generálja vagy feltölti az aláírását. A további aláírási mezők automatikusan az első megadott aláírást használják újra.
Kezdőbetűk: az aláíráshoz hasonló, de az aláíró monogramjához használatos.
Szöveg: egysoros szövegbeviteli mező.
Többsoros szöveg: többsoros szövegterület hosszabb tartalomhoz.
Jelölőnégyzet: jelölőnégyzet (pl. hozzájáruláshoz vagy jóváhagyáshoz).
Legördülő lista: legördülő menü, amelyből az aláíró egy előre meghatározott listából választhat egyet.
Dátum: dátumválasztó mező.
A mezőtípusok – a tippjükkel, a helyőrzőjükkel és az automatikus kitöltéshez használt partnermezővel együtt – az alkalmazás konfigurációs adatainak részei, és az adminisztrátor tartja karban őket.
Automatikus kitöltés partner adatokból¶
Minden mezőtípushoz beállítható egy Auto-fill Partner Field, amely automatikusan kitölti a mezőt az aláíró névjegyrekordjából (res.partner) származó adatokkal. Például, ha az automatikus kitöltési mezőt email értékre állítja, a mező előre kitöltődik az aláíró e-mail-címével.
Javaslat
A névjegymező technikai nevének megkereséséhez engedélyezze a fejlesztői módot, és vigye az egérmutatót a névjegyűrlapon a mező melletti kérdőjel ikon fölé.
Megjegyzés
Az automatikusan kitöltött értékek csak javaslatok. Az aláíró módosíthatja azokat az aláírás befejezése előtt.
Mező méretezés¶
A mezők mérete a Alapértelmezett szélesség és Alapértelmezett magasság szerkesztésével módosítható. Mindkét érték az oldal teljes szélességének vagy magasságának százalékában van megadva (tizedes formátumban), ahol az 1 az oldal teljes szélességét vagy magasságát jelenti. Például a 0.150 az oldal szélességének 15%-át jelenti.
Aláírási kérések¶
Az aláírási kérelem egy konkrét dokumentumot jelöl, amelyet egy vagy több aláírónak küldtek aláírásra. Az összes aláírási kérelem megtekintéséhez lépjen az menüpontra.
- menu
- eYssen Sign ‣ Sign Requests
- shows
- A sign request form with the document, the signers and their roles, the state bar and the smart buttons.
- data
- Request "NDA - Deco Addict" in state "Sent", two signers.
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Kérés létrehozása¶
Új aláírási kérés létrehozásához:
Kattintson a műszerfalon egy sablonkártya Küldés gombjára. Másik lehetőségként lépjen az menüpontra, és kattintson az Új gombra.
Válassza ki a használni kívánt sablont.
A küldési varázslóban rendeljen hozzá egy kapcsolatot a sablonban meghatározott minden egyes szerepkörhöz.
- menu
- eYssen Sign ‣ Sign Requests
- shows
- The send wizard with one line per template role and a contact assigned to each of them, plus the send button.
- highlight
- The role lines (red frame).
- data
- Template "NDA"; roles "Customer" = Deco Addict, "Company" = Mitchell Admin.
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Aláírási sorrend¶
Válassza ki, hogyan kapják meg az aláírók a dokumentumot:
Párhuzamos: minden aláíró egyidejűleg kapja meg a dokumentumot, és bármilyen sorrendben aláírhat.
Egymás utáni: az aláírók egymás után, az Ön által meghatározott sorrendben kapják meg a dokumentumot. Minden aláíró csak azután kapja meg a dokumentumot, hogy az előző már teljesítette a saját részét.
Szekvenciális aláírás esetén állítsa be a sorrend számát minden aláíró számára a küldési varázslóban.
Állapotgép¶
Minden aláírási kérelem egy meghatározott életciklust követ:
Vázlat: a kérelem létrejött, de még nem lett elküldve.
Elküldve: a kérelem el lett küldve az aláíróknak.
Aláírva: minden aláíró teljesítette az aláírását.
Elutasítva: egy vagy több aláíró megtagadta a dokumentum aláírását.
Visszavonva: a kérelmet a létrehozója visszavonta.
Lejárt: a kérelem lejárati dátuma eltel anélkül, hogy az összes aláírás begyűjtésre került volna.
