Înregistrați cheltuielile

Înainte ca cheltuielile să poată fi rambursate, fiecare cheltuială individuală trebuie înregistrată în baza de date. Înregistrările de cheltuieli pot fi create în patru moduri diferite: introducerea manuală a unei înregistrări de cheltuială, încărcarea unei chitanțe, tragerea și plasarea unei chitanțe în tabloul de bord al aplicației Cheltuieli sau trimiterea unei chitanțe prin e-mail la o adresă de e-mail preconfigurată.

Introduceți manual cheltuielile

Pentru a înregistra o cheltuială nouă, deschideți aplicația Cheltuieli, care afișează implicit pagina Cheltuielile mele.

Sfat

Această vizualizare poate fi accesată oricând și prin aplicația Cheltuieli ‣ Cheltuielile mele ‣ Cheltuielile mele.

Faceți clic pe butonul Nou și completați următoarele câmpuri din formularul gol de cheltuială care se încarcă:

• Descriere: introduceți o scurtă descriere a cheltuielii. Aceasta trebuie să fie concisă și informativă, de exemplu Lunch with client sau Hotel for trade show.

• Categorie: folosind lista derulantă, selectați categoria de cheltuieli care corespunde cel mai bine cheltuielii.

• Total: Introduceți suma totală plătită pentru cheltuială într-unul din două moduri:

  1. Dacă cheltuiala este pentru un singur articol/cheltuială și categoria selectată a fost pentru un singur articol, introduceți costul în câmpul Total (câmpul Cantitate este ascuns).

  2. Dacă cheltuiala este pentru mai multe unități ale aceluiași articol/aceleiași cheltuieli cu preț fix, este afișat Preț unitar. Introduceți numărul de unități în câmpul Cantitate, iar costul total este actualizat automat cu totalul corect. Costul total apare sub Cantitate.

     Example

     Un angajat a primit un dolar pentru fiecare milă parcursă în interes de serviciu. Categorie este [MIL] Mileage. Preț unitar este completat automat cu $1.00, care este costul pe milă configurat pentru Categorie de cheltuieli [MIL] Mileage. Cantitate este setată la 48, adică numărul de mile parcurse, iar totalul este calculat la $48.00.

• Included Taxes: dacă au fost configurate taxe pe categoria de cheltuieli selectată, procentul și suma taxei apar automat după introducerea fie a Total, fie a Cantitate.

  Notă

  Când o taxă este configurată pe o categorie de cheltuială, valoarea Taxe Incluse se actualizează în timp real, pe măsură ce Totalul sau Cantitatea este actualizată.

• Angajat: folosind lista derulantă, selectați angajatul asociat cheltuielii.

• Plătit de: faceți clic pe butonul radio pentru a indica cine a plătit cheltuiala și ar trebui să fie rambursat. Selectați fie Angajat (de rambursat), fie Companie. În funcție de categoria de cheltuieli selectată, este posibil ca acest câmp să nu apară.

• Data Cheltuielii: Folosind fereastra de calendar care apare când acest câmp este apăsat, introduceți data când cheltuiala a fost efectuată.

• Cont: dacă Categorie de cheltuieli selectată are un cont specific asociat, acel cont apare în câmpul Cont. Dacă nu este specificat niciun cont, câmpul este completat cu contul implicit 600000 Expenses. Dacă se dorește un alt cont, selectați contul în care ar trebui înregistrată cheltuiala.

• Clienți de Refacturat: dacă cheltuiala trebuie plătită de un client și Categorie selectată permite refacturarea cheltuielilor, selectați SO și clientul căruia îi va fi facturată cheltuiala, folosind lista derulantă. Toate comenzile de vânzare din lista derulantă afișează atât SO, cât și compania pentru care este întocmită comanda de vânzare. După salvarea cheltuielii, numele clientului dispare, iar pe cheltuială rămâne vizibil doar SO.

  Example

  Un client dorește o întâlnire la fața locului pentru proiectarea și instalarea unei clădiri personalizate și este de acord să plătească toate cheltuielile asociate întâlnirii, inclusiv transportul, hotelul și mesele angajaților care călătoresc. Toate cheltuielile legate de acea întâlnire ar indica comanda de vânzare pentru clădirea personalizată (care face referire și la client) ca Clienți de Refacturat.

