Urmărire a facturilor¶
Mesaje de urmărire pot fi trimise clienților atunci când plățile sunt restante. eYssen ERP ajută la identificarea plăților întârziate și vă permite să programați și să trimiteți memento-urile adecvate folosind niveluri de urmărire în funcție de numărul de zile de întârziere. Memento-urile pot fi trimise prin mai multe canale: e-mail, SMS, scrisoare poștală, un link online Plătește acum și activități programate.
Configurare¶
Niveluri de urmărire¶
Pentru a configura scara de escaladare, accesați . Fiecare înregistrare este un nivel care se aplică odată ce o factură atinge un anumit număr de zile după data scadenței. Când mai multe niveluri sunt eligibile, se aplică cel mai înalt nivel pe care cea mai veche factură restantă l-a atins deja.
Niveluri de urmărire implicite¶
O scară gata de utilizare, cu șapte niveluri, este creată automat la instalarea aplicației, astfel încât memento-urile să poată fi revizuite și trimise fără nicio configurare:
Nivel |
Zile scadență |
Scop (canal implicit: e-mail) |
|---|---|---|
Plată scadentă astăzi |
0 |
Notificare amicală că suma devine scadentă astăzi. Nimic nu este încă restant. |
Plată restantă |
1 |
Data scadenței a trecut, iar plata nu a fost primită. |
Memento de plată |
8 |
Memento că factura este încă neplătită. |
Memento repetat |
15 |
Memento repetat, deoarece factura rămâne neplătită. |
Notificare urgentă |
30 |
Notificare mai insistentă, care solicită plata imediată. |
Avertisment |
45 |
Avertisment înainte de pasul final. |
Notificare finală / juridică |
60 |
Ultimul pas înainte de recuperarea pe cale juridică, marcat Nivel final / juridic. |
Important
Fiecare nivel implicit este livrat cu Automat dezactivat. Instalarea aplicației nu trimite deci niciodată nimic de la sine: fiecare memento este trimis numai după ce cineva îl revizuiește și îl trimite. Trimiterea automată începe numai după ce un administrator activează Automat pe nivelurile individuale care trebuie trimise fără supraveghere (consultați Urmăriri automate).
Sfat
Scara implicită poate fi editată sau ștearsă fără risc — o actualizare a aplicației nu o va restaura. Într-o bază de date multi-companie, adăugați câte o scară pentru fiecare companie.
- menu
- Accounting ‣ Configuration ‣ Accounting ‣ Follow-up Levels
- shows
- Accounting ▸ Configuration ▸ Accounting ▸ Follow-up Levels list view, showing the seven default levels (Due Days 0/1/8/15/30/45/60), with the Send Email / Send SMS / Send Letter / Show Interest / Automatic / Final columns visible — the Automatic column unticked on every row.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Pentru a modifica un nivel, faceți clic pe înregistrare. Din vizualizarea formularului, setați Nume nivel și numărul de Zile scadență înainte de trimiterea memento-ului, apoi alegeți canalele și opțiunile:
Trimite e-mail: trimiteți memento-ul prin e-mail. Selectați un Șablon e-mail pentru fiecare nivel; când este lăsat gol, se utilizează șablonul implicit de memento al aplicației.
Trimite SMS: trimiteți un mesaj text SMS, utilizând Șablon SMS al nivelului.
Trimite scrisoare (poștă): trimiteți memento-ul ca scrisoare poștală prin Scrisoare clasică.
Atașează facturile restante: atașați facturile restante ale clientului la e-mail și/sau la scrisoare ca fișiere PDF separate.
Afișează dobânda de întârziere: afișați blocul informativ cu dobânda și comisionul de recuperare pe memento-ul acestui nivel (consultați Dobânda de întârziere (informativă)).
Automat: lăsați acțiunea programată zilnică să trimită acest nivel fără revizuire manuală (consultați Urmăriri automate). Când este dezactivat, nivelul este trimis numai după ce un om îl revizuiește.
Nivel final / juridic: marcați ultimul nivel, cel al notificării juridice. Este informativ și poate fi utilizat în formularea memento-ului.
