Alkalmazottak visszatérítése¶

Miután egy költségjelentés könyvelési naplóba feladásra került, a következő lépés a munkavállaló visszatérítése. A munkavállalók készpénzzel, csekkel vagy banki átutalással két módon téríthetők vissza:

Egyenként: Minden egyedi költségjelentés külön kerül visszatérítésre.
Csoportosan: Több költségjelentés visszatérítése egyetlen kifizetéssel történik.

Megjegyzés

A költségek visszatérítése a munkavállaló bérlapján keresztül nem érhető el; a beállítások oldalon lévő Visszatérítés a bérlapon opciót hagyja kikapcsolva. A költségek kifizetése mindig a Könyvelés alkalmazásban rögzített, szokásos kifizetéssel történik.

Visszatérítési beállítások¶

A visszatérítés csekkel, készpénzzel vagy banki átutalással történhet. A fizetési lehetőségek beállításához először a Költségek alkalmazás ‣ Konfiguráció ‣ Beállítások menüben adja meg a szükséges beállításokat.

A Könyvelés szakaszban állítsa be a kifizetések módját. Kattintson a Fizetési módok alatti legördülő menüre, és válassza ki a kívánt fizetési lehetősége(ke)t. A választható értékek a bank- és pénztárnaplók kimenő fizetésimód-sorai, például Kézi (Bank), Kézi (Pénztár), illetve – ha egy banknaplón engedélyezve van a Csekkek fizetési mód – Csekkek (Bank). Ez a beállítás csak a vállalat által fizetett költségek fizetési módjait korlátozza.

Ha ezt a mezőt üresen hagyja, az összes elérhető fizetési lehetőség használható lesz.

Ugyanebben a szakaszban található a Munkavállalói költségnapló (a munkavállalók által fizetett jelentések feladásakor használt alapértelmezett napló) és a Költségek átvezetési számlája (a vállalat által fizetett költségek alapértelmezett átvezetési számlája) is.

screenshot: finance-expenses-reimburse-settings

menu: Expenses ‣ Configuration ‣ Settings
shows: The "Accounting" block of the Expenses settings with the "Employee Expense Journal", "Expense Outstanding Account" and "Payment methods" settings.
highlight: The "Payment methods" many2many field (red frame).
data: Demo company; Employee Expense Journal "Expenses", Payment methods "Manual (Bank)".
module: hr_expense
notes: English UI, light theme, 1440px width, crop to the Accounting block.

Ha minden kívánt konfiguráció elkészült, kattintson a Mentés gombra a beállítások aktiválásához.

Egyéni visszatérítés¶

Egy egyéni kiadási jelentés visszatérítéséhez először navigáljon a Költségek alkalmazás ‣ Kiadási jelentések menüponthoz. Minden kiadási jelentés alapértelmezett listanézetben jelenik meg. Kattintson a visszatérítendő kiadási jelentésre a jelentés részleteinek megtekintéséhez.

Fontos

Csak a Feladott állapotú költségjelentések téríthetők vissza közvetlenül a munkavállalónak.

Kattintson a Fizetés gombra a kiadási jelentés bal felső sarkában, és megjelenik egy Fizetés felugró ablak. Adja meg a következő adatokat a felugró ablakban:

Napló: Válassza ki a könyvelési naplót a kifizetés könyveléséhez a legördülő menü segítségével. Az alapértelmezett lehetőségek: Bank vagy Készpénz.
Fizetési mód: Válassza ki a fizetés módját a legördülő menü segítségével. Ha a Napló beállítása Készpénz, az egyetlen elérhető lehetőség a Manuális fizetés. Ha a Napló beállítása Bank, az alapértelmezett lehetőségek: Manuális fizetés vagy Csekk.
Kedvezményezett bankszámlája: Ez a mező csak akkor jelenik meg, ha a Napló beállítása Bank. A munkavállaló bankszámlája alapértelmezés szerint kitölti ezt a mezőt. Ha a munkavállalónak több megbízható bankszámlája van az alkalmazotti profiljában, a legördülő menüből válassza ki a kívánt bankszámlát.
Amount: Ez a mező alapértelmezés szerint a visszatérítendő teljes összeggel töltődik ki.
Payment Date: Ebben a mezőben adja meg a kifizetés dátumát. A mező alapértelmezés szerint az aktuális dátummal töltődik ki.
Memo: Ez a mező alapértelmezés szerint a költségjelentés Expense Report Summary mezőjébe beírt szöveggel töltődik ki.

