Documente

Fiecare echipament poate avea mai multe documente atașate — manuale, certificate, fișe de calibrare, documente de garanție, cărți de service și altele.

screenshot: services-equipment-documents-tab
menu
Equipment Management ‣ All Equipment ‣ (open an equipment) ‣ Documents
shows
The Documents tab of an equipment with four document lines of different types (Manual, Certificate, Calibration, Warranty), each with an expiry date and an attached file.
highlight
The Type and Expiry Date columns (red frame).
data
Measuring device "CT-2019-0043 - Contura" (manufacturer "Zeiss", model "Contura"); documents "User manual", "CE certificate", "Calibration 2026", "Warranty".
module
equipment, equipment_measuring
notes
English UI, light theme, 1440px width, crop to the tab.

Tipuri de documente

Fiecare document are un tip care îl încadrează într-o categorie:

  • Manual: manuale de utilizare, instrucțiuni de operare.

  • Certificat: certificate de conformitate, certificări de siguranță.

  • Calibrare: certificate și fișe de calibrare.

  • Garanție: documentația de garanție.

  • Carte de service: istoricul de service și jurnalele de întreținere.

  • Altele: orice alt tip de document.

Adăugarea documentelor

Documentele pot fi adăugate direct în formularul echipamentului, în fila Documente:

  1. Faceți clic pe Adaugă o linie în tabelul de documente.

  2. Introduceți un Nume pentru document.

  3. Selectați Tipul.

  4. Setați Data de expirare, dacă este cazul (în special pentru certificate, calibrări și garanții).

  5. Încărcați Fișierul.

  6. Opțional, adăugați Note.

Documentele pot fi accesate și din butonul statistic Documente, care deschide lista completă de documente cu filtrare și grupare avansate.

Urmărirea expirării

Documentele cu o Dată de expirare sunt monitorizate automat de o sarcină programată zilnică. Când data de expirare a unui document se încadrează în perioada de avertizare configurată (implicit: 30 de zile), sistemul creează o activitate în înregistrarea echipamentului pentru a alerta utilizatorul responsabil.

Cum funcționează:

  • Sarcina cron rulează zilnic și verifică toate documentele a căror dată de expirare se încadrează în perioada de avertizare.

  • Sunt verificate doar echipamentele în starea Activ.

  • Pentru fiecare document care urmează să expire se creează o activitate de avertizare, atribuită primului responsabil al echipamentului (sau administratorului companiei, ca soluție de rezervă).

  • Activitățile duplicate sunt evitate — dacă există deja o activitate de avertizare pentru același document, nu se creează una nouă.

Configurarea perioadei de avertizare:

Navigați la Gestionare echipament ‣ Setări ‣ Configurare ‣ Automatizare ‣ Zile de avertizare expirare document și setați numărul de zile. Valoarea implicită este de 30 de zile.

Notă

Urmărirea expirării se aplică tuturor tipurilor de documente, nu doar documentelor de calibrare. Dacă aveți o garanție care expiră în 30 de zile, veți primi, de asemenea, o notificare.

Căutarea și filtrarea documentelor

Lista de documente independentă (accesibilă din butonul statistic Documente) include:

  • Filtru: Expiră (30 de zile): afișează documentele care expiră în următoarele 30 de zile.

  • Filtru: Expirate: afișează documentele a căror dată de expirare a trecut.

  • Grupează după: Tip: grupează documentele după tipul lor.

  • Grupează după: Echipament: grupează documentele după echipamentul căruia îi aparțin.