Sign¶

eYssen Sign vă permite să trimiteți, să semnați și să aprobați documente online folosind semnături electronice. Oferă o soluție completă de semnare a documentelor, cu gestionarea șabloanelor PDF, un editor de câmpuri prin glisare și plasare, fluxuri de semnare cu mai multe părți, autentificare în doi factori, o pistă de audit completă și integrări cu vânzările, facturarea și resursele umane.

O semnătură electronică exprimă acordul unei persoane cu privire la conținutul unui document. Ca și o semnătură olografă, cea electronică reprezintă o obligație legală în conformitate cu termenii documentului semnat.

screenshot: productivity-sign-dashboard

menu: eYssen Sign
shows: The Sign dashboard with the statistics counters at the top (Open Requests, Waiting for Others, Signed Today, My Requests, To Sign) and the template cards with their Send and Sign Now buttons below.
data: Demo company "YourCompany HU"; templates "NDA", "Employment contract", "Delivery acceptance".
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Valabilitatea semnăturilor electronice¶

Documentele semnate prin aplicația Sign sunt semnături electronice valabile în Uniunea Europeană și în Statele Unite ale Americii. Ele îndeplinesc, de asemenea, cerințele pentru semnăturile electronice din majoritatea țărilor. Valabilitatea juridică a semnăturilor electronice generate de eYssen Sign depinde de legislația țării dumneavoastră. Companiile care desfășoară activități în străinătate ar trebui să țină cont și de legislația altor țări privind semnăturile electronice.

Important

Informațiile de mai jos nu au valoare juridică; sunt oferite doar cu titlu informativ general. Deoarece legile privind semnăturile electronice evoluează rapid, nu putem garanta că toate informațiile sunt actualizate. Vă recomandăm să contactați un avocat local pentru consultanță juridică privind conformitatea și valabilitatea semnăturilor electronice.

Uniunea Europeană¶

Regulamentul eIDAS stabilește cadrul pentru semnăturile electronice în cele 27 de state membre ale Uniunii Europene. Acesta distinge trei tipuri de semnături electronice:

Semnaturile electronice simple
Semnaturile electronice avansate
Semnatrile electronice calificate

eYssen Sign generează primul tip, semnături electronice simple; aceste semnături sunt valabile juridic în UE, conform Regulamentului eIDAS.

Semnăturile electronice pot să nu fie recunoscute automat ca valabile. Este posibil să fie nevoie să aduceți dovezi care să susțină valabilitatea unei semnături. Aplicația Sign colectează automat dovezi în timpul procesului de semnare, cum ar fi:

Verificare prin e-mail și SMS (dacă este activată)
Jurnale de acces la documente și la semnăturile asociate acestora, cu marcă temporală, urmărire IP și trasabilitate geografică
Trasabilitatea și inalterabilitatea documentelor (orice modificare adusă unui document semnat este detectată prin lanțuri de hash criptografice)

Statele Unite ale Americii¶

ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), la nivel interstatal și internațional, și UETA (Uniform Electronic Transactions Act), la nivel de stat, oferă cadrul juridic pentru semnăturile electronice.

Per ansamblu, pentru a fi recunoscute ca valabile, semnaturile electronice trebuie să îndeplinească cinci criterii:

Semnatarul trebuie să arate un intent to sign. De exemplu, folosind cursorul pentru a desena o semnătură. Semnatarul trebuie de asemenea să aibă opțiunea de a renunța la documentul electronic.
Semnatarul trebuie să exprime sau să implice consent to conduct business electronically.
Semnătura trebuie să fie atribuită în mod clar. În eYssen Sign, metadate precum adresa IP și geolocalizarea semnatarului sunt adăugate la semnătură și pot fi folosite ca dovezi justificative.
The signature must be associated with the signed document, de exemplu, prin păstrarea unei înregistrari care detaliază cum a fost capturată semnătura.
Documentele semnate electronic trebuie să fie retained and stored de toate părțile implicate; de exemplu, prin furnizarea semnatarului fie cu o copie completă, fie cu posibilitatea de a descărca o copie.

Tablou de bord¶

Tabloul de bord Sign este primul ecran afișat la deschiderea aplicației. Oferă o privire de ansamblu asupra activității dumneavoastră de semnare, împreună cu acces rapid la șabloane.

Statistici¶

În partea de sus a tabloului de bord, un set de contoare afișează indicatori de semnare în timp real:

Solicitări deschise: numărul total de cereri de semnare aflate încă în curs (starea Trimis).
Waiting for Others: cereri în care nu sunteți un semnatar în așteptare, dar alți participanți nu au semnat încă.
Semnat astăzi: numărul de cereri care au ajuns astăzi în starea Semnat.
Cererile mele: cererile create de dumneavoastră.
De semnat: cereri în care sunteți un semnatar în așteptare.

Carduri de șabloane¶

Sub statistici, șabloanele dumneavoastră sunt afișate sub formă de carduri. Fiecare card afișează numele, categoria și etichetele șablonului. Pe fiecare card sunt disponibile două butoane de acțiune:

Trimite: deschide asistentul de trimitere pentru a crea o nouă cerere de semnare din acest șablon și a atribui semnatari rolurilor definite.
Sign Now: pornește imediat o sesiune de semnare în care dumneavoastră, ca utilizator curent, completați singur toate rolurile. Este util pentru documentele interne care necesită o singură semnătură.