screenshot: finance-expenses-reimburse-payment

menu: Expenses ‣ Expense Reports ‣ (a posted report) ‣ Register Payment
shows: The "Register Payment" pop-up for one expense report: Journal "Bank", Payment Method "Manual", Recipient Bank Account, Amount, Payment Date and Memo fields, and the "Create Payment" button.
highlight: The "Journal" and "Payment Method" fields.
data: Report "Trip to Brussels", amount 210.00, journal Bank.
module: hr_expense
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Ha a felugró ablak mezői ki vannak töltve, kattintson a Create Payment gombra a kifizetés rögzítéséhez és a munkavállaló visszatérítéséhez. A költségjelentésen ezután egy zöld In Payment szalag jelenik meg.

Tömeges visszatérítés¶

Több költségjelentés egyszerre történő visszatérítéséhez navigáljon a Expenses app ‣ Expense Reports menüpontba az összes költségjelentés listanézeten való megtekintéséhez. Ezután válassza ki a visszatérítendő költségjelentéseket.

Fontos

Csak a Feladott állapotú költségjelentések téríthetők vissza közvetlenül a munkavállalónak.

Javaslat

Az oldalsávon állítsa be a STATUS szűrőt úgy, hogy csak a Posted állapotú költségjelentések jelenjenek meg. Ez kizárólag azokat a költségjelentéseket jeleníti meg, amelyek visszatéríthetők.

Jelölje be a visszatérítendő költségjelentések melletti jelölőnégyzetet, majd kattintson a Pay gombra – ekkor megjelenik a Pay felugró ablak. Adja meg a következő adatokat a felugró ablakban:

Napló: Válassza ki a könyvelési naplót a kifizetés könyveléséhez a legördülő menü segítségével. Az alapértelmezett lehetőségek: Bank vagy Készpénz.
Fizetési mód: Válassza ki a fizetés módját a legördülő menü segítségével. Ha a Napló beállítása Készpénz, az egyetlen elérhető lehetőség a Manuális fizetés. Ha a Napló beállítása Bank, az alapértelmezett lehetőségek: Manuális fizetés vagy Csekk.
Group Payments: Ha ugyanazon munkavállalóhoz több költségjelentés van kiválasztva, ez a beállítás jelenik meg. Jelölje be a jelölőnégyzetet, hogy munkavállalónként csak egy kifizetés történjen, ne több külön kifizetés ugyanannak a munkavállalónak.
Amount: Ez a mező alapértelmezés szerint az összes költségjelentésre vonatkozó visszatérítendő teljes összeggel töltődik ki.
Payment Date: Adja meg a kifizetések dátumát. A mező alapértelmezés szerint az aktuális dátummal töltődik ki.

Ha a Pay felugró ablak mezői ki vannak töltve, kattintson a Create Payments gombra a kifizetések rögzítéséhez és a munkavállalók visszatérítéséhez.

screenshot: finance-expenses-reimburse-repay-multiple

menu: Expenses ‣ Expense Reports ‣ (several posted reports selected) ‣ Register Payment
shows: The "Register Payment" pop-up opened for several posted expense reports at once: Journal, Payment Method, Group Payments checkbox, Payment Date and the "Create Payment" button.
highlight: The "Group Payments" checkbox.
data: Two posted reports of the same employee.
module: hr_expense
notes: English UI, light theme, 1440px width.