Alemania

Contabilidad

Plan contable

Odoo es compatible con los planes de cuentas SKR03 y SKR04. Cuando se crea una base de datos nueva para una empresa alemana, se instala SKR03 de forma predeterminada.

Verifique cuál está instalado en Contabilidad ‣ Configuración ‣ Ajustes y consulte el campo Paquete en la sección Localización fiscal.

Advertencia

Solo es posible seleccionar otro paquete si no ha creado ningún asiento contable. Si ya se registró uno, deberá configurar una nueva empresa o base de datos para seleccionar otro paquete. Además, deberá volver a crear todos los asientos contables.

Nota

Las versiones alemanas de los informes financieros (balance general, pérdidas y ganancias, Umsatzsteuervoranmeldung, lista de ventas CE, Intrastat), las exportaciones DATEV, la exportación XML de GoBD y el Punto de venta certificado con sistema de seguridad técnica (TSS / DSFinV-K) no están disponibles en esta edición. En su lugar, se pueden usar los informes financieros genéricos, el informe de impuestos (con las cuadrículas UStVA alemanas) y la declaración de Intrastat.

Cumplimiento con el GoBD

GoBD son las siglas en alemán de Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. En resumen, es una directriz para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos, relevante para la autoridad tributaria alemana, la declaración de impuestos y el balance.

Estos principios fueron redactados y publicados por el Ministerio Federal de Finanzas (BMF) en noviembre de 2014. Desde enero de 2015, se han convertido en la norma y han reemplazado las prácticas contables informatizadas aceptadas anteriormente. El BMF realizó varios cambios en 2019 y enero de 2020 para especificar parte del contenido debido al desarrollo de soluciones digitales (alojamiento en la nube, empresas sin papel, etc.).

Importante

Odoo está certificado como compatible con el GoBD.

Comprender el GoBD en relación con el software de contabilidad

El GoBD es vinculante para las empresas que deben presentar cuentas ante las autoridades financieras, lo que incluye a pymes, autónomos y empresarios. Por lo tanto, el propio contribuyente es el único responsable de mantener de forma completa y exhaustiva los datos fiscalmente relevantes (los datos financieros y relacionados mencionados anteriormente).

Además de los requisitos de software, el usuario debe garantizar sistemas de control interno (de acuerdo con la sección 146 del Código Fiscal):

• control de permisos de acceso;

• segregación de funciones, separación funcional;

• controles de entrada (notificaciones de errores, verificaciones de plausibilidad);

• verificaciones de conciliación al introducir los datos;

• controles de procesamiento; y

• medidas para evitar la manipulación intencional o involuntaria de software, datos o documentos.

El usuario debe distribuir las tareas dentro de su organización entre los puestos correspondientes (control) y verificar que se realicen de forma correcta y completa (supervisión). El resultado de estos controles debe registrarse (documentación) y, si se detectan errores durante estos controles, se deben implementar las medidas adecuadas para corregir la situación (prevención).

Seguridad de los datos

El contribuyente debe proteger el sistema contra cualquier pérdida de datos debido a la eliminación, remoción o robo de cualquier dato. Si los registros no están lo bastante protegidos, la contabilidad se considerará no conforme con las directrices del GoBD.

Una vez que se publique el registro de libros, ya no se pueden modificar o eliminar por medio de la aplicación.

• Si la base de datos está alojada por un proveedor de hosting, consulte qué garantías de copias de seguridad forman parte del servicio. Además, se pueden descargar copias de seguridad periódicas y almacenarlas en sistemas externos.

• Si el servidor se ejecuta de forma local, el usuario es responsable de crear la infraestructura de respaldo necesaria.

Importante

En algunos casos, es necesario conservar los datos durante diez años o más, así que siempre tenga copias de seguridad almacenadas ya que son aún más importantes si decide cambiar de proveedor de software.

Responsabilidad del editor del software

Dado que el GoBD aplica únicamente al contribuyente, el editor del software no puede ser considerado responsable en ningún caso de la documentación precisa y conforme de los datos de las transacciones financieras de sus usuarios. Solo puede proporcionar las herramientas necesarias para que el usuario respete las directrices relacionadas con el software descritas en el GoBD.

Garantizar el cumplimiento con Odoo

Las palabras clave en lo que respecta al GoBD son: trazable, verificable, veraz, claro y continuo. En resumen, necesita contar con un archivo a prueba de auditorías y Odoo le proporciona los medios para lograr todos estos objetivos:

1. Trazable y verificable

   Cada registro en Odoo indica quién creó el documento, la fecha de creación, la fecha de modificación y quién lo modificó. Además, se hace seguimiento de los campos relevantes. Así, es posible ver qué valor cambió y quién lo hizo en el chatter del objeto correspondiente.
2. Completo

   Todos los datos financieros deben registrarse en el sistema y no puede haber huecos. Odoo garantiza que no haya huecos en la numeración de las transacciones financieras. Es responsabilidad del usuario registrar todos los datos financieros en el sistema. Como la mayoría de los datos financieros en Odoo se generan de forma automática, sigue siendo responsabilidad del usuario registrar por completo todas las facturas de proveedor y las operaciones diversas.
3. Precisión

   Odoo garantiza que, con la configuración correcta, se utilicen las cuentas correctas. Además, los mecanismos de control entre los pedidos de compra y los pedidos de venta y sus respectivas facturas reflejan la realidad de la empresa. Es responsabilidad del usuario escanear y adjuntar la factura de proveedor en papel al registro correspondiente en Odoo.
4. Contabilización y registros puntuales

   Ya que la mayoría de la información financiera en Odoo se genera con objetos transaccionales (por ejemplo, la factura se registra al confirmarla), Odoo garantiza la puntualidad en el mantenimiento de los registros. Es responsabilidad del usuario codificar puntualmente todas las facturas del proveedor entrantes, así como las operaciones misceláneas.
5. Orden

   Los datos financieros almacenados en Odoo están, por definición, ordenados y se pueden reordenar según la mayoría de los campos presentes en el modelo. El GoBD no exige un orden específico, pero el sistema debe garantizar que un experto externo pueda encontrar rápidamente una transacción financiera determinada. Odoo garantiza esto desde el primer momento.
6. Inalterabilidad

   Al instalar la localización alemana, Odoo se configura de tal manera que se podrá adherir a la cláusula de inalterabilidad sin tener que realizar más personalizaciones.

Exportación GoBD

En caso de control fiscal, la autoridad tributaria puede pedirle al sistema de contabilidad tres niveles de acceso (Z1, Z2, Z3). Estos niveles varían de acceso directo a la interfaz, hasta la entrega de datos financieros en un dispositivo de almacenamiento.

En el caso de una entrega de datos financieros a un dispositivo de almacenamiento, la GoBD no impone un formato. Puede ser, por ejemplo, en XLS, CSV, XML, Lotus 123, formato SAP, formato AS/400 u otros. Odoo admite la exportación de datos financieros en CSV y XLSX de forma nativa (vistas de lista y los informes dinámicos). La GoBD recomienda la exportación en un formato XML específico de GoBD (véase «Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung» §3), pero no es vinculante; esta exportación XML no está disponible en esta edición.

Incumplimiento

En caso de infracción, se puede esperar una multa y una orden judicial que exija la implementación de medidas específicas.