Puteți marca cu stea sau elimina steaua de pe șabloane pentru a le marca drept favorite. Șabloanele favorite sunt afișate primele în tabloul de bord.

Șabloane¶

Șabloanele sunt documente PDF reutilizabile, cu câmpuri de semnare preconfigurate. Accesați eYssen Sign ‣ Șabloane pentru a vizualiza, crea și gestiona șabloanele.

Crearea unui șablon¶

Pentru a crea un șablon nou:

Faceți clic pe Upload a PDF Template din tabloul de bord sau accesați eYssen Sign ‣ Șabloane și faceți clic pe Nou.
Selectați un fișier PDF de pe computerul dumneavoastră.
Se deschide editorul de șabloane, care vă permite să plasați câmpuri de semnare pe document.

Editorul de șabloane¶

Editorul de șabloane oferă o interfață vizuală, cu glisare și plasare, pentru plasarea câmpurilor pe paginile documentului PDF.

screenshot: productivity-sign-template-editor

menu: eYssen Sign ‣ Templates
shows: The template editor with the PDF page in the middle, the field palette on the side, and two fields (Signature, Date) already placed on the document.
highlight: The field palette and one placed signature field (red frame).
data: Template "NDA" with roles "Customer" and "Company".
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Bara laterală din stânga listează toate tipurile de câmpuri disponibile. Trageți un câmp din bara laterală și plasați-l în locația dorită din PDF. După plasare, puteți:

Redimensiona câmpul trăgând de colțurile sale.
Muta câmpul într-o altă poziție pe pagină.
Schimba rolul atribuit câmpului, făcând clic pe el și selectând un alt rol din lista derulantă.
Marca ca obligatoriu, pentru a obliga semnatarii să completeze câmpul înainte de a-și finaliza semnătura.
Șterge câmpul selectându-l și apăsând tasta delete sau făcând clic pe pictograma coș de gunoi.

Fiecare câmp este codificat prin culoare în funcție de rolul căruia îi este atribuit, ceea ce face ușor de văzut ce semnatar răspunde de ce câmpuri.

Sfat

Folosiți comenzile de navigare între pagini din partea de jos a editorului pentru a vă deplasa între paginile unui document PDF cu mai multe pagini.

Rotirea PDF-ului¶

Dacă paginile PDF nu sunt orientate corect, le puteți roti direct în editorul de șabloane. Faceți clic pe butonul de rotire din bara de instrumente pentru a roti pagina curentă cu 90 de grade.

Proprietățile șablonului¶

Faceți clic pe Template Properties în editorul de șabloane pentru a configura setări suplimentare.

screenshot: productivity-sign-template-properties

menu: eYssen Sign ‣ Templates
shows: The Template Properties panel open in the template editor, showing the template name, category, tags and the other template settings.
data: Template "NDA", category "Legal", tag "2026".
module: sign
notes: English UI, light theme, crop to the properties panel.

Sunt disponibile următoarele proprietăți:

Nume: denumirea afișată a șablonului.
Categorie: atribuiți o categorie în scop organizatoric.
Etichete: adăugați una sau mai multe etichete pentru filtrare și căutare.
URL de redirecționare: un URL către care este redirecționat semnatarul după finalizarea semnăturii. Acest link apare și în e-mailul de confirmare a semnăturii.
Utilizatori autorizați: restricționați ce utilizatori pot folosi acest șablon. Lăsați necompletat pentru a permite tuturor utilizatorilor Sign.
Grupuri autorizate: restricționați accesul la șablon la membrii anumitor grupuri de securitate.

Gestionarea versiunilor¶

eYssen Sign urmărește automat versiunile șabloanelor. Când trebuie să actualizați un șablon (de exemplu, pentru a schimba PDF-ul sau pentru a modifica poziționarea câmpurilor), puteți crea o versiune nouă în loc să o editați pe cea curentă. Astfel se păstrează integritatea cererilor de semnare existente care fac referire la versiuni anterioare.

Pentru a crea o versiune nouă:

Deschideți șablonul și faceți clic pe Create New Version.
Încărcați PDF-ul actualizat sau modificați dispunerea câmpurilor.
Salvați versiunea nouă. Versiunea anterioară este arhivată automat.

Cererile de semnare existente continuă să facă referire la versiunea șablonului care era curentă la crearea lor.

Compararea versiunilor¶

Puteți compara două versiuni ale unui șablon una lângă alta pentru a vedea ce s-a schimbat. Deschideți un șablon și faceți clic pe Compară versiunile. Vizualizarea de comparare evidențiază:

Câmpuri adăugate: câmpuri prezente în versiunea nouă, dar nu și în cea veche (afișate cu verde).
Câmpuri eliminate: câmpuri prezente în versiunea veche, dar nu și în cea nouă (afișate cu roșu).
Câmpuri modificate: câmpuri a căror poziție, dimensiune sau proprietăți s-au schimbat între versiuni (afișate cu galben).

screenshot: productivity-sign-version-compare

menu: eYssen Sign ‣ Templates
shows: The side-by-side version comparison of a template, with added fields in green, removed fields in red and modified fields in yellow.
data: Template "NDA", versions 1 and 2.
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Suport multilingv¶

eYssen Sign acceptă două abordări pentru gestionarea documentelor în mai multe limbi:

Modul A: Copie de șablon pe limbă

Creați un document PDF separat pentru fiecare limbă. Fiecare copie este legată de șablonul părinte și asociată unei anumite limbi. La trimiterea unei cereri, sistemul selectează copia în limba potrivită, în funcție de limba preferată a destinatarului.

