Rambursează angajații¶

După ce un raport de cheltuieli este postat într-un jurnal contabil, următorul pas este rambursarea angajatului. Angajații pot fi rambursați în numerar, prin cec sau prin depozit direct, în două moduri:

Individual: fiecare raport de cheltuieli individual este rambursat separat.
În masă: mai multe rapoarte de cheltuieli sunt rambursate printr-o singură plată.

Notă

Rambursarea cheltuielilor prin fluturașul de salariu al angajatului nu este disponibilă; opțiunea Rambursați în fluturașul de salariu din pagina de setări trebuie lăsată dezactivată. Cheltuielile sunt întotdeauna plătite printr-o plată obișnuită înregistrată în aplicația Contabilitate.

Setări de rambursare¶

Rambursările pot fi plătite prin cec, numerar sau transfer bancar (denumit de obicei depozit direct). Pentru a configura opțiunile de plată, configurați mai întâi diversele setări accesând aplicația Cheltuieli ‣ Configurare ‣ Setări.

Setați modul în care se efectuează plățile în secțiunea Contabilitate. Faceți clic pe lista derulantă de sub Metode de plată și selectați opțiunea (opțiunile) de plată dorită. Opțiunile disponibile sunt liniile metodelor de plată de ieșire ale jurnalelor bancare și de numerar, de exemplu Manual (Bank), Manual (Cash) și, atunci când metoda de plată Checks este activată pe un jurnal bancar, Checks (Bank). Această setare restricționează metodele de plată doar pentru cheltuielile plătite de companie.

Lăsarea acestui câmp necompletat permite utilizarea tuturor opțiunilor de plată disponibile.

Aceeași secțiune conține și Jurnal cheltuieli angajat (jurnalul implicit utilizat la postarea rapoartelor plătite de angajați) și Cont neachitat cheltuieli (contul de plăți în curs implicit pentru cheltuielile plătite de companie).

screenshot: finance-expenses-reimburse-settings

menu: Expenses ‣ Configuration ‣ Settings
shows: The "Accounting" block of the Expenses settings with the "Employee Expense Journal", "Expense Outstanding Account" and "Payment methods" settings.
highlight: The "Payment methods" many2many field (red frame).
data: Demo company; Employee Expense Journal "Expenses", Payment methods "Manual (Bank)".
module: hr_expense
notes: English UI, light theme, 1440px width, crop to the Accounting block.

Când toate configurațiile dorite sunt complete, faceți clic pe Salvează pentru a activa setările.

Rambursează individual¶

Pentru a rambursa un raport individual de cheltuieli, mai întâi navigați la Aplicația Cheltuieli ‣ Rapoarte de Cheltuieli. Toate rapoartele de cheltuieli sunt prezentate într-o vizualizare listă implicită. Faceți clic pe raportul de cheltuieli care urmează să fie rambursat pentru a vizualiza detaliile raportului.

Important

Numai rapoartele de cheltuieli cu starea Postat pot fi rambursate direct angajatului.

Faceți clic pe butonul Plătește din colțul din stânga sus al raportului de cheltuieli, iar o fereastră pop-up Plătește se încarcă. Introduceți următoarele informații în fereastra pop-up:

Jurnal: selectați din lista derulantă jurnalul contabil în care se postează plata. Opțiunile implicite sunt Bancă sau Numerar.
Metodă de plată: selectați din lista derulantă modul în care se efectuează plata. Dacă pentru Jurnal este selectat Numerar, singura opțiune disponibilă este Plată manuală. Dacă pentru Jurnal este selectat Bancă, opțiunile implicite sunt Plată manuală sau Cecuri.
Cont bancar destinatar: acest câmp apare numai dacă Jurnal este setat la Bancă. Implicit, acest câmp este completat cu contul bancar al angajatului. Dacă angajatul are mai multe conturi bancare de încredere în profilul său de angajat, folosiți lista derulantă pentru a selecta contul bancar dorit.
Sumă: implicit, acest câmp este completat cu suma totală rambursată.
Data plății: introduceți în acest câmp data la care este emisă plata. Implicit, acest câmp este completat cu data curentă.
Notă: Textul introdus în câmpul Rezumat Raport de Cheltuieli al raportului de cheltuieli populează acest câmp în mod implicit.

screenshot: finance-expenses-reimburse-payment

menu: Expenses ‣ Expense Reports ‣ (a posted report) ‣ Register Payment
shows: The "Register Payment" pop-up for one expense report: Journal "Bank", Payment Method "Manual", Recipient Bank Account, Amount, Payment Date and Memo fields, and the "Create Payment" button.
highlight: The "Journal" and "Payment Method" fields.
data: Report "Trip to Brussels", amount 210.00, journal Bank.
module: hr_expense
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Când câmpurile ferestrei pop-up sunt completate, faceți clic pe butonul Creează plată pentru a înregistra plata și a rambursa angajatul. Un banner verde În plată apare acum pe raportul de cheltuieli.

Rambursare în lot¶

Pentru a rambursa mai multe rapoarte de cheltuieli deodată, accesați aplicația Cheltuieli ‣ Rapoarte de cheltuieli pentru a vizualiza toate rapoartele de cheltuieli într-o vizualizare listă. Apoi, selectați rapoartele de cheltuieli de rambursat.

Important

Numai rapoartele de cheltuieli cu starea Postat pot fi rambursate direct angajatului.

Sfat

Ajustați filtrul STATUS din partea stângă pentru a afișa numai rapoartele de cheltuieli Postat. Acesta afișează numai rapoartele de cheltuieli care pot fi rambursate.

Bifați caseta de lângă rapoartele de cheltuieli care se rambursează, apoi faceți clic pe butonul Plătește, iar o fereastră pop-up Plătește se încarcă. Introduceți următoarele informații în fereastra pop-up:

Jurnal: selectați din lista derulantă jurnalul contabil în care se postează plata. Opțiunile implicite sunt Bancă sau Numerar.
Metodă de plată: selectați din lista derulantă modul în care se efectuează plata. Dacă pentru Jurnal este selectat Numerar, singura opțiune disponibilă este Plată manuală. Dacă pentru Jurnal este selectat Bancă, opțiunile implicite sunt Plată manuală sau Cecuri.
Grupează plățile: când sunt selectate mai multe rapoarte de cheltuieli pentru același angajat, apare această opțiune. Bifați caseta pentru a efectua o singură plată pe angajat, în loc de a emite mai multe plăți aceluiași angajat.
Sumă: implicit, acest câmp este completat cu suma totală rambursată pentru toate rapoartele de cheltuieli.
Data Plății: Introduceți data când sunt emise plățile. Data curentă populează acest câmp în mod implicit.

Când câmpurile ferestrei pop-up Plătește sunt completate, faceți clic pe butonul Creează plăți pentru a înregistra plățile și a rambursa angajații.

screenshot: finance-expenses-reimburse-repay-multiple

menu: Expenses ‣ Expense Reports ‣ (several posted reports selected) ‣ Register Payment
shows: The "Register Payment" pop-up opened for several posted expense reports at once: Journal, Payment Method, Group Payments checkbox, Payment Date and the "Create Payment" button.
highlight: The "Group Payments" checkbox.
data: Two posted reports of the same employee.
module: hr_expense
notes: English UI, light theme, 1440px width.