Dokumentumok¶

Minden eszközhöz több dokumentum is csatolható – kézikönyvek, tanúsítványok, kalibrációs nyilvántartások, garanciaokmányok, szervizkönyvek és egyebek.

screenshot: services-equipment-documents-tab

menu: Equipment Management ‣ All Equipment ‣ (open an equipment) ‣ Documents
shows: The Documents tab of an equipment with four document lines of different types (Manual, Certificate, Calibration, Warranty), each with an expiry date and an attached file.
highlight: The Type and Expiry Date columns (red frame).
data: Measuring device "CT-2019-0043 - Contura" (manufacturer "Zeiss", model "Contura"); documents "User manual", "CE certificate", "Calibration 2026", "Warranty".
module: equipment, equipment_measuring
notes: English UI, light theme, 1440px width, crop to the tab.

Dokumentumtípusok¶

Minden dokumentumnak van egy típusa, amely kategorizálja azt:

Kézikönyv: Felhasználói kézikönyvek, kezelési utasítások.
Tanúsítvány: Megfelelőségi tanúsítványok, biztonsági minősítések.
Kalibráció: Kalibrációs tanúsítványok és nyilvántartások.
Garancia: Garanciadokumentáció.
Szervizkönyv: Szervizelőzmények és karbantartási naplók.
Egyéb: Bármely más dokumentumtípus.

Dokumentumok hozzáadása¶

A dokumentumok közvetlenül az eszköz űrlapján adhatók hozzá a Dokumentumok fülön:

Kattintson a dokumentumtáblázatban az Új sor lehetőségre.
Adja meg a dokumentum nevét a Név mezőben.
Válassza ki a dokumentum típusát a Típus mezőben.
Szükség esetén töltse ki a Lejárati dátum mezőt (ez különösen fontos tanúsítványok, kalibrációk és garanciák esetén).
Töltse fel a fájlt a Fájl mezőbe.
Opcionálisan töltse ki a Megjegyzések mezőt.

A dokumentumok a Dokumentumok statisztikai gombból is elérhetők, amely megnyitja a teljes dokumentumlista-nézetet speciális szűrési és csoportosítási lehetőségekkel.

Lejáratkövetés¶

Azokat a dokumentumokat, amelyeknél ki van töltve a Lejárati dátum, egy napi ütemezett feladat automatikusan figyeli. Ha egy dokumentum lejárati dátuma a beállított figyelmeztető időszakon belülre esik (alapértelmezés: 30 nap), a rendszer tevékenységet hoz létre az eszköz rekordján a hozzárendelt felhasználó értesítése érdekében.

Működési elve:

Az ütemezett feladat naponta fut, és ellenőrzi az összes olyan dokumentumot, amelynek lejárati dátuma a figyelmeztető időszakba esik.
Csak az Aktív állapotú eszközök kerülnek ellenőrzésre.
Minden lejáró dokumentumhoz figyelmeztetési tevékenység jön létre, amely az eszköz első felelőséhez (ennek hiányában a vállalat adminisztrátorához) kerül hozzárendelésre.
A rendszer megakadályozza a duplikált tevékenységeket – ha ugyanahhoz a dokumentumhoz már létezik figyelmeztetési tevékenység, nem jön létre új.

A figyelmeztető időszak beállítása:

Lépjen az Eszközkezelés ‣ Beállítások ‣ Konfiguráció ‣ Automatizálás ‣ Dokumentumlejárat-figyelmeztetés (nap) menüpontra, és adja meg a napok számát. Az alapértelmezett érték 30 nap.

Megjegyzés

A lejáratkövetés minden dokumentumtípusra vonatkozik, nem csak a kalibrációs dokumentumokra. Ha egy garancia 30 napon belül lejár, arról szintén értesítést kap.

Dokumentumok keresése és szűrése¶

Az önálló dokumentumlista-nézet (a Dokumentumok statisztikai gombján keresztül érhető el) az alábbiakat tartalmazza:

Szűrő: Lejáró (30 napon belül): A következő 30 napon belül lejáró dokumentumokat jeleníti meg.
Szűrő: Lejárt: A lejárati dátumon túl lévő dokumentumokat jeleníti meg.
Csoportosítás: Típus: A dokumentumokat típusuk szerint csoportosítja.
Csoportosítás: Eszköz: A dokumentumokat a szülő eszközük szerint csoportosítja.