Pentru configurare:

Deschideți șablonul și setați Mod multilingv la Copie de șablon pe limbă.
Creați copii de șablon copil pentru fiecare limbă, făcând clic pe Creează copie în altă limbă.
Încărcați PDF-ul localizat și configurați câmpurile pentru fiecare copie.

Modul B: Traducerea dinamică a câmpurilor

Folosiți sistemul de traducere încorporat al Odoo pentru a traduce valorile implicite ale câmpurilor și textul substituent. PDF-ul rămâne același, dar câmpurile de text sunt completate în limba semnatarului.

Pentru configurare:

Deschideți șablonul și setați Mod multilingv la Traducere dinamică a câmpurilor.
Treceți la limba dorită folosind selectorul de limbă și traduceți valorile implicite ale câmpurilor de text.

Notă

Modul B funcționează cel mai bine pentru șabloanele al căror conținut PDF este neutru din punct de vedere lingvistic (de exemplu, formulare cu casete etichetate) și în care doar valorile câmpurilor trebuie traduse.

Favorite¶

Marcați un șablon cu stea pentru a-l marca drept favorit. Șabloanele favorite apar primele în tabloul de bord. Faceți clic pe pictograma stea de pe cardul unui șablon sau din vizualizarea formular a șablonului pentru a comuta starea de favorit.

Roluri¶

Fiecare câmp dintr-un document Sign este atribuit unui rol care corespunde unui anumit semnatar. Când un document este trimis spre semnare, fiecare rol este asociat unei persoane care trebuie să completeze câmpurile atribuite rolului său.

În editorul de șabloane, selectați un câmp și alegeți Rol în panoul de proprietăți din dreapta. Fiecare rol are:

un nume (de exemplu, Client, Angajat, Martor);
o culoare, folosită pentru a deosebi vizual în editor câmpurile care aparțin acelui rol;
o secvență, care determină ordinea implicită când există mai multe roluri;
o metodă de autentificare, aplicată semnatarului care îndeplinește acel rol.

Notă

Setul de roluri face parte din datele de configurare ale aplicației și este întreținut de administrator.

Tipuri de câmpuri¶

Câmpurile definesc tipul de informații pe care trebuie să le furnizeze semnatarii. Sunt disponibile următoarele tipuri de câmpuri:

Semnătură: semnatarul își desenează, generează automat sau încarcă semnătura. Câmpurile de semnătură următoare reutilizează automat prima semnătură introdusă.
Inițiale: similar cu semnătura, dar pentru inițialele semnatarului.
Text: un câmp de introducere a textului pe o singură linie.
Text pe mai multe linii: o zonă de text pe mai multe linii pentru conținut mai lung.
Bifă: o casetă de bifat (de exemplu, pentru consimțământ sau aprobare).
Selecție: o listă derulantă care permite semnatarului să aleagă o singură opțiune dintr-o listă predefinită.
Dată: un câmp de selectare a datei.

Tipurile de câmpuri, inclusiv sugestia, textul substituent și câmpul de partener folosit pentru completarea automată, fac parte din datele de configurare ale aplicației și sunt întreținute de administrator.

Completarea automată din datele partenerului¶

Fiecare tip de câmp poate fi configurat cu un Auto-fill Partner Field care completează automat câmpul cu date din fișa de contact a semnatarului (res.partner). De exemplu, setarea câmpului de completare automată la email precompletează câmpul cu adresa de e-mail a semnatarului.

Sfat

Pentru a găsi numele tehnic al unui câmp de contact, activați modul dezvoltator și plasați cursorul peste pictograma cu semnul întrebării de lângă câmpul din formularul contactului.

Notă

Valorile completate automat sunt doar sugestii. Semnatarul le poate modifica înainte de a finaliza semnătura.

Dimensionarea câmpurilor¶

Dimensiunea câmpurilor poate fi ajustată editând Default Width și Default Height. Ambele valori sunt exprimate ca procent din întreaga pagină (format zecimal), unde 1 înseamnă întreaga lățime sau înălțime a paginii. De exemplu, 0.150 înseamnă 15% din lățimea paginii.

