Németország

Könyvelés

Számlatükör

Az Odoo az SKR03 és az SKR04 számlatükröt is támogatja. Német vállalat számára létrehozott új adatbázisban alapértelmezés szerint az SKR03 települ.

A telepített csomag ellenőrzéséhez nyissa meg a következőt: Könyvelés ‣ Konfiguráció ‣ Beállítások, majd ellenőrizze a Csomag mezőt a Pénzügyi honosítás szakaszban.

Figyelem

Másik csomag kiválasztása csak akkor lehetséges, ha még nem hozott létre könyvelési bejegyzést. Ha már feladtak egyet, új vállalatot vagy adatbázist kell beállítani a másik csomag kiválasztásához. Ezenkívül az összes naplóbejegyzést újra létre kell hozni.

Megjegyzés

A pénzügyi jelentések német változatai (mérleg, eredménykimutatás, Umsatzsteuervoranmeldung, EU-s értékesítési lista, Intrastat), a DATEV-exportok, a GoBD XML-export, valamint a tanúsított kasszarendszer technikai biztonsági rendszerrel (TSS / DSFinV-K) ebben a kiadásban nem érhetők el. Helyettük az általános pénzügyi jelentések, az adójelentés (a német UStVA-rácsokkal) és az Intrastat-bevallás használható.

GoBD-megfelelőség

A GoBD a Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff rövidítése. Röviden: ez egy irányelv a könyvek, nyilvántartások és dokumentumok elektronikus formában történő megfelelő kezeléséhez és tárolásához, valamint az adatokhoz való hozzáféréshez, amely a német adóhatóság, az adóbevallás és a mérleg szempontjából releváns.

Ezeket az elveket a Szövetségi Pénzügyminisztérium (BMF) 2014 novemberében dolgozta ki és tette közzé. 2015 januárjától ezek normává váltak, és felváltották a számítógép-alapú könyveléshez kapcsolódó korábban elfogadott gyakorlatokat. A BMF 2019-ben és 2020 januárjában számos módosítást hajtott végre, hogy a digitális megoldások fejlődésének köszönhetően (felhős tárhely, papírmentes vállalkozások stb.) egyes tartalmi elemeket pontosítson.

Fontos

Az Odoo GoBD-megfelelőség tanúsítvánnyal rendelkezik.

A GoBD megértése a könyvelési szoftverek vonatkozásában

A GoBD kötelező azokra a vállalkozásokra, amelyeknek elszámolást kell benyújtaniuk – beleértve a KKV-kat, a szabadúszókat és a vállalkozókat – a pénzügyi hatóságok felé. Emiatt kizárólag maga az adófizető felelős a pénzügyileg releváns adatok (a fent említett pénzügyi és kapcsolódó adatok) teljes körű és kimerítő nyilvántartásáért.

A szoftverkövetelményeken túl a felhasználótól elvárják, hogy belső ellenőrzési rendszereket tartson fenn (az Adótörvénykönyv 146. §-ával összhangban):

• hozzáférési jogosultságok ellenőrzése;

• feladatok szétválasztása, funkcionális elkülönítés;

• beviteli ellenőrzések (hibaértesítések, plauzibilitás-ellenőrzések);

• egyeztetési ellenőrzések az adatrögzítés során;

• feldolgozási ellenőrzések; és

• intézkedések a szoftver, az adatok vagy a dokumentumok szándékos vagy véletlen manipulációjának megakadályozására.

A felhasználónak a szervezetén belül el kell osztania a feladatokat az érintett pozíciók között (ellenőrzés), és meg kell győződnie arról, hogy a feladatok megfelelően és hiánytalanul teljesülnek (felügyelet). Ezen ellenőrzések eredményét rögzíteni kell (dokumentáció), és ha az ellenőrzések során hibák merülnek fel, megfelelő korrekciós intézkedéseket kell bevezetni (megelőzés).

Adatbiztonság

Az adófizetőnek meg kell védenie a rendszert az adatvesztéstől, amelyet adatok törlése, eltávolítása vagy ellopása okozhat. Ha a bejegyzések nem megfelelően vannak biztosítva, a könyvelés nem tekinthető GoBD-megfelelőnek.

Miután a könyvelési tételek véglegesen könyvelve lettek, az alkalmazáson keresztül már nem módosíthatók vagy törölhetők.

• Ha az adatbázist tárhelyszolgáltató üzemelteti, ellenőrizze, milyen mentési garanciák részei a szolgáltatásnak. Emellett rendszeres mentések tölthetők le és menthetők külső rendszerekre.