• Distribuție Analitică: Selectați contul împotriva căruia cheltuiala ar trebui înregistrată din meniul derulant pentru fie Proiecte, Departamente sau ambele. Mai multe conturi pot fi listate pentru fiecare categorie, dacă este necesar. Ajustați procentajul pentru fiecare cont analitic tastând valoarea procentajului lângă fiecare cont.

• Companie: într-o bază de date multi-companie, selectați din lista derulantă compania pentru care ar trebui depusă cheltuiala. Compania curentă completează automat acest câmp.

• Note…: Dacă sunt necesare note pentru a clarifica cheltuiala, introduceți-le în câmpul de note.

screenshot: finance-expenses-log-expenses-expense-filled-in

menu

Expenses ‣ My Expenses ‣ My Expenses ‣ New

shows

A filled-in expense form for a client lunch: Description "Client lunch", Category "Meals", Total, Included taxes, Employee, Paid By "Employee (to reimburse)", Expense Date, Account, Customer to Reinvoice, Analytic Distribution, Company and Notes.

highlight

The "Paid By" and "Total" fields.

data

Description "Client lunch with Deco Addict", Category Meals, Total 84.00, Paid By Employee (to reimburse).

module

hr_expense

notes

English UI, light theme, 1440px width.

Atașați chitanțele

După ce înregistrarea cheltuielii este creată, următorul pas este să atașați o chitanță. Faceți clic pe butonul Atașează Chitanța și apare un explorator de fișiere. Navigați la chitanța de atașat și faceți clic pe Deschide.

Noua chitanță este înregistrată în conversație și numărul de chitanțe apare lângă pictograma (agrafă). Mai multe chitanțe pot fi atașate la o înregistrare individuală de cheltuială, după caz.

Încărcați cheltuielile

Înregistrările de cheltuieli pot fi create și direct din fișiere de chitanțe (PDF sau imagine), fără a introduce mai întâi cheltuiala: fiecare fișier încărcat devine o cheltuială nouă cu chitanța atașată.

Notă

Digitalizarea chitanțelor (OCR) nu este disponibilă: fișierul încărcat este atașat cheltuielii, dar suma, data și categoria nu sunt citite din el. Completați manual aceste câmpuri după încărcare. Opțiunile Digitalizare cheltuieli (OCR) și Rambursați în fluturașul de salariu afișate în pagina aplicația Cheltuieli ‣ Configurare ‣ Setări nu sunt acceptate și trebuie lăsate dezactivate.

Încărcați chitanțele

Deschideți aplicația Cheltuieli și, din tabloul de bord Cheltuielile mele, faceți clic pe Încarcă, iar un explorator de fișiere apare. Navigați la chitanța (chitanțele) dorită, selectați-o (selectați-le), apoi faceți clic pe Deschide.

Se creează o înregistrare de cheltuială pentru fiecare fișier. Descriere este numele fișierului (fără extensie), Data cheltuielii este data de astăzi, Total este zero, iar Categorie este categoria de cheltuieli cu referința internă EXP_GEN (sau, dacă nu există o astfel de categorie, prima categorie care poate fi cheltuită). Înregistrările noi se deschid în lista Generează cheltuieli.

Notă

Trebuie să existe cel puțin o categorie de cheltuieli (un produs cu caseta Cheltuieli bifată), altfel încărcarea este refuzată cu o eroare.

Faceți clic pe o intrare nouă pentru a deschide formularul individual de cheltuială și completați Total, Categorie și orice alte câmpuri din chitanță. Chitanța încărcată apare în chatter și în previzualizarea atașamentului din partea dreaptă a formularului.

screenshot: finance-expenses-log-upload-generate-expenses

menu

Expenses ‣ My Expenses ‣ My Expenses ‣ Upload

shows

The "Generate Expenses" list opened right after uploading two receipt files; each line has the file name as Description, today's date, the EXP_GEN category and a 0.00 total.

highlight

The "Upload" button in the control panel and the Description column.

data

Demo employee "Mitchell Admin"; receipts "taxi-2025-03-04.pdf" and "hotel-brussels.pdf".

module

hr_expense

notes

English UI, light theme, 1440px width.