Cereri de semnare¶

O cerere de semnare reprezintă un anumit document trimis unuia sau mai multor semnatari pentru semnare. Accesați eYssen Sign ‣ Cereri de semnare pentru a vizualiza toate cererile de semnare.

screenshot: productivity-sign-request-form

menu: eYssen Sign ‣ Sign Requests
shows: A sign request form with the document, the signers and their roles, the state bar and the smart buttons.
data: Request "NDA - Deco Addict" in state "Sent", two signers.
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Crearea unei cereri¶

Pentru a crea o nouă cerere de semnare:

Din tabloul de bord, faceți clic pe Trimite pe cardul unui șablon. Alternativ, accesați eYssen Sign ‣ Cereri de semnare și faceți clic pe Nou.
Selectați șablonul de folosit.
În asistentul de trimitere, atribuiți un contact fiecărui rol definit în șablon.

screenshot: productivity-sign-send-wizard

menu: eYssen Sign ‣ Sign Requests
shows: The send wizard with one line per template role and a contact assigned to each of them, plus the send button.
highlight: The role lines (red frame).
data: Template "NDA"; roles "Customer" = Deco Addict, "Company" = Mitchell Admin.
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Ordinea de semnare¶

Alegeți cum primesc semnatarii documentul:

Paralel: toți semnatarii primesc documentul simultan și pot semna în orice ordine.
Secvențial: semnatarii primesc documentul pe rând, în ordinea pe care o definiți. Fiecare semnatar primește documentul doar după ce cel anterior și-a finalizat partea.

Pentru semnarea secvențială, setați numărul de ordine pentru fiecare semnatar în asistentul de trimitere.

Mașina de stări¶

Fiecare cerere de semnare urmează un ciclu de viață definit:

Ciornă: cererea a fost creată, dar nu a fost încă trimisă.
Trimis: cererea a fost trimisă semnatarilor.
Semnat: toți semnatarii și-au finalizat semnăturile.
Refuzat: unul sau mai mulți semnatari au refuzat să semneze documentul.
Anulat: cererea a fost anulată de creator.
Expirat: data de expirare a cererii a trecut fără ca toate semnăturile să fi fost colectate.

Notă

Stările terminale (Semnat, Refuzat, Anulat, Expirat) nu pot fi inversate. Acest lucru asigură integritatea pistei de audit.

Autentificare în doi factori (2FA)¶

Pentru securitate suplimentară, puteți cere semnatarilor să-și verifice identitatea cu o parolă unică (OTP) înainte de a-și finaliza semnătura.

screenshot: productivity-sign-otp

menu: (signing portal)
shows: The one-time password verification step of the signing portal, with the code input field and the confirmation button.
module: sign
notes: English UI, light theme, use a throw-away code; crop to the dialog.

Pentru a activa 2FA pe o cerere:

În asistentul de trimitere, activați Necesită 2FA.
Selectați metoda de verificare:
- E-mail: un cod din 6 cifre este trimis la adresa de e-mail a semnatarului.
- SMS: un cod din 6 cifre este trimis prin SMS la numărul de mobil al semnatarului.
- E-mail și SMS: codurile sunt trimise pe ambele canale; ambele trebuie verificate.

Codul OTP este valabil 10 minute. Semnatarul are 3 încercări pentru a introduce codul corect. După 3 încercări eșuate, se aplică o perioadă de blocare de 15 minute înainte de a putea fi solicitat un cod nou.

Notă

Verificarea prin SMS trimite codul prin serviciul SMS al bazei de date, care necesită credite SMS.

Data de expirare¶

Setați o dată de expirare pe o cerere pentru a impune un termen limită. Dacă toate semnăturile nu sunt colectate până la data de expirare, cererea trece automat în starea Expirat. O acțiune programată (cron job) rulează periodic pentru a verifica și a face să expire cererile întârziate.

Memento-uri¶

Activați mementourile automate pentru a-i îndemna pe semnatarii care nu și-au finalizat încă partea. În asistentul de trimitere, setați Reminder Frequency (în zile). Sistemul trimite mementouri periodice prin e-mail semnatarilor în așteptare, la intervalul specificat.

Escaladare¶

Setați o valoare Escalation Before Expiry (în zile) pentru a notifica creatorul cererii cu un anumit număr de zile înainte de data de expirare. Astfel creatorul are timp să urmărească semnatarii în așteptare sau să prelungească termenul limită.

Selectarea limbii¶

Selectați o Limbă pe cerere pentru a controla limba folosită în notificările prin e-mail trimise semnatarilor. Dacă șablonul folosește modul multilingv Copie de șablon pe limbă, se folosește automat copia șablonului în limba potrivită.

Anulare și refuz¶

Anulare: creatorul cererii poate anula o cerere oricând, cât timp aceasta se află în starea Trimis. Toți semnatarii în așteptare sunt notificați cu privire la anulare.
Refuz: orice semnatar poate refuza să semneze. Cererea trece în starea Refuzat, iar toți participanții (inclusiv creatorul) sunt notificați.

Portalul de semnare¶

Portalul de semnare este interfața publică în care semnatarii examinează și semnează documentele. Este accesibil la /sign/<token>, unde <token> este un token de acces unic și sigur, generat pentru fiecare semnatar.

screenshot: productivity-sign-portal

menu: (signing portal, /sign/<token>)
shows: The public signing portal with the PDF viewer, the fields to complete highlighted, and the signature capture dialog open.
data: Document "NDA" for signer "Deco Addict".
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width, use a throw-away token.

Vizualizatorul PDF¶

Portalul de semnare afișează documentul PDF cu câmpurile interactive evidențiate pentru semnatarul curent. Câmpurile care aparțin rolului semnatarului sunt editabile; câmpurile atribuite altor roluri sunt vizibile, dar numai pentru citire.

