Kiadások rögzítése

Mielőtt a kiadások visszatéríthetők lennének, minden egyes kiadást rögzíteni kell az adatbázisban. A kiadásrekordok négy különböző módon hozhatók létre: manuálisan rögzíthető egy kiadásrekord, feltölthető egy bizonylat, áthúzható egy bizonylat a Költségek alkalmazás irányítópultjára, vagy elküldhető egy bizonylat e-mailben egy előre konfigurált e-mail-címre.

Kiadások manuális rögzítése

Új kiadás rögzítéséhez nyissa meg a Költségek alkalmazást, amely alapértelmezés szerint a Saját kiadások oldalt jeleníti meg.

Javaslat

Ez a nézet bármikor elérhető a Költségek alkalmazás ‣ Saját kiadások ‣ Saját kiadások menüponton keresztül is.

Kattintson az Új gombra, és töltse ki a következő mezőket a megjelenő üres kiadási űrlapon:

  • Leírás: Adjon meg egy rövid leírást a kiadáshoz. Legyen tömör és informatív, például: Ebéd ügyféllel vagy Szálloda szakvásárra.

  • Category: A legördülő menü segítségével válassza ki azt a költségkategóriát, amely a legjobban megfelel a költségnek.

  • Összesen: Adja meg a kifizetett összeg teljes összegét az alábbi két mód egyikén:

    1. Ha a költség egyetlen tételre/költségre vonatkozik, és a kiválasztott kategória egyetlen tételre vonatkozott, adja meg a költséget az Összesen mezőben (a Mennyiség mező rejtve van).

    2. Ha a költség azonos tétel/költség többszörösére vonatkozik fix áron, akkor az Egységár jelenik meg. Adja meg az egységek számát a Mennyiség mezőben, és a teljes költség automatikusan frissül a helyes összeggel. A teljes költség a Mennyiség alatt jelenik meg.

      Example

      Egy alkalmazott egy dollárt kapott minden munkával kapcsolatos mérföld után. A Kategória [MIL] Futásteljesítmény. Az Egységár automatikusan $1.00-ra van beállítva, amely a költség mérföldenkénti ára, amely a Kategória [MIL] Futásteljesítmény-hez van konfigurálva. A Mennyiség 48-ra van állítva, amely a megtett mérföldek száma, és a teljes összeg $48.00-ra van kiszámítva.

  • Tartalmazott adók: Ha adók lettek konfigurálva a kiválasztott költségkategórián, az adó százalékos aránya és összege automatikusan megjelenik, miután megadta az Összesen vagy a Mennyiség értéket.

    Megjegyzés

    Amikor egy adó konfigurálva van egy költségkategórián, a Tartalmazott adók értéke valós időben frissül, ahogy az Összesen vagy a Mennyiség frissül.

  • Alkalmazott: A legördülő menü segítségével válassza ki a költséggel kapcsolatos alkalmazottat.

  • Fizette: Kattintson a rádiógombra annak jelzésére, hogy ki fizette a költséget, és kit kell megtéríteni. Válassza ki az Alkalmazott (megtérítendő) vagy a Vállalat lehetőséget. A kiválasztott költségkategóriától függően ez a mező nem biztos, hogy megjelenik.

  • Költség dátuma: A naptár felugró ablak segítségével, amely akkor jelenik meg, amikor erre a mezőre kattint, adja meg a költség felmerülésének dátumát.

  • Számla: Ha a kiválasztott költség Kategória egy adott számlához van kapcsolva, az a számla megjelenik a Számla mezőben. Ha nincs megadva számla, az alapértelmezett 600000 Költségek számla tölti ki ezt a mezőt. Ha másik számlát szeretne, válassza ki azt a számlát, amelyre a költséget rögzíteni kell.

  • Újraszámlázandó ügyfél: Ha a költséget egy ügyfélnek kell kifizetnie, és a kiválasztott Kategória lehetővé teszi a költségek újraszámlázását, válassza ki a SO-t és az ügyfelet, akinek a költséget számlázni kell a legördülő menü segítségével. A legördülő menüben az összes értékesítési rendelés tartalmazza mind a SO, mind pedig a cég nevét, amelyre az értékesítési rendelés vonatkozik. Miután a költséget elmentették, az ügyfél neve eltűnik, és csak a SO látható a költségen.