Tragerea și plasarea unei cheltuieli

Fișierele de chitanțe pot fi trase și plasate și în lista Cheltuielile mele sau în vizualizarea kanban a cheltuielilor. O zonă de plasare apare cât timp un fișier este tras deasupra vizualizării; eliberarea fișierului creează înregistrarea (înregistrările) de cheltuială exact ca în cazul butonului Încarcă, iar înregistrările noi apar în lista Generează cheltuieli.

Faceți clic pe înregistrarea de cheltuială și modificați detaliile după cum este necesar. După efectuarea modificărilor, reveniți la tabloul de bord Cheltuielile mele, iar cheltuiala apare acum în listă.

Cheltuieli prin email

În loc să creați individual fiecare cheltuială în aplicația Cheltuieli, cheltuielile pot fi create automat prin trimiterea unui email la un alias de email.

Notă

Din motive de securitate, doar email-urile angajaților autentificați sunt acceptate de Odoo când se creează o cheltuială dintr-un email. Pentru a confirma o adresă de email a unui angajat autentificat, mergeți la cardul angajatului în Aplicația Angajați și consultați câmpul Email de Lucru.

screenshot: finance-expenses-log-expenses-authenticated-email-address

menu

Employees ‣ (an employee) ‣ Work Information

shows

The employee form with the "Work Email" field filled in under the Work Information section; this address is the one accepted for e-mailed expenses.

highlight

The "Work Email" field.

data

Employee Mitchell Admin, work e-mail [email protected].

module

hr_expense

notes

English UI, light theme, 1440px width.

Pentru a face acest lucru, un alias de email trebuie mai întâi configurat. Navigați la Aplicația Cheltuieli ‣ Configurare ‣ Setări. Asigurați-vă că caseta de selectare de lângă Email-uri Primite este bifată. Aliasul de email implicit este expense@(domeniu).com. Schimbați aliasul de email introducând email-ul dorit în câmpul din dreapta lui Alias. Apoi, faceți clic pe Salvează.

Notă

Dacă aliasul de domeniu trebuie să fie configurat, Configurați aliasul de domeniu apare sub caseta de selectare Email-uri Primite, în loc de câmpul adresei de email.

Consultați documentația Nume de domeniu pentru instrucțiuni de configurare și mai multe informații.

Odată ce aliasul de domeniu este configurat, câmpul adresei de email este vizibil sub funcția Email-uri Primite pe pagina Setări din aplicația Cheltuieli.

Odată ce adresa de email a fost introdusă, email-urile pot fi trimise la acel alias pentru a crea cheltuieli noi, fără să fie nevoie să fiți în baza de date Odoo.

Pentru a trimite o cheltuială prin e-mail, creați un e-mail nou și introduceți codul de referință al produsului (dacă este disponibil) și suma cheltuielii ca subiect al e-mailului. Apoi, atașați chitanța la e-mail. Odoo creează cheltuiala preluând informațiile din subiectul e-mailului și combinându-le cu chitanța.

Sfat

Pentru a verifica codul de referință al unei categorii de cheltuieli, accesați aplicația Cheltuieli ‣ Configurare ‣ Categorii cheltuieli. Codurile de referință sunt listate în coloana Referință.

Pentru a adăuga un cod de referință unei categorii de cheltuieli, faceți clic pe categorie pentru a deschide formularul categoriei de cheltuieli. Introduceți codul de referință în câmpul Referință.

screenshot: finance-expenses-log-expenses-ref

menu

Expenses ‣ Configuration ‣ Expense Categories

shows

The Expense Categories list with the "Internal Reference" column visible, showing the reference codes (e.g. FOOD, MIL, TRAVEL) used as the first word of the e-mail subject.

highlight

The "Internal Reference" column.

data

Default demo categories.

module

hr_expense

notes

English UI, light theme, 1440px width.

Example

Dacă trimiteți o cheltuială, prin email, pentru o masă de 25,00 $ în timpul unei călătorii de afaceri, subiectul email-ului ar fi MÂNCARE $25.00.

Explicație:

• Referință pentru categoria de cheltuieli Meals este FOOD

• Cost pentru cheltuială este de $25.00