Captarea semnăturii¶

Când semnatarul ajunge la un câmp de semnătură sau de inițiale, poate:

Desena: folosiți mouse-ul sau un ecran tactil pentru a-și desena semnătura.
Genera automat: sistemul generează o semnătură pe baza numelui semnatarului.
Încărca: încărcați un fișier imagine care conține semnătura.

Dacă semnatarul a salvat anterior o semnătură pe fișa sa de partener, aceasta este oferită ca opțiune de selectare rapidă pentru reutilizare.

screenshot: productivity-sign-completed-document

menu: (signing portal, /sign/<token>)
shows: A fully signed document in the portal, with the completed signature fields and the download button.
data: Document "NDA" signed by both parties.
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Pasul de verificare OTP¶

Dacă 2FA este activat pe cerere, semnatarului i se cere să introducă un cod de verificare unic înainte de finalizarea semnăturii. Consultați Autentificare în doi factori (2FA) pentru detalii despre procesul de verificare.

Opțiunea de refuz¶

Semnatarii pot refuza să semneze făcând clic pe Refuse to Sign. O notificare este trimisă creatorului cererii și tuturor celorlalți participanți. Cererea trece în starea Refuzat.

Redirecționarea după semnare¶

Dacă un URL de redirecționare este configurat pe șablon, semnatarul este redirecționat către acel URL după finalizarea cu succes a semnăturii.

Termeni și condiții¶

Dacă compania a configurat Termeni și condiții în setările Sign, aceștia sunt afișați semnatarului înainte de finalizarea semnăturii. Semnatarul trebuie să accepte termenii pentru a continua.

Captarea geolocalizării¶

Cu consimțământul semnatarului, portalul captează locația geografică a acestuia (latitudine și longitudine) în momentul semnării. Aceste date sunt înregistrate în jurnalul de audit ca dovadă suplimentară a evenimentului de semnare.

Cod QR¶

Un cod QR poate fi generat pentru un URL de semnare, permițând semnatarilor să acceseze rapid portalul de semnare pe un dispozitiv mobil prin scanarea codului.

screenshot: productivity-sign-qr-code

menu: eYssen Sign ‣ Sign Requests
shows: The QR code generated for a signing URL, as shown to the user.
module: sign
notes: English UI, light theme, crop to the QR code; use a throw-away token.

Portal — Semnăturile mele¶

Semnatarii care au un cont de portal Odoo pot accesa o listă cu toate cererile lor de semnare la /my/sign.

screenshot: productivity-sign-my-signatures

menu: (portal, /my/sign)
shows: The portal page listing the signer's requests with the document name, status, date and download link columns.
data: Two requests, one "Signed" with a download link and one "Sent".
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Pagina portalului afișează:

Referință: numele cererii de semnare.
Stare: starea curentă a cererii (Trimis, Semnat, Refuzat etc.).
Dată: data la care a fost creată cererea.
Descărcare: un link pentru descărcarea PDF-ului semnat finalizat (disponibil după semnarea completă).

Fluxuri de lucru¶

Motorul de fluxuri de lucru vă permite să definiți procese complexe de semnare și aprobare folosind un constructor vizual de grafuri. Accesați eYssen Sign ‣ Fluxuri de lucru pentru a gestiona fluxurile de lucru.

screenshot: productivity-sign-workflow-builder

menu: eYssen Sign ‣ Workflows
shows: The visual workflow builder with several nodes connected by transitions, and the properties of the selected node.
data: Workflow "Contract approval" with nodes "Manager approval" and "Customer signature".
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Crearea unui flux de lucru¶

Faceți clic pe Nou pentru a crea un flux de lucru nou.
Introduceți un Nume și, opțional, legați un Șablon de semnare implicit.
Faceți clic pe Open Builder pentru a lansa constructorul vizual de fluxuri de lucru.

Tipuri de noduri¶

Sunt disponibile următoarele tipuri de noduri:

Început: punctul de intrare al fluxului de lucru. Fiecare flux de lucru poate avea cel mult un nod Început.
Semnătură: un pas de semnare. Atribuiți un rol pentru a defini ce semnatar trebuie să acționeze în acest pas.
Aprobare: un pas de aprobare care nu necesită o semnătură, dar necesită aprobarea explicită a rolului atribuit.
Condiție: un nod de ramificare care evaluează o condiție și direcționează fluxul de lucru în consecință.
Sfârșit: nodul terminal. Fiecare flux de lucru poate avea cel mult un nod Sfârșit.

Tranziții¶

Tranzițiile conectează nodurile și definesc fluxul procesului. Fiecare tranziție poate avea:

O Etichetă (de exemplu, Da, Nu) afișată pe linia de conexiune.
O expresie Condiție folosită cu nodurile Condiție pentru a determina calea.

Evaluarea condițiilor¶

Nodurile Condiție evaluează expresii pe baza:

Stării semnatarului: verificați dacă un anumit semnatar și-a finalizat sau a refuzat partea.
Comparării valorilor câmpurilor: comparați valoarea introdusă într-un anumit câmp cu o valoare așteptată.

Când un semnatar își finalizează pasul, motorul de fluxuri de lucru avansează automat la nodul următor, pe baza regulilor de tranziție și a evaluărilor condițiilor.