    Example

    Egy ügyfél helyszíni találkozót szeretne a testreszabott épület tervezéséhez és telepítéséhez, és beleegyezik, hogy minden, a találkozóval kapcsolatos költséget kifizet, beleértve az utazást, a szállodát és az utazó alkalmazottak étkezését. Az összes, a találkozóhoz kapcsolódó költség a testreszabott épület értékesítési rendelését (amely az ügyfélre is hivatkozik) jelölné meg mint Újraszámlázandó ügyfél.

  • Analitikus elosztás: Válassza ki a számlát, amelyre a költséget könyvelni kell a legördülő menüből, akár Projektek, Osztályok, vagy mindkettő esetében. Szükség esetén több számla is felsorolható minden kategóriához. Állítsa be az egyes analitikus számlák százalékos arányát az egyes számlák melletti százalékos érték beírásával.

  • Cég: Ha egy többcéges adatbázisban van, válassza ki a céget, amelyre a költséget be kell nyújtani a legördülő menü segítségével. Az aktuális cég automatikusan kitölti ezt a mezőt.

  • Megjegyzések…: Ha bármilyen megjegyzés szükséges a költség tisztázásához, írja be őket a megjegyzések mezőbe.

screenshot: finance-expenses-log-expenses-expense-filled-in
menu
Expenses ‣ My Expenses ‣ My Expenses ‣ New
shows
A filled-in expense form for a client lunch: Description "Client lunch", Category "Meals", Total, Included taxes, Employee, Paid By "Employee (to reimburse)", Expense Date, Account, Customer to Reinvoice, Analytic Distribution, Company and Notes.
highlight
The "Paid By" and "Total" fields.
data
Description "Client lunch with Deco Addict", Category Meals, Total 84.00, Paid By Employee (to reimburse).
module
hr_expense
notes
English UI, light theme, 1440px width.

Csatolja a nyugtákat

Miután a költségrekord létrejött, a következő lépés a nyugta csatolása. Kattintson a Nyugta csatolása gombra, és megjelenik egy fájlkezelő. Navigáljon a csatolandó nyugtához, és kattintson a Megnyitás gombra.

Az új nyugta a chatter-ben kerül rögzítésre, és a nyugták száma megjelenik a (gemkapocs) ikon mellett. Több nyugta is csatolható egyéni költségrekordhoz, ha szükséges.

Kiadások feltöltése

Költségtételek közvetlenül a bizonylatfájlokból (PDF vagy kép) is létrehozhatók, a költség előzetes begépelése nélkül: minden feltöltött fájlból egy új költség jön létre, amelyhez a bizonylat csatolva van.

Megjegyzés

A bizonylatok digitalizálása (OCR) nem érhető el: a feltöltött fájl a költséghez csatolódik, de az összeg, a dátum és a kategória nem kerül kiolvasásra belőle. Ezeket a mezőket a feltöltés után kézzel töltse ki. A Költségek alkalmazás ‣ Konfiguráció ‣ Beállítások oldalon látható Költségek digitalizálása (OCR) és Visszatérítés a bérlapon opciók nem támogatottak, hagyja őket kikapcsolva.

Nyugták feltöltése

Nyissa meg a Költségek alkalmazást, majd a Saját költségek irányítópulton kattintson a Feltöltés gombra; megjelenik egy fájlböngésző. Keresse meg a kívánt bizonylato(ka)t, jelölje ki, majd kattintson a Megnyitás gombra.

Fájlonként egy költségtétel jön létre. A Leírás a fájl neve (kiterjesztés nélkül), a Költség dátuma a mai nap, az Összesen nulla, a Kategória pedig az EXP_GEN belső hivatkozású költségkategória (vagy ha ilyen nincs, az első elszámolható kategória). Az új tételek a Kiadások létrehozása listában nyílnak meg.

Megjegyzés

Legalább egy költségkategóriának (bekapcsolt Költségek jelölőnégyzettel rendelkező terméknek) léteznie kell, különben a feltöltés hibaüzenettel elutasításra kerül.

Kattintson egy új tételre a költség űrlapjának megnyitásához, és töltse ki az Összesen, a Kategória és a bizonylaton szereplő további mezőket. A feltöltött bizonylat a chatterben és az űrlap jobb oldalán lévő csatolmány-előnézetben jelenik meg.

screenshot: finance-expenses-log-upload-generate-expenses
menu
Expenses ‣ My Expenses ‣ My Expenses ‣ Upload
shows
The "Generate Expenses" list opened right after uploading two receipt files; each line has the file name as Description, today's date, the EXP_GEN category and a 0.00 total.
highlight
The "Upload" button in the control panel and the Description column.
data
Demo employee "Mitchell Admin"; receipts "taxi-2025-03-04.pdf" and "hotel-brussels.pdf".
module
hr_expense
notes
English UI, light theme, 1440px width.