Megjegyzés
A terminális állapotok (Aláírva, Elutasítva, Visszavonva, Lejárt) nem vonhatók vissza. Ez biztosítja az auditnapló integritását.
Kétfaktoros hitelesítés (2FA)¶
A fokozott biztonság érdekében megkövetelheti az aláíróktól, hogy az aláírásuk befejezése előtt egy egyszeri jelszóval (OTP) igazolják személyazonosságukat.
- menu
- (signing portal)
- shows
- The one-time password verification step of the signing portal, with the code input field and the confirmation button.
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, use a throw-away code; crop to the dialog.
A 2FA engedélyezéséhez egy kérelmen:
A küldési varázslóban engedélyezze a Kétfaktoros hitelesítés szükséges opciót.
Válassza ki az ellenőrzési módszert:
E-mail: egy 6 jegyű kódot küld a rendszer az aláíró e-mail-címére.
SMS: egy 6 jegyű kódot küld a rendszer SMS-ben az aláíró mobiltelefonszámára.
E-mail és SMS: a kódok mindkét csatornán elküldésre kerülnek; mindkettőt meg kell erősíteni.
Az OTP kód 10 percig érvényes. Az aláírónak 3 kísérlete van a helyes kód megadására. 3 sikertelen kísérlet után 15 perces zárolási időszak lép érvénybe, mielőtt új kód igényelhető.
Megjegyzés
Az SMS-es ellenőrzés az adatbázis SMS-szolgáltatásán keresztül küldi a kódot, amely SMS-kreditet igényel.
Lejárati dátum¶
Állítson be lejárati dátumot egy kérelemre a határidő érvényesítéséhez. Ha a lejárati dátumig nem gyűlnek össze az összes aláírások, a kérelem automatikusan az Lejárt állapotba kerül. Egy ütemezett művelet (cron job) rendszeres időközönként ellenőrzi és lejárttá nyilvánítja a késedelmes kérelmeket.
Emlékeztetők¶
Engedélyezze az automatikus emlékeztetőket, hogy ösztönözze azokat az aláírókat, akik még nem fejezték be a saját részüket. A küldési varázslóban állítsa be az Emlékeztető gyakorisága értéket (napokban). A rendszer rendszeres időközönként e-mail emlékeztetőket küld a függőben lévő aláíróknak a megadott időközönként.
Eszkaláció¶
Állítson be egy Lejárat előtti eszkalálás értéket (napokban), hogy értesítse a kérelem létrehozóját a megadott számú nappal a lejárati dátum előtt. Ez lehetőséget ad a létrehozónak, hogy utánkövesse a függőben lévő aláírókat, vagy meghosszabbítsa a határidőt.
Nyelv kiválasztása¶
Válasszon Nyelvet a kérelmen, hogy meghatározza az aláíróknak küldött e-mail értesítésekben használt nyelvet. Ha a sablon a Sablon másolat nyelvenként többnyelvű módot használja, a sablon megfelelő nyelvi változata automatikusan kerül alkalmazásra.
Visszavonás és elutasítás¶
Visszavonás: a kérelem létrehozója bármikor visszavonhatja a kérelmet, amíg az Elküldve állapotban van. Az összes függőben lévő aláírót értesíti a rendszer a visszavonásról.
Megtagadás: bármely aláíró megtagadhatja az aláírást. A kérelem Megtagadva állapotba kerül, és az összes résztvevő (beleértve a létrehozót is) értesítést kap.
Aláírási portál¶
Az aláírási portál a nyilvánosan elérhető felület, ahol az aláírók megtekintik és aláírják a dokumentumokat. A /sign/<token> címen érhető el, ahol a <token> egy egyedi, biztonságos hozzáférési token, amelyet minden aláíró számára generál a rendszer.
- menu
- (signing portal, /sign/<token>)
- shows
- The public signing portal with the PDF viewer, the fields to complete highlighted, and the signature capture dialog open.
- data
- Document "NDA" for signer "Deco Addict".
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, use a throw-away token.
PDF-megjelenítő¶
Az aláírási portál megjeleníti a PDF dokumentumot, az aktuális aláíró számára interaktív mezőkkel kiemelve. Az aláíró szerepéhez tartozó mezők szerkeszthetők; a más szerepekhez rendelt mezők láthatók, de csak olvashatók.
