Registrar gastos

Antes de que se puedan reembolsar los gastos, cada gasto individual debe registrarse en la base de datos. Los registros de gastos se pueden crear de cuatro formas distintas: ingresar un registro de gasto manualmente, subir un recibo, arrastrar y soltar un recibo en el tablero de la aplicación Gastos, o enviar un recibo por correo electrónico a una dirección de correo previamente configurada.

Registrar gastos de forma manual

Para registrar un nuevo gasto, abra la aplicación Gastos, que muestra la página Mis gastos de forma predeterminada.

Truco

También puede acceder a esta vista en cualquier momento mediante Gastos ‣ Mis gastos ‣ Mis gastos.

Haga clic en el botón Nuevo y complete los siguientes campos en el formulario de gasto en blanco que se carga:

  • Descripción: Ingrese una breve descripción del gasto. Debe ser concisa e informativa, como Almuerzo con un cliente o Hotel para feria comercial.

  • Categoría: Con el menú desplegable, seleccione la categoría de gasto que más se ajusta al gasto.

  • Total: introduzca el importe total pagado por el gasto de una de estas dos formas:

    1. Si el gasto corresponde a un solo artículo o gasto, y la categoría seleccionada correspondía a un solo artículo, escriba el coste en el campo Total (el campo Cantidad está oculto).

    2. Si el gasto corresponde a varias unidades del mismo artículo o gasto con un precio fijo, se muestra el Precio unitario. Ingrese el número de unidades en el campo Cantidad y el coste total se actualizará automáticamente con el total correcto. El coste total aparece debajo de Cantidad.

      Example

      Un empleado recibió un dólar por cada milla recorrida por trabajo. La Categoría es [MIL] Mileage. El Precio unitario se completa automáticamente con $1.00, que es el coste por milla configurado para la Categoría de gasto [MIL] Mileage. La Cantidad se establece en 48, que es el número de millas recorridas, y el total se calcula en $48.00.

  • Impuestos incluidos: Si se configuraron impuestos en la categoría de gasto seleccionada, el porcentaje y el importe del impuesto aparecen automáticamente después de ingresar el Total o la Cantidad.

    Nota

    Al configurar un impuesto en una categoría de gasto, el valor en Impuestos incluidos se actualizará en tiempo real a medida que se actualice el total o la cantidad.

  • Empleado: Con el menú desplegable, seleccione el empleado asociado al gasto.

  • Pagado por: Haga clic en el botón de opción para indicar quién pagó el gasto y a quién se debe reembolsar. Seleccione Empleado (a reembolsar) o Empresa. Según la categoría de gasto seleccionada, es posible que este campo no aparezca.

  • Fecha del gasto: Seleccione la fecha en la que realizó el gasto con el calendario que aparece al hacer clic en este campo.

  • Cuenta: Si la Categoría de gasto seleccionada tiene una cuenta específica vinculada, esa cuenta aparece en el campo Cuenta. Si no se especifica ninguna cuenta, el campo se completa con la cuenta predeterminada 600000 Expenses. Si desea usar una cuenta diferente, seleccione la cuenta en la que se debe registrar el gasto.

  • Cliente a facturar: Si el gasto debe ser pagado por un cliente y la Categoría seleccionada permite volver a facturar los gastos, seleccione la SO y el cliente al que se le facturará el gasto con el menú desplegable. Todas las órdenes de venta en el menú desplegable muestran tanto la SO como la empresa para la que se redactó la orden de venta. Una vez guardado el gasto, el nombre del cliente desaparece y solo la SO es visible en el gasto.

    Example

    Un cliente desea tener una reunión en sitio para el diseño e instalación de un edificio personalizado, y acepta pagar todos los gastos asociados con la reunión, incluidos el viaje, el hotel y las comidas de los empleados que viajan. Todos los gastos relacionados con esa reunión indicarían la orden de venta del edificio personalizado (que también hace referencia al cliente) como Cliente a facturar.

  • Distribución analítica: Seleccione la cuenta en la que debe registrar el gasto desde con el menú desplegable Proyectos, Departamentos o ambos. Puede usar varias cuentas para cada categoría en caso de que sea necesario. Escriba el valor porcentual junto a cada cuenta para ajustar el porcentaje.

  • Empresa: Si se encuentra en una base de datos multiempresa, seleccione la empresa para la que se debe registrar el gasto con el menú desplegable. La empresa actual completa este campo de forma automática.

  • Notas…: Escriba las notas necesarias para aclarar el gasto en este campo.

screenshot: finance-expenses-log-expenses-expense-filled-in
menu
Expenses ‣ My Expenses ‣ My Expenses ‣ New
shows
A filled-in expense form for a client lunch: Description "Client lunch", Category "Meals", Total, Included taxes, Employee, Paid By "Employee (to reimburse)", Expense Date, Account, Customer to Reinvoice, Analytic Distribution, Company and Notes.
highlight
The "Paid By" and "Total" fields.
data
Description "Client lunch with Deco Addict", Category Meals, Total 84.00, Paid By Employee (to reimburse).
module
hr_expense
notes
English UI, light theme, 1440px width.

Adjuntar recibos

Luego de crear el registro de gasto deberá adjuntar un recibo. Haga clic en el botón Adjuntar recibo, aparecerá el explorador de archivos, allí busque el recibo que desea adjuntar y haga clic en Abrir.

El nuevo recibo se registra en el chatter y el número de recibos aparece junto al icono (clip). Si es necesario, puede adjuntar varios recibos a un registro de gasto.

Subir gastos

Los registros de gastos también se pueden crear directamente a partir de archivos de recibos (PDF o imagen), sin necesidad de escribir primero el gasto: cada archivo subido se convierte en un nuevo gasto con el recibo adjunto.

