Documentos¶
Cada equipo puede tener varios documentos adjuntos: manuales, certificados, registros de calibración, documentos de garantía, libros de mantenimiento y mucho más.
- menu
- Equipment Management ‣ Equipment ‣ (open an equipment) ‣ Documents
- shows
- The Documents tab of an equipment with four document lines of different types (Manual, Certificate, Calibration, Warranty), each with an expiry date and an attached file.
- highlight
- The Type and Expiry Date columns (red frame).
- data
- Equipment "Zeiss Contura CMM"; documents "User manual", "CE certificate", "Calibration 2026", "Warranty".
- module
- equipment
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop to the tab.
Tipos de documento¶
Cada documento tiene un tipo que lo clasifica:
Manual: manuales de usuario, instrucciones de funcionamiento.
Certificado: certificados de cumplimiento, certificaciones de seguridad.
Calibración: certificados y registros de calibración.
Garantía: documentación de garantía.
Libro de mantenimiento: historial de servicio y registros de mantenimiento.
Otro: cualquier otro tipo de documento.
Añadir documentos¶
Los documentos se pueden añadir directamente en el formulario del equipo, en la pestaña Documentos:
Haga clic en Agregar una línea en la tabla de documentos.
Introduzca un Nombre para el documento.
Seleccione el Tipo.
Establezca la Fecha de vencimiento si corresponde (especialmente importante para certificados, calibraciones y garantías).
Suba el Archivo.
Opcionalmente, añada Notas.
También se puede acceder a los documentos desde el botón estadístico Documentos, que abre la vista de lista completa de documentos con filtros y agrupaciones avanzados.
Seguimiento de vencimientos¶
Los documentos con una Fecha de vencimiento se supervisan automáticamente mediante una tarea programada diaria. Cuando la fecha de vencimiento de un documento se encuentra dentro del periodo de aviso configurado (30 días de forma predeterminada), el sistema crea una actividad en el registro del equipo para avisar al usuario asignado.
Cómo funciona:
La tarea automatizada se ejecuta a diario y comprueba todos los documentos cuya fecha de vencimiento se encuentra dentro del periodo de aviso.
Solo se comprueban los equipos en estado Activo.
Se crea una actividad de aviso para cada documento próximo a vencer, asignada al primer responsable del equipo (o al administrador de la empresa como opción alternativa).
Se evitan las actividades duplicadas: si ya existe una actividad de aviso para el mismo documento, no se crea una nueva.
Configurar el periodo de aviso:
Vaya a y establezca el número de días. El valor predeterminado es 30 días.
Nota
El seguimiento de vencimientos se aplica a todos los tipos de documento, no solo a los de calibración. Si tiene una garantía que vence en 30 días, también recibirá una notificación.
Buscar y filtrar documentos¶
La vista de lista de documentos independiente (accesible desde el botón estadístico Documentos) incluye:
Filtro: Próximos a vencer (30 días): muestra los documentos que vencen en los próximos 30 días.
Filtro: Vencidos: muestra los documentos cuya fecha de vencimiento ya ha pasado.
Agrupar por: Tipo: agrupa los documentos por su tipo.
Agrupar por: Equipo: agrupa los documentos por su equipo principal.