Aláírás rögzítése¶
Amikor az aláíró egy aláírás vagy monogram mezőhöz ér, a következőket teheti:
Rajzolás: az egér vagy érintőképernyő segítségével rajzolják meg az aláírásukat.
Automatikus generálás: a rendszer az aláíró neve alapján generál aláírást.
Feltöltés: az aláírást tartalmazó képfájl feltöltése.
Ha az aláíró korábban már mentett aláírást a partnerrekordjára, az gyors kiválasztási lehetőségként jelenik meg az újrafelhasználáshoz.
- menu
- (signing portal, /sign/<token>)
- shows
- A fully signed document in the portal, with the completed signature fields and the download button.
- data
- Document "NDA" signed by both parties.
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
OTP-ellenőrzési lépés¶
Ha a kérelemhez 2FA van engedélyezve, az aláíró az aláírás véglegesítése előtt felszólítást kap egy egyszeri ellenőrzőkód megadására. A hitelesítési folyamat részleteit lásd: Kétfaktoros hitelesítés (2FA).
Elutasítás lehetőség¶
Az aláírók megtagadhatják az aláírást a Aláírás megtagadása gombra kattintva. Értesítés kerül elküldésre a kérelem létrehozójának és az összes többi résztvevőnek. A kérelem Visszautasítva állapotba kerül.
Átirányítás aláírás után¶
Ha a sablonon be van állítva Átirányítási URL, az aláírót az aláírás sikeres befejezése után a rendszer arra az URL-re irányítja át.
Általános szerződési feltételek¶
Ha a vállalat a Sign beállításaiban konfigurálta az általános szerződési feltételeket, azok megjelennek az aláíró számára az aláírás véglegesítése előtt. Az aláírónak el kell fogadnia a feltételeket a folytatáshoz.
Földrajzi helymeghatározás rögzítése¶
Az aláíró hozzájárulásával a portál rögzíti az aláíró földrajzi helyzetét (szélességi és hosszúsági fokát) az aláírás időpontjában. Ezek az adatok az auditnaplóba kerülnek, mint az aláírási esemény további bizonyítéka.
QR-kód¶
Egy aláírási URL-hez QR-kód generálható, lehetővé téve az aláírók számára, hogy mobileszközön a kód beolvasásával gyorsan hozzáférjenek az aláírási portálhoz.
- menu
- eYssen Sign ‣ Sign Requests
- shows
- The QR code generated for a signing URL, as shown to the user.
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, crop to the QR code; use a throw-away token.
Portál — Saját aláírások¶
Azok az aláírók, akik rendelkeznek Odoo portálfiókkal, a /my/sign címen érhetik el az összes aláírási kérelmük listáját.
- menu
- (portal, /my/sign)
- shows
- The portal page listing the signer's requests with the document name, status, date and download link columns.
- data
- Two requests, one "Signed" with a download link and one "Sent".
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
A portáloldal a következőket jeleníti meg:
Hivatkozás: az aláírási kérelem neve.
Állapot: a kérelem aktuális állapota (Elküldve, Aláírva, Elutasítva stb.).
Dátum: a kérelem létrehozásának időpontja.
Letöltés: hivatkozás az elkészült, aláírt PDF letöltéséhez (teljes aláírás után érhető el).
Munkafolyamatok¶
A folyamatmotorral összetett aláírási és jóváhagyási folyamatok határozhatók meg vizuális gráfszerkesztővel. A folyamatok kezeléséhez lépjen az menüpontra.
- menu
- eYssen Sign ‣ Workflows
- shows
- The visual workflow builder with several nodes connected by transitions, and the properties of the selected node.
- data
- Workflow "Contract approval" with nodes "Manager approval" and "Customer signature".
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Munkafolyamat létrehozása¶
Kattintson az Új gombra egy új munkafolyamat létrehozásához.
Adjon meg egy Nevet, és igény szerint rendeljen hozzá egy alapértelmezett Aláírási sablon.
Kattintson a Szerkesztő megnyitása gombra a vizuális munkafolyamat-szerkesztő elindításához.