Nota

La digitalización de recibos (OCR) no está disponible: el archivo subido se adjunta al gasto, pero el importe, la fecha y la categoría no se leen a partir de él. Complete estos campos manualmente después de la subida. Las opciones Digitalización de gastos (OCR) y Reembolsar en la nómina que aparecen en la página Aplicación de gastos ‣ Configuración ‣ Ajustes no son compatibles y deben permanecer desactivadas.

Subir recibos

Abra la Aplicación de gastos y, desde el tablero Mis gastos, haga clic en Subir; aparecerá un explorador de archivos. Navegue hasta el o los recibos deseados, selecciónelos y, después, haga clic en Abrir.

Se crea un registro de gasto por cada archivo. La Descripción es el nombre del archivo (sin su extensión), la Fecha del gasto es la fecha de hoy, el Total es cero y la Categoría es la categoría de gasto con la referencia interna EXP_GEN (o, si no existe dicha categoría, la primera categoría que se pueda usar como gasto). Los nuevos registros se abren en la lista Generar gastos.

Nota

Debe existir al menos una categoría de gasto (un producto con la casilla Gastos activada); de lo contrario, la subida se rechaza con un error.

Haga clic en un nuevo registro para abrir el formulario de gasto individual y complete el Total, la Categoría y cualquier otro campo a partir del recibo. El recibo subido aparece en el chatter y en la vista previa de archivos adjuntos del lado derecho del formulario.

screenshot: finance-expenses-log-upload-generate-expenses
menu
Expenses ‣ My Expenses ‣ My Expenses ‣ Upload
shows
The "Generate Expenses" list opened right after uploading two receipt files; each line has the file name as Description, today's date, the EXP_GEN category and a 0.00 total.
highlight
The "Upload" button in the control panel and the Description column.
data
Demo employee "Mitchell Admin"; receipts "taxi-2025-03-04.pdf" and "hotel-brussels.pdf".
module
hr_expense
notes
English UI, light theme, 1440px width.

Arrastrar y soltar un gasto

Los archivos de recibos también se pueden arrastrar y soltar en la lista Mis gastos o en la vista kanban de gastos. Aparece una zona de colocación mientras se arrastra un archivo sobre la vista; al soltar el archivo se crean los registros de gasto exactamente igual que con el botón Subir, y los nuevos registros aparecen en la lista Generar gastos.

Haga clic en el registro de gasto y modifique los detalles según sea necesario. Después de realizar los cambios, regrese al tablero Mis gastos y el gasto ahora aparecerá en la lista.

Gastos por correo electrónico

En lugar de crear cada gasto por separado en la aplicación Gastos puede crearlos en automático al enviar un correo a un seudónimo de correo electrónico.

Nota

Por motivos de seguridad, Odoo solo acepta los correos electrónicos autenticados de empleados al crear un gasto con un correo electrónico. Para confirmar una dirección de correo, vaya a la tarjeta del empleado en la aplicación Empleados y verifique el campo Correo de trabajo.

screenshot: finance-expenses-log-expenses-authenticated-email-address
menu
Employees ‣ (an employee) ‣ Work Information
shows
The employee form with the "Work Email" field filled in under the Work Information section; this address is the one accepted for e-mailed expenses.
highlight
The "Work Email" field.
data
Employee Mitchell Admin, work e-mail [email protected].
module
hr_expense
notes
English UI, light theme, 1440px width.

Para ello, primero debe configurar un seudónimo de correo electrónico. Vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Ajustes y asegúrese de que la casilla junto a Correos electrónicos entrantes esté seleccionada. El seudónimo de correo electrónico predeterminado es gasto@(dominio).com. Escriba el correo deseado en el campo situado a la derecha de Seudónimo para cambiarlo y después haga clic en Guardar.

Nota

Si debe configurar el seudónimo del dominio aparece Configure su seudónimo de dominio abajo de la casilla Correos electrónicos entrantes en lugar del campo de dirección de correo.

Consulte Nombres de dominio para conocer las instrucciones de instalación y obtener más información.

Una vez que haya configurado el seudónimo de dominio, el campo de dirección de correo electrónico aparecerá abajo de la función Correos electrónicos entrantes en la página Ajustes de la aplicación Gastos.

Luego de ingresar la dirección de correo puede enviar mensajes a ese seudónimo para crear nuevos gastos sin tener que acceder a la base de datos de Odoo.

Para enviar un gasto por correo electrónico, redacte un nuevo correo electrónico e ingrese el código de referencia del producto (si está disponible) y el importe del gasto como asunto del correo. A continuación, adjunte el recibo al correo electrónico. Odoo crea el gasto tomando la información del asunto del correo y combinándola con el recibo.

Truco

Para consultar el código de referencia de una categoría de gasto, vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Categorías de gasto. Los códigos de referencia se muestran en la columna Referencia.

Para agregar un código de referencia a una categoría de gasto, haga clic en la categoría para abrir el formulario de la categoría de gasto. Ingrese el código de referencia en el campo Referencia.

screenshot: finance-expenses-log-expenses-ref
menu
Expenses ‣ Configuration ‣ Expense Categories
shows
The Expense Categories list with the "Internal Reference" column visible, showing the reference codes (e.g. FOOD, MIL, TRAVEL) used as the first word of the e-mail subject.
highlight
The "Internal Reference" column.
data
Default demo categories.
module
hr_expense
notes
English UI, light theme, 1440px width.

Example

Si envía un gasto de alimento por correo electrónico por $250.00 durante un viaje de trabajo, el asunto del correo electrónico sería COMIDA $250.00.

Explicación:

  • La Referencia de la categoría de gasto Meals es FOOD

  • El coste del gasto es $25.00