Germania

Contabilitate

Planul de conturi

Ambele planuri de conturi, SKR03 și SKR04, sunt acceptate în Odoo. Când este creată o bază de date nouă pentru o companie germană, SKR03 este instalat implicit.

Verificați care este instalat mergând la Contabilitate ‣ Configurare ‣ Setări și verificând câmpul Pachet din secțiunea Localizare Fiscală.

Atenționare

Selectarea unui alt pachet este posibilă doar dacă nu ați creat o înregistrare contabilă. Dacă una a fost înregistrată, o nouă companie sau bază de date trebuie configurată pentru a selecta alt pachet. În plus, toate înregistrările din jurnal vor trebui create din nou.

Notă

Versiunile germane ale rapoartelor financiare (bilanț, profit și pierdere, Umsatzsteuervoranmeldung, listă vânzări CE, Intrastat), exporturile DATEV, exportul XML GoBD și Punctul de vânzare certificat cu sistem tehnic de securitate (TSS / DSFinV-K) nu sunt disponibile în această ediție. În schimb, pot fi utilizate rapoartele financiare generice, raportul de taxe (cu grilele germane UStVA) și declarația Intrastat.

Conformitatea GoBD

GoBD înseamnă Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Pe scurt, este o directivă pentru gestionarea și stocarea adecvată a cărților, înregistrărilor și documentelor în formă electronică, precum și pentru accesul la date, care este relevantă pentru autoritatea fiscală germană, declarația fiscală și bilanțul contabil.

Aceste principii au fost scrise și publicate de Ministerul Federal de Finanțe (BMF) în noiembrie 2014. Din ianuarie 2015, acestea au devenit norma și au înlocuit practicile acceptate anterior legate de contabilitatea bazată pe computer. Câteva modificări au fost făcute de BMF în 2019 și ianuarie 2020 pentru a specifica o parte din conținut datorită dezvoltării soluțiilor digitale (găzduire în cloud, companii fără hârtie, etc.).

Important

Odoo este certificat conform GoBD.

Înțelegerea GoBD în relație cu software-ul contabil

GoBD este obligatorie pentru companiile care trebuie să prezinte conturi, care include IMM-uri, freelanceri și antreprenori, autorităților financiare. Ca atare, contribuabilul însuși este singurul responsabil pentru păstrarea completă și exhaustivă a datelor relevante fiscal (datele financiare și conexe menționate mai sus).

În afara cerințelor software, utilizatorul este obligat să asigure sisteme de control intern (în conformitate cu sec. 146 din Codul Fiscal):

  • controlul drepturilor de acces;

  • segregarea sarcinilor, separarea funcțională;

  • controalele de intrare (notificări de eroare, verificări de plauzibilitate);

  • verificările de reconciliere la introducerea datelor;

  • controalele de procesare; și

  • măsuri pentru a preveni manipularea intenționată sau neintenționată a software-ului, datelor sau documentelor.

Utilizatorul trebuie să distribuie sarcinile din cadrul organizației sale către pozițiile relevante (control) și să verifice că sarcinile sunt îndeplinite corect și complet (supraveghere). Rezultatul acestor controale trebuie înregistrat (documentare), și dacă sunt găsite erori în timpul acestor controale, măsuri adecvate pentru a corecta situația ar trebui puse în aplicare (prevenire).

Securitatea datelor

Contribuabilul trebuie să securizeze sistemul împotriva oricărei pierderi de date din cauza ștergerilor, eliminărilor sau furtului oricăror date. Dacă înregistrările nu sunt suficient de securizate, contabilitatea va fi considerată ca nefiind în conformitate cu directivele GoBD.

Odată ce rezervările au fost în sfârșit publicate, acestea nu mai pot fi modificate sau șterse prin intermediul aplicației.

  • Dacă baza de date este găzduită de un furnizor de găzduire, verificați ce garanții privind copiile de rezervă fac parte din serviciu. În plus, copiile de rezervă periodice pot fi descărcate și salvate pe sisteme externe.