Csomóponttípusok¶
A következő csomóponttípusok állnak rendelkezésre:
Kezdet: a munkafolyamat belépési pontja. Minden munkafolyamatnak legfeljebb egy Kezdet csomópontja lehet.
Aláírás: aláírási lépés. Rendeljen hozzá egy szerepkört, amely meghatározza, melyik aláírónak kell cselekednie ebben a lépésben.
Jóváhagyás: olyan jóváhagyási lépés, amely nem igényel aláírást, de a hozzárendelt szerepkör részéről kifejezett jóváhagyást követel meg.
Feltétel: elágazási csomópont, amely egy feltételt értékel ki, és ennek megfelelően irányítja a munkafolyamatot.
Vége: a záró csomópont. Minden munkafolyamatnak legfeljebb egy Vége csomópontja lehet.
Átmenetek¶
Az átmenetek összekötik a csomópontokat, és meghatározzák a folyamat menetét. Minden átmenetnek lehet:
Egy Felirat (pl. Igen, Nem), amely a kapcsolódási vonalon jelenik meg.
Egy Feltétel kifejezés, amelyet a Feltétel csomópontokkal együtt használva határozza meg az irányt.
Feltételkiértékelés¶
A feltétel csomópontok a következők alapján értékelik ki a kifejezéseket:
Aláíró állapota: ellenőrzi, hogy egy adott aláíró elvégezte-e vagy elutasította-e a rá eső részt.
Mező értékének összehasonlítása: egy adott mezőbe beírt értéket hasonlít össze egy elvárt értékkel.
Amikor egy aláíró teljesíti a saját lépését, a munkafolyamat-motor az átmeneti szabályok és feltételkiértékelések alapján automatikusan a következő csomópontra lép.
Munkafolyamat használata kérelemnél¶
Aláírási kérelem létrehozásakor válasszon egy Munkafolyamatot a folyamat irányításához. A kérelem a munkafolyamat gráfját követi az egyszerű párhuzamos vagy egymás utáni aláírás helyett. A kérelmen található Aktuális lépés mező mutatja, hogy éppen melyik lépés aktív.
Tömeges küldés¶
A tömeges küldés funkcióval egyszerre ugyanazt a sablont küldheti el több címzettnek.
- menu
- eYssen Sign ‣ Templates
- shows
- The bulk send wizard with the selected template, the list of recipients and the send button.
- data
- Template "NDA" with three recipients.
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Tömeges küldés elvégzéséhez:
Lépjen az menüpontra, válasszon ki egy sablont, és kattintson a Tömeges küldés gombra.
A varázslóban adjon hozzá címzetteket:
Kapcsolatok kiválasztásával az adatbázisból.
CSV-fájl importálásával, amely tartalmazza a kapcsolattartó adatait.
Ellenőrizze a listát, majd kattintson a Összes küldése gombra.
Minden egyes címzetthez külön aláírási kérelem jön létre. Az összes kérelem előrehaladását a tömeges küldési rekordból nyomon követheti. A tömeges küldési nézet megjeleníti:
A létrehozott kérelmek összesített számát.
Azt, hogy hány kérelmet írtak alá, hány van függőben, illetve hányat utasítottak el.
Webhookok¶
A webhookokkal külső rendszerek értesíthetők az aláírási eseményekről. A webhook-végpontok beállításához lépjen az menüpontra.
- menu
- eYssen Sign ‣ Configuration ‣ Webhooks
- shows
- A webhook configuration form with the target URL, the selected events and the activation toggle.
- data
- Webhook "ERP notification" pointing to an internal endpoint.
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, use a throw-away URL.
Konfiguráció¶
Hozzon létre egy új webhookot az alábbi beállításokkal:
Név: az adott webhook leíró neve.
URL: az esemény adatcsomagjainak kézbesítési végpontjának URL-je.
Titkos kulcs: egy megosztott titok, amellyel az adatcsomagok HMAC-SHA256 algoritmussal kerülnek aláírásra. A fogadó rendszernek ellenőriznie kell az aláírást az adatcsomag integritásának biztosítása érdekében.
Események: válasszon ki egy vagy több eseményt, amelyekre feliratkozik.