Utilizarea unui flux de lucru pe o cerere¶

La crearea unei cereri de semnare, selectați un Flux de lucru care să guverneze procesul. Cererea urmează graful fluxului de lucru, în loc de semnarea simplă paralelă sau secvențială. Câmpul Nod curent de pe cerere arată ce pas este activ în prezent.

Trimitere în masă¶

Trimiteți același șablon mai multor destinatari simultan, folosind funcția de trimitere în masă.

screenshot: productivity-sign-bulk-send

menu: eYssen Sign ‣ Templates
shows: The bulk send wizard with the selected template, the list of recipients and the send button.
data: Template "NDA" with three recipients.
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Pentru a efectua o trimitere în masă:

Accesați eYssen Sign ‣ Șabloane, selectați un șablon și faceți clic pe Trimitere în masă.
În asistent, adăugați destinatari prin:
- Selectarea contactelor din baza de date.
- Importul unui fișier CSV cu informații de contact.
Examinați lista și faceți clic pe Send All.

Se creează o cerere de semnare separată pentru fiecare destinatar. Puteți urmări progresul tuturor cererilor din înregistrarea de trimitere în masă. Vizualizarea trimiterii în masă afișează:

Numărul total de cereri create.
Câte au fost semnate, sunt în așteptare sau au fost refuzate.

Webhook-uri¶

Webhook-urile vă permit să notificați sisteme externe atunci când au loc evenimente de semnare. Accesați eYssen Sign ‣ Configurare ‣ Webhook-uri pentru a configura endpoint-urile webhook.

screenshot: productivity-sign-webhook

menu: eYssen Sign ‣ Configuration ‣ Webhooks
shows: A webhook configuration form with the target URL, the selected events and the activation toggle.
data: Webhook "ERP notification" pointing to an internal endpoint.
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width, use a throw-away URL.

Configurare¶

Creați un webhook nou cu următoarele setări:

Nume: o denumire descriptivă pentru acest webhook.
URL: URL-ul endpoint-ului la care sunt livrate datele evenimentelor.
Cheie secretă: un secret partajat folosit pentru a semna datele cu HMAC-SHA256. Sistemul receptor ar trebui să verifice semnătura pentru a asigura integritatea datelor.
Evenimente: selectați unul sau mai multe evenimente la care să vă abonați.

Evenimente disponibile¶

Eveniment	Descriere
`request_sent`	O cerere de semnare a fost trimisă semnatarilor.
`signer_completed`	Un semnatar individual și-a finalizat partea.
`request_signed`	Toți semnatarii au semnat; cererea este complet finalizată.
`request_refused`	Un semnatar a refuzat să semneze documentul.
`request_expired`	Cererea a expirat, data sa de expirare fiind depășită.
`request_canceled`	Cererea a fost anulată de creatorul său.

Semnarea datelor trimise¶

Fiecare livrare webhook include un antet HTTP X-Sign-Signature care conține o semnătură HMAC-SHA256 a datelor JSON, calculată folosind cheia secretă a webhook-ului. Sistemul receptor ar trebui să calculeze același HMAC și să îl compare cu valoarea din antet pentru a verifica autenticitatea.

Mecanismul de reîncercare¶

Dacă o livrare webhook eșuează (răspuns HTTP non-2xx), sistemul reîncearcă de până la 3 ori, cu backoff exponențial (2, 4 și 8 secunde între reîncercări). Fiecare încercare de livrare este înregistrată în jurnalul de livrare, cu codul de stare HTTP.

Protecție SSRF¶

URL-urile webhook sunt validate pentru a preveni atacurile Server-Side Request Forgery (SSRF). URL-urile care vizează adrese de rețea privată sau internă (localhost, 127.0.0.1, 10.x.x.x, 192.168.x.x etc.) sunt blocate.

API REST¶

eYssen Sign oferă un API RESTful pentru accesul programatic la operațiunile de semnare. Toate endpoint-urile se află sub calea /api/v1/sign/.

screenshot: productivity-sign-rest-api

menu: Settings ‣ General Settings ‣ Sign
shows: The API access settings of the Sign app, where the API key of a technical user is created and the base path of the endpoints is shown.
module: sign
notes: English UI, light theme, use a throw-away API key.

Autentificare¶

Cererile API trebuie autentificate folosind una dintre următoarele metode:

Sesiune Odoo: cookie de sesiune standard, obținut după autentificarea prin /web/session/authenticate.
Cheie API: transmiteți cheia în antetul Authorization ca Bearer <api_key>.

Endpoint-uri¶

Crearea unei cereri de semnare¶

POST /api/v1/sign/requests

Corpul cererii (JSON):

{
  "template_id": 5,
  "reference": "Contract #1234",
  "signers": [
    {"role_id": 1, "partner_id": 10},
    {"role_id": 2, "partner_id": 15}
  ],
  "sign_order": "sequential",
  "expiry_date": "2026-04-30"
}

Răspuns: 201 Created cu ID-ul cererii și token-urile de acces.

Obținerea stării unei cereri¶

GET /api/v1/sign/requests/<id>

Răspuns: 200 OK cu detaliile cererii, inclusiv starea, semnatarii și stările lor individuale.

Descărcarea documentului semnat¶

GET /api/v1/sign/requests/<id>/document

Răspuns: 200 OK cu PDF-ul semnat ca descărcare binară (disponibil numai când cererea se află în starea Semnat).