• Ha a szerver helyi üzemeltetésű, a szükséges biztonsági mentési infrastruktúra kialakításáért a felhasználó a felelős.

Fontos

Egyes esetekben az adatokat tíz évig vagy tovább kell megőrizni, ezért mindig rendelkezzen mentett biztonsági másolatokkal. Ez különösen fontos, ha szoftverszolgáltatót kíván váltani.

A szoftverkiadó felelőssége

Tekintettel arra, hogy a GoBD kizárólag az adófizetőre vonatkozik, a szoftverkiadó semmilyen körülmények között nem tehető felelőssé a felhasználók pénzügyi tranzakciós adatainak pontos és megfelelő dokumentálásáért. Csupán a szükséges eszközöket biztosíthatja a felhasználónak a GoBD-ben leírt szoftverrel kapcsolatos irányelvek betartásához.

A megfelelőség biztosítása az Odoo segítségével

A GoBD kulcsszavai: nyomon követhető, ellenőrizhető, valósághű, áttekinthető és folyamatos. Röviden: auditálható archiválási rendszerrel kell rendelkeznie, és az Odoo biztosítja az összes cél eléréséhez szükséges eszközöket:

1. Nyomon követhetőség és ellenőrizhetőség

   Az Odoo minden rekordján szerepel a dokumentum létrehozója, a létrehozás dátuma, a módosítás dátuma és a módosítást végző személy neve. Emellett a releváns mezők is nyomon követhetők. Így a megfelelő objektum csevegőjében megtekinthető, hogy melyik értéket ki módosította.
2. Teljesség

   Minden pénzügyi adatot rögzíteni kell a rendszerben, és nem lehetnek hiányosságok. Az Odoo gondoskodik arról, hogy ne legyen hézag a pénzügyi tranzakciók számozásában. A felhasználó felelőssége, hogy minden pénzügyi adatot rögzítsen a rendszerben. Mivel az Odoo-ban a legtöbb pénzügyi adat automatikusan keletkezik, a felhasználó felelőssége marad, hogy minden szállítói számlát és egyéb műveletet teljes körűen rögzítsen.
3. Pontosság

   Az Odoo megfelelő beállítás mellett biztosítja a helyes számlák használatát. Ezenkívül a beszerzési és a vevői megrendelések, valamint a hozzájuk tartozó számlák közötti ellenőrzési mechanizmusok a vállalkozás valós működését tükrözik. A felhasználó felelőssége, hogy a papíralapú szállítói számlát beszkennelje és a megfelelő Odoo-rekordhoz csatolja.
4. Időszerű könyvelés és nyilvántartás

   Mivel az Odoo-ban a legtöbb pénzügyi adatot a tranzakciós objektumok generálják (például a számlát a megerősítéskor könyvelik), az Odoo alapértelmezetten biztosítja az időszerű nyilvántartást. A felhasználó felelőssége, hogy az összes bejövő szállítói számlát és egyéb műveletet időben rögzítse.
5. Rendezettség

   Az Odoo-ban tárolt pénzügyi adatok definíció szerint rendezettek, és a modellben szereplő legtöbb mező szerint újrarendezhetők. A GoBD nem ír elő konkrét sorrendet, de a rendszernek biztosítania kell, hogy egy adott pénzügyi tranzakciót egy külső szakértő gyorsan megtalálhasson. Az Odoo ezt alapértelmezetten biztosítja.
6. Megváltoztathatatlanság

   A német Odoo lokalizációval az Odoo alapértelmezetten úgy van konfigurálva, hogy a megváltoztathatatlanságra vonatkozó záradékot további testreszabás nélkül be lehet tartani.

GoBD-export

Adóellenőrzés esetén az adóhatóság háromféle hozzáférési szintet kérhet a könyvelési rendszerhez (Z1, Z2, Z3). Ezek a szintek a közvetlen felületi hozzáféréstől a pénzügyi adatok adathordozón való átadásáig terjednek.

A pénzügyi adatok adathordozón történő átadása esetén a GoBD nem írja elő a formátumot. Lehet például XLS, CSV, XML, Lotus 123, SAP-formátum, AS/400-formátum vagy más. Az Odoo alapból támogatja a pénzügyi adatok CSV- és XLSX-exportját (listanézetek és a dinamikus jelentések). A GoBD ajánlja a speciális, XML-alapú GoBD-formátumban történő exportot (lásd „Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung” 3. §), de ez nem kötelező; ez az XML-export ebben a kiadásban nem érhető el.

Nem-megfelelőség

Jogsértés esetén bírságra és olyan bírósági végzésre számíthat, amely konkrét intézkedések végrehajtását írja elő.