Elérhető események¶
Esemény |
Leírás |
|---|---|
|
Az aláírási kérelmet elküldték az aláíróknak. |
|
Egy aláíró elvégezte a rá eső részt. |
|
Minden aláíró aláírt; a kérelem teljes mértékben teljesült. |
|
Egy aláíró megtagadta a dokumentum aláírását. |
|
A kérelem lejárt az érvényességi dátuma után. |
|
A kérelmet a létrehozója visszavonta. |
Payload aláírás¶
Minden webhook kézbesítés tartalmaz egy X-Sign-Signature HTTP fejlécet, amely a JSON payload HMAC-SHA256 aláírását tartalmazza, amelyet a webhook titkos kulcsával számítanak ki. A fogadó rendszernek ugyanazt az HMAC-ot kell kiszámítania, és össze kell hasonlítania a fejléc értékével a hitelesség ellenőrzéséhez.
Újrapróbálkozási mechanizmus¶
Ha egy webhook kézbesítése sikertelen (nem 2xx HTTP válasz), a rendszer legfeljebb 3-szor próbálkozik újra exponenciális visszatartással (2, 4 és 8 másodperc az újrapróbálkozások között). Minden kézbesítési kísérlet rögzítésre kerül a kézbesítési naplóban a HTTP státuszkóddal együtt.
SSRF védelem¶
A webhook URL-ek ellenőrzésre kerülnek a szerver-oldali kérelemhamisítás (SSRF) elleni védelem érdekében. A privát vagy belső hálózati címeket célzó URL-ek (localhost, 127.0.0.1, 10.x.x.x, 192.168.x.x, stb.) blokkolva vannak.
REST API¶
Az eYssen Sign RESTful API-t biztosít az aláírási műveletek programozott eléréséhez. Minden végpont a /api/v1/sign/ útvonalon érhető el.
- menu
- Settings ‣ General Settings ‣ Sign
- shows
- The API access settings of the Sign app, where the API key of a technical user is created and the base path of the endpoints is shown.
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, use a throw-away API key.
Hitelesítés¶
Az API-kéréseket az alábbi módszerek egyikével kell hitelesíteni:
Odoo session: szabványos munkamenet-süti, amelyet a
/web/session/authenticateútvonalon történő bejelentkezés után kap.API key: adja meg a kulcsot az
AuthorizationfejlécbenBearer <api_key>formátumban.
Végpontok¶
Aláírási kérelem létrehozása¶
POST /api/v1/sign/requests
Kérés törzse (JSON):
{
"template_id": 5,
"reference": "Contract #1234",
"signers": [
{"role_id": 1, "partner_id": 10},
{"role_id": 2, "partner_id": 15}
],
"sign_order": "sequential",
"expiry_date": "2026-04-30"
}
Válasz: 201 Created a kérés azonosítójával és hozzáférési tokenekkel.
Kérelemállapot lekérdezése¶
GET /api/v1/sign/requests/<id>
Válasz: 200 OK a kérés részleteivel, beleértve az állapotot, az aláírókat és egyéni státuszaikat.
Aláírt dokumentum letöltése¶
GET /api/v1/sign/requests/<id>/document
Válasz: 200 OK az aláírt PDF bináris letöltésként (csak akkor érhető el, ha a kérés Aláírt állapotban van).
Kérelmek listázása¶
GET /api/v1/sign/requests?state=signed&limit=20&offset=0
Lekérdezési paraméterek:
state: szűrés a kérés állapota szerint (draft,sent,signed,refused,canceled,expired).limit: az eredmények maximális száma (alapértelmezett: 20).offset: kihagyandó eredmények száma (alapértelmezett: 0).
Válasz: 200 OK az aláírási kérések lapozható listájával.
Auditálás és ellenőrzés¶
Az eYssen Sign minden aláírási kéréshez megváltoztathatatlan, hash-lánccal összekapcsolt auditnaplót vezet, amely erős bizonyítékot nyújt a dokumentum integritásáról és az aláírási folyamatról.
- menu
- eYssen Sign ‣ Sign Requests
- shows
- The audit log of a sign request, listing the chained entries with their timestamp, event, signer and IP address.
- data
- Request "NDA - Deco Addict" with the create, open, sign and complete entries.
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, use throw-away IP addresses.