Notă
Trimiterea de mesaje SMS sau de scrisori poștale necesită credit In-App Purchase (IAP). E-mailul și linkul online Plătește acum nu necesită.
- menu
- Accounting ‣ Configuration ‣ Accounting ‣ Follow-up Levels ‣ Repeated Reminder
- shows
- a single follow-up level form (e.g. "Repeated Reminder"), left column Level Name / Due Days / Automatic / Final-Legal, right column Send Email + Email Template / Send SMS + SMS Template / Send Letter / Attach Overdue Invoices / Show Late-payment Interest.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Bifați Programează activitate, în partea de jos a formularului, pentru a crea automat o activitate când nivelul este declanșat. Bifarea acesteia dezvăluie secțiunea Activitate, care conține caseta de selectare propriu-zisă împreună cu câmpurile Tip activitate, Atribuie activitatea către, Rezumat activitate și Notă activitate.
Dobânda de întârziere (informativă)¶
Pentru a afișa pe memento-uri o sumă de dobândă de întârziere și, pentru clienții business, un comision fix de recuperare, accesați și, în secțiunea Facturi clienți, activați Dobândă de întârziere la memento-uri:
Dobândă de întârziere la memento-uri: activați blocul și setați rata anuală a dobânzii (în %).
Comision de recuperare (B2B): opțional, adăugați un comision fix de recuperare, aplicat numai clienților companii (business).
Blocul este afișat numai pe nivelurile pentru care opțiunea Afișează dobânda de întârziere este activată.
Important
Aceste sume sunt numai pentru afișare. Sunt calculate și afișate pe memento cu titlu informativ, dar aplicația nu creează niciodată o înregistrare contabilă — nicio dobândă sau comision nu este postat în contabilitate.
- menu
- Accounting ‣ Configuration ‣ Settings
- shows
- Accounting ▸ Configuration ▸ Settings, the "Late-payment Interest on Reminders" setting expanded, with the rate % field and the Collection fee (B2B) toggle + amount visible.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Facturi tratate ca plătite¶
Accesați și, în secțiunea Facturi clienți, setați Facturi tratate ca plătite. Alegerea se aplică memento-urilor automate zilnice și fiecărei trimiteri manuale (de la un client, dintr-o listă de clienți sau din lista de facturi).
Plătit integral (implicit): numai facturile plătite integral sunt omise. Facturile în starea În plată — o plată a fost înregistrată, dar nu a fost încă potrivită pe extrasul bancar — sunt în continuare incluse, chiar dacă rămâne o sumă deschisă.
Plătit integral și în curs de plată: omite și facturile în starea În plată. Utilizați această opțiune atunci când o plată înregistrată nu trebuie să declanșeze un memento cât timp așteaptă potrivirea bancară.
Facturile stornate sunt întotdeauna omise. Facturile neplătite și cele plătite parțial sunt întotdeauna incluse.
- menu
- Accounting ‣ Configuration ‣ Settings
- shows
- Accounting ▸ Configuration ▸ Settings, Customer Invoices section, the "Invoices treated as paid" radio with Fully Paid / Fully Paid and In Payment.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Procesul de urmărire¶
Notă
Reconciliați toate tranzacțiile bancare înainte de a începe procesul de urmărire, pentru a evita trimiterea de memento-uri pentru facturile care au fost deja plătite. Pentru a omite și facturile aflate încă în starea În plată cât timp așteaptă potrivirea bancară, setați Facturi tratate ca plătite la Plătit integral și în curs de plată (consultați Facturi tratate ca plătite).
Urmăriri pentru un client¶
Pentru o privire de ansamblu detaliată asupra stării de urmărire a unui client, accesați , deschideți formularul clientului și faceți clic pe fila Urmărire plăți. Fila afișează:
Stare urmărire: Nicio acțiune necesară, Necesită acțiune sau Cu facturi restante.
Data următoarei urmăriri: data limită înainte de care clientul nu va mai fi somat; setată automat după trimiterea unui memento și ajustabilă manual.
Responsabil urmărire: utilizatorul care gestionează urmărirea.
Total restant și Total datorat: sumele restante și totale deschise de încasat de la client.