  • Dacă serverul este operat local, utilizatorul este responsabil pentru crearea infrastructurii de backup necesare.

Important

În unele cazuri, datele trebuie păstrate timp de zece ani sau mai mult, așa că aveți întotdeauna copii de siguranță salvate. Este și mai important dacă decideți să schimbați furnizorul de software.

Responsabilitatea editorului de software

Având în vedere că GoBD se aplică doar contribuabilului, editorul de software nu poate fi în niciun caz considerat responsabil pentru documentarea precisă și conformă a datelor tranzacționale financiare ale utilizatorilor săi. Poate doar să furnizeze instrumentele necesare pentru ca utilizatorul să respecte directivele legate de software descrise în GoBD.

Asigurarea conformității prin Odoo

Cuvintele cheie, când vine vorba de GoBD sunt: trasabile, verificabile, adevărate, clare și continue. Pe scurt, trebuie să aveți o arhivare rezistentă la audit în loc, și Odoo vă oferă mijloacele pentru a atinge toate aceste obiective:

  1. Trasabilitate și verificabilitate
    Fiecare înregistrare în Odoo este marcată cu creatorul documentului, data creării, data modificării și cine l-a modificat. În plus, câmpurile relevante sunt urmărite. Astfel, se poate vedea ce valoare a fost schimbată de cine în conversația obiectului relevant.
  2. Completitudine
    Toate datele financiare trebuie înregistrate în sistem, și nu pot exista lacune. Odoo asigură că nu există lacune în numerotarea tranzacțiilor financiare. Este responsabilitatea utilizatorului să codifice toate datele financiare în sistem. Deoarece majoritatea datelor financiare în Odoo sunt generate automat, rămâne responsabilitatea utilizatorului să codifice complet toate facturile furnizorilor și operațiunile diverse.
  3. Precizie
    Odoo asigură că, cu configurarea corectă, sunt utilizate conturile corecte. În plus, mecanismele de control dintre comenzile de achiziție și comenzile de vânzare și facturile lor respective reflectă realitatea afacerii. Este responsabilitatea utilizatorului să scaneze și să atașeze factura de furnizor pe suport de hârtie la înregistrarea respectivă din Odoo.
  4. Rezervare și evidență în timp util
    Deoarece majoritatea datelor financiare din Odoo sunt generate de obiectele tranzacționale (de exemplu, factura este înregistrată la confirmare), Odoo asigură păstrarea în timp util a înregistrărilor. Este responsabilitatea utilizatorului să codifice toate facturile primite de la furnizori în timp util, precum și operațiunile diverse.
  5. Ordin
    Datele financiare stocate în Odoo sunt, prin definiție, ordonate și pot fi reordonate conform majorității câmpurilor prezente în model. O ordonare specifică nu este impusă de GoBD, dar sistemul trebuie să asigure că o anumită tranzacție financiară poate fi găsită rapid de un expert terț. Odoo asigură aceasta din fabrică.
  6. Inalterabilitate
    Cu localizarea germană Odoo, Odoo este configurat în standard astfel încât clauza de inalterabilitate să poată fi respectată fără nicio personalizare suplimentară.

Exportul GoBD

În cazul controlului fiscal, autoritatea fiscală poate solicita trei niveluri de acces la sistemul contabil (Z1, Z2, Z3). Aceste niveluri variază de la accesul direct la interfață până la predarea datelor financiare pe un dispozitiv de stocare.

În cazul transferului datelor financiare către un suport de stocare, GoBD nu impune formatul. Acesta poate fi, de exemplu, XLS, CSV, XML, Lotus 123, format SAP, format AS/400 sau altul. Odoo acceptă exportul CSV și XLSX al datelor financiare din start (vizualizările listă și rapoartele dinamice). GoBD recomandă exportul într-un format GoBD specific bazat pe XML (consultați „Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung” §3), dar acesta nu este obligatoriu; acest export XML nu este disponibil în această ediție.

Neconformitatea

În caz de încălcare, vă puteți aștepta la o amendă și la o hotărâre judecătorească care să ceară implementarea unor măsuri specifice.