Hash-lánccal összekapcsolt auditnapló¶
Az aláírási kérések minden művelete auditnapló-bejegyzést hoz létre. Minden bejegyzés tartalmazza:
Művelet: az esemény típusa (pl.
created,sent,opened,signer_completed,signer_refused,expired,canceled).Időbélyeg: a művelet szerver oldali időbélyege (soha nem az ügyféltől származó).
Felhasználó / Partner: a műveletet végrehajtó felhasználó vagy partner.
IP-cím: az IP-cím, amelyről a műveletet végrehajtották.
Felhasználói ügynök: a böngésző vagy kliens azonosító karakterlánca.
Geolokáció: szélességi és hosszúsági fok (ha az aláírás során rögzítve lett).
Előző hash: az előző naplóbejegyzés hash-e.
Aktuális hash: ennek a bejegyzésnek a HMAC-SHA256 hash értéke, amelyet az előző hash és egy szerver oldali titkos kulcs felhasználásával számítanak ki.
A hash-lánc biztosítja, hogy a naplóbejegyzések bármilyen módosítása vagy törlése kimutatható legyen. Minden új bejegyzés kriptográfiailag kapcsolódik az előzőhöz, egy megszakíthatatlan láncot alkotva.
Fontos
Az audit napló bejegyzései megváltoztathatatlanok. Egy naplóbejegyzés módosítására vagy törlésére tett minden kísérlet hibát eredményez. Ez garantálja az auditnyomvonal integritását.
Dokumentum-ellenőrzés¶
Az eYssen Sign kétszintű dokumentumellenőrzést biztosít:
Hash-lánc ellenőrzés: az egész audit napló lánc integritását ellenőrzi az egyes bejegyzések hash értékének újraszámításával és a tárolt értékkel való összehasonlításával.
PDF SHA-256 összehasonlítás: kiszámítja az aláírt, elkészült PDF SHA-256 hash értékét, és összehasonlítja az aláíráskor rögzített hash értékkel. Az aláírás utáni bármilyen PDF-módosítás kimutatható.
Egy dokumentum ellenőrzéséhez nyissa meg az aláírási kérést, és kattintson a Dokumentum ellenőrzése gombra. A rendszer jelzi, hogy a hash-lánc és a dokumentum hash értéke érvényes-e.
Audit jelentés¶
Bármely befejezett aláírási kéréshez audit jelentés készíthető. A jelentés tartalmazza a teljes auditnyomvonalat, az aláírók adatait, az időbélyegeket, az IP-címeket és a dokumentum hash értékét. Ez a jelentés PDF formátumban letölthető, és az aláírási folyamat alátámasztó bizonyítékaként szolgál.
Integrációk¶
Az eYssen Sign más Odoo modulokkal is integrálható a dokumentumközpontú üzleti folyamatok egyszerűsítése érdekében.
- menu
- Settings ‣ General Settings ‣ Sign
- shows
- The integration settings of the Sign app, with the options linking sign requests to sales, invoicing and HR records.
- highlight
- The integration options (red frame).
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, crop to the integration block.
Értékesítési rendelések¶
Aláírási kérés összekapcsolása egy értékesítési rendeléssel. Amikor a dokumentum teljes mértékben alá van írva:
Az értékesítési rendelés automatikusan megerősítésre kerül.
Az aláírt PDF csatolásra kerül az értékesítési rendelés rekordhoz.
Egy kérés értékesítési rendeléshez való kapcsolásához válassza ki a Értékesítési rendelés mezőt a kérés űrlapján, vagy hozzon létre aláírási kérést közvetlenül egy értékesítési rendelésből.
Számlák¶
Aláírási kérés összekapcsolása egy vevői számlával (account.move). Amikor a dokumentum teljes mértékben alá van írva:
A számla automatikusan könyvelésre kerül.
Az aláírt PDF csatolásra kerül a számla rekordjához.
Egy kérés számlához való kapcsolásához válassza ki a Számla mezőt a kérés űrlapján.
HR alkalmazottak¶
Aláírási kérelem összekapcsolása egy alkalmazotti rekorddal. Amikor a dokumentum teljes mértékben alá van írva, az aláírt PDF csatolva lesz az alkalmazotti rekordhoz. Ez hasznos munkaszerződések, belépési dokumentumok és HR-szabályzatok esetén.