Listarea cererilor¶

GET /api/v1/sign/requests?state=signed&limit=20&offset=0

Parametri de interogare:

state: filtrați după starea cererii (draft, sent, signed, refused, canceled, expired).
limit: numărul maxim de rezultate (implicit: 20).
offset: numărul de rezultate de omis (implicit: 0).

Răspuns: 200 OK cu o listă paginată de cereri de semnare.

Audit și verificare¶

eYssen Sign păstrează o pistă de audit imuabilă, înlănțuită prin hash, pentru fiecare cerere de semnare, oferind dovezi solide privind integritatea documentului și procesul de semnare.

screenshot: productivity-sign-audit-log

menu: eYssen Sign ‣ Sign Requests
shows: The audit log of a sign request, listing the chained entries with their timestamp, event, signer and IP address.
data: Request "NDA - Deco Addict" with the create, open, sign and complete entries.
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width, use throw-away IP addresses.

Pista de audit înlănțuită prin hash¶

Fiecare acțiune asupra unei cereri de semnare creează o intrare în jurnalul de audit. Fiecare intrare conține:

Acțiune: tipul evenimentului (de exemplu, created, sent, opened, signer_completed, signer_refused, expired, canceled).
Marcă temporală: marca temporală a acțiunii de pe server (niciodată furnizată de client).
Utilizator / Partener: utilizatorul sau partenerul care a efectuat acțiunea.
Adresă IP: adresa IP de la care a fost efectuată acțiunea.
User agent: șirul de identificare a browserului sau a clientului.
Geolocalizare: latitudine și longitudine (dacă au fost captate în timpul semnării).
Hash-ul anterior: hash-ul intrării de jurnal precedente.
Hash-ul curent: hash-ul HMAC-SHA256 al acestei intrări, calculat folosind hash-ul anterior și un secret de pe server.

Lanțul de hash-uri asigură că orice manipulare sau ștergere a intrărilor de jurnal poate fi detectată. Fiecare intrare nouă se leagă criptografic de cea anterioară, formând un lanț de nedespărțit.

Important

Intrările din jurnalul de audit sunt imuabile. Orice încercare de a modifica sau a șterge o intrare de jurnal generează o eroare. Aceasta garantează integritatea pistei de audit.

Verificarea documentului¶

eYssen Sign oferă două niveluri de verificare a documentelor:

Verificarea lanțului de hash-uri: verifică dacă întregul lanț al jurnalului de audit este intact, recalculând hash-ul fiecărei intrări și comparându-l cu valoarea stocată.
Compararea SHA-256 a PDF-ului: calculează hash-ul SHA-256 al PDF-ului semnat finalizat și îl compară cu hash-ul înregistrat în momentul semnării. Orice modificare a PDF-ului după semnare este detectată.

Pentru a verifica un document, deschideți cererea de semnare și faceți clic pe Verifică documentul. Sistemul raportează dacă lanțul de hash-uri și hash-ul documentului sunt valide.

Raport de audit¶

Un raport de audit poate fi generat pentru orice cerere de semnare finalizată. Raportul include pista de audit completă, informațiile despre semnatari, mărcile temporale, adresele IP și hash-ul documentului. Acest raport poate fi descărcat ca PDF și servește drept dovadă justificativă a procesului de semnare.

Integrare¶

eYssen Sign se integrează cu alte module Odoo pentru a eficientiza procesele de business centrate pe documente.

screenshot: productivity-sign-integrations

menu: Settings ‣ General Settings ‣ Sign
shows: The integration settings of the Sign app, with the options linking sign requests to sales, invoicing and HR records.
highlight: The integration options (red frame).
module: sign
notes: English UI, light theme, crop to the integration block.

Comenzi de vânzare¶

Legați o cerere de semnare de o comandă de vânzare. Când documentul este complet semnat:

Comanda de vânzare este confirmată automat.
PDF-ul semnat este atașat înregistrării comenzii de vânzare.

Pentru a lega o cerere de o comandă de vânzare, selectați câmpul Comandă de vânzare din formularul cererii sau creați o cerere de semnare direct dintr-o comandă de vânzare.

Facturi¶

Legați o cerere de semnare de o factură client (account.move). Când documentul este complet semnat:

Factura este postată automat.
PDF-ul semnat este atașat înregistrării facturii.

Pentru a lega o cerere de o factură, selectați câmpul Factură din formularul cererii.

Angajați HR¶

Legați o cerere de semnare de o fișă de angajat. Când documentul este complet semnat, PDF-ul semnat este atașat fișei angajatului. Acest lucru este util pentru contractele de muncă, documentele de integrare și politicile HR.

Pentru a lega o cerere de un angajat, selectați câmpul Angajat din formularul cererii. De asemenea, puteți accesa documentele semnate ale unui angajat direct din vizualizarea formular a angajatului.

Setări¶

Configurați eYssen Sign în Setări ‣ Setări generale ‣ Sign.

screenshot: productivity-sign-settings

menu: Settings ‣ General Settings ‣ Sign
shows: The Sign section of the General Settings with the Terms & Conditions setting.
module: sign
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Termenii și condițiile companiei¶

Definiți textul Termenilor și condițiilor care este afișat semnatarilor înainte de finalizarea semnăturii. Termenii și condițiile se configurează pentru fiecare companie, folosind un editor de text îmbogățit (HTML).

