Reembolsar a los empleados¶

Una vez que un informe de gastos se ha contabilizado en un diario contable, el siguiente paso es reembolsar al empleado. Los empleados se pueden reembolsar mediante efectivo, cheque o transferencia directa de dos formas:

De forma individual: Cada informe de gastos individual se reembolsa por separado.
En lote: Varios informes de gastos se reembolsan en un solo pago.

Nota

Reembolsar los gastos a través de la nómina del empleado no está disponible; la opción Reembolsar en la nómina de la página de ajustes debe permanecer desactivada. Los gastos siempre se pagan con un pago normal registrado en la aplicación Contabilidad.

Ajustes de reembolso¶

Los reembolsos se pueden pagar mediante cheque, efectivo o transferencia bancaria (a la que normalmente se hace referencia como transferencia directa). Para configurar las opciones de pago, primero configure los distintos ajustes desde Aplicación de gastos ‣ Configuración ‣ Ajustes.

Configure cómo se realizan los pagos en la sección Contabilidad. Haga clic en el menú desplegable debajo de Métodos de pago y seleccione la o las opciones de pago deseadas. Las opciones disponibles son las líneas de método de pago saliente de los diarios de banco y de efectivo, por ejemplo, Manual (Banco), Manual (Efectivo) y, cuando el método de pago Cheques está habilitado en un diario de banco, Cheques (Banco). Este ajuste solo restringe los métodos de pago para los gastos pagados por la empresa.

Dejar este campo en blanco permite utilizar todas las opciones de pago disponibles.

La misma sección también contiene el Diario de gastos de empleados (el diario predeterminado que se utiliza al contabilizar los informes pagados por los empleados) y la Cuenta pendiente de gastos (la cuenta pendiente predeterminada para los gastos pagados por la empresa).

screenshot: finance-expenses-reimburse-settings

menu: Expenses ‣ Configuration ‣ Settings
shows: The "Accounting" block of the Expenses settings with the "Employee Expense Journal", "Expense Outstanding Account" and "Payment methods" settings.
highlight: The "Payment methods" many2many field (red frame).
data: Demo company; Employee Expense Journal "Expenses", Payment methods "Manual (Bank)".
module: hr_expense
notes: English UI, light theme, 1440px width, crop to the Accounting block.

Haga clic en Guardar cuando haya terminado de realizar su configuración para activar los ajustes.

Reembolsos individuales¶

Para reembolsar un informe de gastos, vaya a Gastos ‣ Informes de gastos. Todos los informes de gastos aparecen en la vista de lista de forma predeterminada. Haga clic en el informe a reembolsar para ver sus detalles.

Importante

Solo los informes de gastos con el estado Contabilizado se pueden reembolsar directamente al empleado.

Haga clic en el botón Pagar en la esquina superior izquierda del informe de gastos y se abrirá una ventana emergente Pagar. Ingrese la siguiente información en la ventana emergente:

Diario: Seleccione el diario contable en el que se registrará el pago con el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son Banco o Efectivo.
Método de pago: Seleccione cómo se realiza el pago con el menú desplegable. Si selecciona Efectivo en Diario, la única opción disponible es Pago manual. Si selecciona Banco en Diario, las opciones predeterminadas son Pago manual o Cheques.
Cuenta bancaria del destinatario: Este campo solo aparece si Diario está establecido en Banco. La cuenta bancaria del empleado completa este campo de forma predeterminada. Si el empleado tiene más de una cuenta bancaria de confianza en su perfil de empleado, use el menú desplegable para seleccionar la cuenta bancaria deseada.
Importe: El importe total que se reembolsa completa este campo de forma predeterminada.
Fecha de pago: Ingrese la fecha en la que se emite el pago en este campo. La fecha actual completa este campo de forma predeterminada.
Memorando: El texto ingresado en el campo Resumen del informe de gastos del informe completa este campo de forma predeterminada

screenshot: finance-expenses-reimburse-payment

menu: Expenses ‣ Expense Reports ‣ (a posted report) ‣ Register Payment
shows: The "Register Payment" pop-up for one expense report: Journal "Bank", Payment Method "Manual", Recipient Bank Account, Amount, Payment Date and Memo fields, and the "Create Payment" button.
highlight: The "Journal" and "Payment Method" fields.
data: Report "Trip to Brussels", amount 210.00, journal Bank.
module: hr_expense
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Cuando se completen los campos de la ventana emergente, haga clic en el botón Crear pago para registrar el pago y reembolsar al empleado. Ahora aparecerá un aviso verde de En proceso de pago en el informe de gastos.

Reembolsos en lote¶

Para reembolsar varios informes de gastos a la vez, vaya a Gastos ‣ Informes de gastos para ver todos los informes de gastos en una vista de lista. A continuación, seleccione los informes de gastos que se van a reembolsar.

Importante

Solo los informes de gastos con el estado Contabilizado se pueden reembolsar directamente al empleado.

Truco

Ajuste el filtro ESTADO del lado izquierdo para mostrar únicamente los informes de gastos Registrados. Esto muestra solo los informes de gastos que se pueden reembolsar.

Marque la casilla junto a los informes de gastos que se van a reembolsar y, a continuación, haga clic en el botón Pagar; se abrirá una ventana emergente Pagar. Ingrese la siguiente información en la ventana emergente:

Diario: Seleccione el diario contable en el que se registrará el pago con el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son Banco o Efectivo.
Método de pago: Seleccione cómo se realiza el pago con el menú desplegable. Si selecciona Efectivo en Diario, la única opción disponible es Pago manual. Si selecciona Banco en Diario, las opciones predeterminadas son Pago manual o Cheques.
Agrupar pagos: Esta opción aparece cuando se seleccionan varios informes de gastos para el mismo empleado. Marque la casilla para que se realice un solo pago por empleado, en lugar de emitir varios pagos al mismo empleado.
Importe: El importe total que se reembolsa por todos los informes de gastos completa este campo de forma predeterminada.
Fecha de pago: Ingrese la fecha en que se emiten los pagos. Este campo se completa con la fecha actual de forma predeterminada.

Cuando se completen los campos de la ventana emergente Pagar, haga clic en el botón Crear pagos para registrar los pagos y reembolsar a los empleados.

screenshot: finance-expenses-reimburse-repay-multiple

menu: Expenses ‣ Expense Reports ‣ (several posted reports selected) ‣ Register Payment
shows: The "Register Payment" pop-up opened for several posted expense reports at once: Journal, Payment Method, Group Payments checkbox, Payment Date and the "Create Payment" button.
highlight: The "Group Payments" checkbox.
data: Two posted reports of the same employee.
module: hr_expense
notes: English UI, light theme, 1440px width.