A kérelem alkalmazotthoz való kapcsolásához válassza ki az Munkavállaló mezőt a kérelem űrlapon. Az alkalmazott aláírt dokumentumait közvetlenül az alkalmazott űrlapnézetéből is elérheti.
Beállítások¶
Az eYssen Sign beállításait a menüpontban adhatja meg.
- menu
- Settings ‣ General Settings ‣ Sign
- shows
- The Sign section of the General Settings with the Terms & Conditions setting.
- module
- sign
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Vállalati általános szerződési feltételek¶
Adja meg az általános szerződési feltételek szövegét, amely az aláírók számára jelenik meg az aláírás véglegesítése előtt. Az általános szerződési feltételek vállalatonként konfigurálhatók rich-text (HTML) szerkesztő segítségével.
Kétlépcsős azonosítás¶
A kétlépcsős azonosítás kérelmenként állítható be: kapcsolja be a kérelmen a Kétfaktoros hitelesítés szükséges beállítást, és válassza ki a Kétfaktoros módszer értékét (E-mail, SMS vagy E-mail és SMS).
Hozzáférés-szabályozás¶
Szabályozza, hogy ki hozhat létre, szerkeszthet és használhat sablonokat:
eYssen Sign User: sablonokból aláírási kérelmeket hozhat létre és küldhet, valamint megtekintheti a saját kérelmeit és azokat, amelyekben aláíró vagy követő.
eYssen Sign Manager: teljes hozzáférés minden sablonhoz, kérelemhez és beállításhoz, beleértve a szerepköröket, a mezőtípusokat, a folyamatokat, a webhookokat és a beállításokat.
Biztonság¶
Az eYssen Sign többrétegű biztonsági védelmet alkalmaz:
Szerepkör alapú hozzáférés: az eYssen Sign User és az eYssen Sign Manager csoport szabályozza a hozzáférési szinteket. A felhasználók csak azokat a kérelmeket látják, amelyeket ők hoztak létre, amelyekben aláírók, vagy amelyeket követnek.
Rekordszabályok: sor szintű biztonságot érvényesítenek, így a felhasználók nem férhetnek hozzá mások kérelmeihez, kivéve ha résztvevők.
Sebességkorlátozás: a megosztott aláírási végpont sebességkorlátozást alkalmaz a visszaélések megelőzése érdekében.
SSRF-védelem: a webhook URL-ek ellenőrzésre kerülnek, hogy blokkolják a privát vagy belső hálózati címekre irányuló kéréseket.
XSS-védelem: a chatter üzenetek és a felhasználó által megadott tartalmak szűrésre kerülnek a cross-site scripting támadások megelőzése érdekében.
Állapotgép-kényszer: a terminális állapotok (Aláírt, Visszautasított, Visszavont, Lejárt) nem vonhatók vissza, megakadályozva az illetéktelen állapot-manipulációt.
Digitálisan aláírt PDF-jelentések¶
Az E-Sign (eyssen_esign) modul külön funkció: kézi aláírások gyűjtése helyett digitális aláírással látja el az Odoo által előállított PDF-fájlokat, így a címzett ellenőrizni tudja, hogy a dokumentumot a vállalat állította ki, és nem módosították.
Egy jelentéshez való engedélyezéséhez kapcsolja be a fejlesztői módot, lépjen a menüpontra, nyissa meg a jelentést (például a vevői számlát), és kapcsolja be az E-sign report beállítást. Ettől kezdve az adott jelentésből előálló minden PDF aláírásra kerül, mielőtt letöltik, kinyomtatják vagy elküldik.
Megjegyzés
Az aláírást az eYssen aláíró szolgáltatása végzi, ezért az adatbázisnak el kell érnie azt. Minden aláírt jelentés bekerül a technikai naplókba.
- menu
- Settings ‣ Technical ‣ Reports
- shows
- A report form in developer mode with the "E-sign report" checkbox enabled next to the paper format field.
- highlight
- The "E-sign report" checkbox (red frame).
- data
- Report "Invoices" of the Invoicing app.
- module
- eyssen_esign
- notes
- English UI, light theme, crop to the report settings.