Kiadás húzása és ejtése

A bizonylatfájlok a Saját költségek listára vagy a költségek kanban nézetére húzva is feltölthetők. Amíg egy fájlt a nézet fölé húz, egy ejtési terület jelenik meg; a fájl elengedésekor a költségtétel(ek) pontosan úgy jönnek létre, mint a Feltöltés gombbal, és az új tételek a Kiadások létrehozása listában jelennek meg.

Kattintson a kiadási rekordra, és szükség szerint módosítsa az adatokat. A módosítások elvégzése után térjen vissza a Saját kiadások irányítópultra, ahol a kiadás megjelenik a listában.

Kiadások küldése e-mailben

Ahelyett, hogy minden egyes kiadást egyenként hozna létre a Kiadások alkalmazásban, a kiadások automatikusan is létrehozhatók egy e-mail alias-ra küldött e-maillel.

Megjegyzés

Biztonsági okokból az Odoo csak hitelesített munkavállalói e-mail-címekről fogad el kiadásokat e-mailben történő benyújtás esetén. A hitelesített munkavállalói e-mail-cím ellenőrzéséhez nyissa meg az alkalmazott kártyáját az Alkalmazottak alkalmazásban, és tekintse meg a Munkahelyi e-mail mezőt.

screenshot: finance-expenses-log-expenses-authenticated-email-address
menu
Employees ‣ (an employee) ‣ Work Information
shows
The employee form with the "Work Email" field filled in under the Work Information section; this address is the one accepted for e-mailed expenses.
highlight
The "Work Email" field.
data
Employee Mitchell Admin, work e-mail [email protected].
module
hr_expense
notes
English UI, light theme, 1440px width.

Ehhez először e-mail aliast kell konfigurálni. Lépjen a Kiadások alkalmazás ‣ Konfiguráció ‣ Beállítások menüpontra. Győződjön meg arról, hogy a Bejövő e-mailek melletti jelölőnégyzet be van jelölve. Az alapértelmezett e-mail alias: expense@(domain).com. Az e-mail aliast a Alias mezőtől jobbra lévő mezőbe beírva módosíthatja. Ezután kattintson a Mentés gombra.

Megjegyzés

Ha a domain aliast még be kell állítani, a Bejövő e-mailek jelölőnégyzet alatt az e-mail-cím mező helyett Domain alias beállítása jelenik meg.

A beállítási utasításokat és további információkat a Domain nevek dokumentációban találja.

A domain alias konfigurálása után az e-mail-cím mező láthatóvá válik a Bejövő e-mailek funkció alatt, a Kiadások alkalmazás Beállítások oldalán.

Miután az e-mail-cím meg van adva, e-maileket lehet küldeni erre az aliasra új kiadások létrehozásához anélkül, hogy az Odoo adatbázisban kellene tartózkodni.

Kiadás e-mailben történő benyújtásához hozzon létre egy új e-mailt, és adja meg a termék hivatkozási kódját (ha elérhető) és a kiadás összegét az e-mail tárgyaként. Ezután csatolja a bizonylatot az e-mailhez. Az Odoo az e-mail tárgyában szereplő információk és a bizonylat alapján hozza létre a kiadást.

Javaslat

A kiadási kategória hivatkozási kódjának ellenőrzéséhez lépjen a Kiadások alkalmazás ‣ Konfiguráció ‣ Kiadási kategóriák menüpontra. A hivatkozási kódok a Hivatkozás oszlopban találhatók.

Hivatkozási kód kiadási kategóriához való hozzáadásához kattintson a kategóriára a kiadási kategória űrlapjának megnyitásához. Adja meg a hivatkozási kódot a Hivatkozás mezőben.

screenshot: finance-expenses-log-expenses-ref
menu
Expenses ‣ Configuration ‣ Expense Categories
shows
The Expense Categories list with the "Internal Reference" column visible, showing the reference codes (e.g. FOOD, MIL, TRAVEL) used as the first word of the e-mail subject.
highlight
The "Internal Reference" column.
data
Default demo categories.
module
hr_expense
notes
English UI, light theme, 1440px width.

Example

Ha e-mailben nyújt be kiadást egy munkaidőn belüli utazás során elfogyasztott, 25,00 USD értékű étkezésről, az e-mail tárgya a következő legyen: FOOD $25.00.

Magyarázat:

  • A Étkezések kiadási kategória Hivatkozása a FOOD

  • A kiadás Összege $25.00