Autentificare în doi factori¶

Autentificarea în doi factori se setează pentru fiecare cerere: activați Necesită 2FA pe cerere și selectați Metodă 2FA (E-mail, SMS sau E-mail și SMS).

Controlul accesului¶

Controlați cine poate crea, edita și folosi șabloane:

eYssen Sign User: poate folosi șabloane pentru a crea și a trimite cereri de semnare și poate vizualiza propriile cereri, precum și cererile în care este semnatar sau urmăritor.
eYssen Sign Manager: acces complet la toate șabloanele, cererile și configurarea, inclusiv roluri, tipuri de câmpuri, fluxuri de lucru, webhook-uri și setări.

Securitate¶

eYssen Sign implementează mai multe straturi de securitate:

Acces bazat pe roluri: grupurile eYssen Sign User și eYssen Sign Manager controlează nivelurile de acces. Utilizatorii pot vedea doar cererile pe care le-au creat, la care sunt desemnați să semneze sau pe care le urmăresc.
Reguli de înregistrare: impun securitate la nivel de rând, astfel încât utilizatorii să nu poată accesa cererile aparținând altora, cu excepția cazului în care sunt participanți.
Limitarea ratei: endpoint-ul de semnare partajat implementează limitarea ratei pentru a preveni abuzurile.
Protecție SSRF: URL-urile webhook sunt validate pentru a bloca cererile către adrese de rețea privată sau internă.
Protecție XSS: mesajele din chatter și conținutul furnizat de utilizatori sunt sanitizate pentru a preveni atacurile de tip cross-site scripting.
Aplicarea mașinii de stări: stările terminale (Semnat, Refuzat, Anulat, Expirat) nu pot fi inversate, prevenind manipularea neautorizată a stărilor.

Rapoarte PDF semnate digital¶

Modulul E-Sign (eyssen_esign) este o funcționalitate separată: în loc să colecteze semnături olografe, aplică o semnătură digitală fișierelor PDF generate de Odoo, astfel încât destinatarul să poată verifica faptul că documentul a fost emis de companie și nu a fost modificat.

Pentru a-l activa pentru un raport, activați modul dezvoltator, accesați Setări ‣ Tehnic ‣ Rapoarte, deschideți raportul (de exemplu, factura client) și activați Raport e-semnătură. Din acel moment, fiecare PDF generat din acel raport este semnat înainte de a fi descărcat, tipărit sau trimis.

Notă

Semnătura este aplicată de serviciul de semnare eYssen, deci baza de date trebuie să îl poată accesa. Fiecare raport semnat este înregistrat în jurnalele tehnice.

screenshot: productivity-sign-esign-report

menu: Settings ‣ Technical ‣ Reports
shows: A report form in developer mode with the "E-sign report" checkbox enabled next to the paper format field.
highlight: The "E-sign report" checkbox (red frame).
data: Report "Invoices" of the Invoicing app.
module: eyssen_esign
notes: English UI, light theme, crop to the report settings.

Sign¶

Valabilitatea semnăturilor electronice¶

Uniunea Europeană¶

Statele Unite ale Americii¶

Tablou de bord¶

Statistici¶

Carduri de șabloane¶

Șabloane¶

Crearea unui șablon¶

Editorul de șabloane¶

Rotirea PDF-ului¶

Proprietățile șablonului¶

Gestionarea versiunilor¶

Compararea versiunilor¶

Suport multilingv¶

Favorite¶

Link de partajare¶

Roluri¶

Tipuri de câmpuri¶

Completarea automată din datele partenerului¶

Dimensionarea câmpurilor¶

Cereri de semnare¶

Crearea unei cereri¶

Ordinea de semnare¶

Mașina de stări¶

Autentificare în doi factori (2FA)¶

Data de expirare¶

Memento-uri¶

Escaladare¶

Selectarea limbii¶

Anulare și refuz¶

Portalul de semnare¶

Vizualizatorul PDF¶

Captarea semnăturii¶

Pasul de verificare OTP¶

Opțiunea de refuz¶

Redirecționarea după semnare¶

Termeni și condiții¶

Captarea geolocalizării¶

Cod QR¶

Portal — Semnăturile mele¶

Fluxuri de lucru¶

Crearea unui flux de lucru¶

Tipuri de noduri¶

Tranziții¶

Evaluarea condițiilor¶

Utilizarea unui flux de lucru pe o cerere¶

Trimitere în masă¶

Webhook-uri¶

Configurare¶

Evenimente disponibile¶

Semnarea datelor trimise¶

Mecanismul de reîncercare¶

Protecție SSRF¶

API REST¶

Autentificare¶

Endpoint-uri¶

Crearea unei cereri de semnare¶

Obținerea stării unei cereri¶

Descărcarea documentului semnat¶

Listarea cererilor¶

Audit și verificare¶

Pista de audit înlănțuită prin hash¶

Verificarea documentului¶

Raport de audit¶

Integrare¶

Comenzi de vânzare¶

Facturi¶

Angajați HR¶

Setări¶

Termenii și condițiile companiei¶

Autentificare în doi factori¶

Controlul accesului¶

Securitate¶

Rapoarte PDF semnate digital¶