- menu
- Accounting ‣ Customers ‣ Customers ‣ (open a customer) ‣ Payment Follow-up tab
- shows
- a customer form open on the "Payment Follow-up" tab, showing Follow-up Status = In Need of Action, Next Follow-up Date, Follow-up Responsible, Total Overdue / Total Due, the internal note, and the "Send Reminder" button.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Faceți clic pe Trimiteți memento pentru a deschide fereastra de revizuire, ajustați Nivel dacă este necesar și faceți clic pe Trimite. Memento-ul acoperă întregul extras restant al clientului.
Notă
Informațiile de contact din formularul clientului sunt utilizate pentru trimiterea memento-ului. Un client fără un contact utilizabil pentru canalul ales este omis, iar omiterea este înregistrată.
Chatter-ul păstrează o evidență completă a fiecărei acțiuni de urmărire.
Urmăriri pentru mai mulți clienți¶
Pentru a acționa asupra mai multor clienți simultan, accesați , comutați la vizualizarea listă și selectați clienții care necesită urmărire (filtrați după Facturi restante pentru a restrânge lista). Apoi faceți clic pe (Acțiuni) și selectați Trimite memento de plată. O fereastră de revizuire listează câte o linie pentru fiecare client cu Nivel stabilit; ajustați dacă este necesar și faceți clic pe Trimite. Fiecare client primește întregul său extras restant. Clienții al căror sold restant net este zero sau negativ sunt omiși automat.
Urmăriri din lista de facturi restante¶
Puteți începe memento-urile și din lista de facturi. Accesați , filtrați după Restanță și selectați facturile de somat. Apoi faceți clic pe (Acțiuni) și selectați Trimite memento de plată. Facturile selectate sunt grupate pe clienți în fereastra de revizuire.
Important
Spre deosebire de punctele de intrare la nivel de client, un memento inițiat din lista de facturi este delimitat: acoperă numai facturile selectate (conținut, atașamente, înregistrare în jurnal și dobândă), nu întregul extras al clientului.
- menu
- Accounting ‣ Customers ‣ Invoices
- shows
- Accounting ▸ Customers ▸ Invoices list filtered on Overdue, several rows ticked, the Actions (gear) menu open with "Send Payment Reminder" highlighted.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Istoricul memento-urilor pe facturi¶
Pe o factură client, butonul inteligent Memento-uri și fila Memento-uri de plată listează memento-urile care au acoperit factura, cu data, canalul, nivelul, subiectul, destinatarul și facturile incluse.
Urmăriri automate¶
O acțiune programată zilnică (Urmărire plăți: procesează partenerii cu restanțe) procesează automat clienții cu restanțe. Prin concepție, este de tipul generează apoi revizuiește: trimite numai nivelurile marcate explicit Automat. Nivelurile lăsate neautomate nu sunt niciodată trimise de cron și necesită întotdeauna o revizuire manuală, astfel încât niciun memento nu părăsește sistemul nesupravegheat decât dacă activați un nivel.
Scrisoarea de urmărire¶
Documentul memento este o scrisoare PDF A4 simplă care listează facturile restante ale clientului, totalurile, blocul opțional de dobândă și comision de recuperare și — în e-mail — un link online Plătește acum către portalul clientului. Același conținut este partajat între scrisoarea PDF și e-mailul de memento, astfel încât ambele afișează întotdeauna clientului aceleași cifre.
- menu
- Accounting ‣ Customers ‣ Customers ‣ (open a customer) ‣ Send Reminder ‣ (generated PDF letter)
- shows
- the generated follow-up letter PDF — header with company details, the overdue invoice table, totals, and (when enabled) the late-payment interest + collection-fee block.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Jurnalul de urmărire¶
Fiecare memento trimis — și fiecare client omis — este scris într-o pistă de audit doar pentru adăugare. Pentru a-l revizui, accesați . Fiecare intrare înregistrează data, clientul, nivelul, canalul (e-mail, SMS, scrisoare, activitate sau omis), facturile acoperite și o notă. Intrările din jurnal nu pot fi editate sau șterse.
- menu
- Accounting ‣ Reporting ‣ Payment Follow-up
- shows
- Accounting ▸ Reporting ▸ Payment Follow-up list, several rows showing Date / Customer / Level / Channel / Invoices / Note.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.