Refacturarea cheltuielilor¶
Dacă cheltuielile sunt urmărite pe proiecte ale clienților, ele pot fi refacturate automat clientului. Aceasta se face prin înregistrarea unei cheltuieli, făcând referire la comanda de vânzare corespunzătoare, și apoi prin crearea unui raport de cheltuieli.
Apoi, managerii aprobă raportul de cheltuieli, iar departamentul de contabilitate postează notele contabile.
În cele din urmă, odată ce raportul de cheltuieli este postat într-un jurnal, cheltuielile apar pe SO specificată. Când SO este facturată, clientului i se facturează cheltuielile.
Important
Aprobarea cheltuielilor, postarea cheltuielilor în contabilitate și re-facturarea cheltuielilor pe SO-uri este doar posibilă pentru utilizatorii cu drepturile de acces corespunzătoare.
Vezi și
Acest document oferă instrucțiuni de nivel inferior pentru crearea, trimiterea, aprobarea și postarea cheltuielilor. Pentru instrucțiuni complet detaliate pentru oricare dintre acești pași, consultați următoarea documentație:
Configurare¶
Mai întâi, specificați politica de facturare pentru fiecare categorie de cheltuieli. Accesați . Faceți clic pe o categorie de cheltuieli pentru a vizualiza formularul categoriei de cheltuieli. În secțiunea INVOICING, faceți clic pe butonul radio de lângă selecția dorită pentru Re-facturare costuri:
Nu: categoria de cheltuieli nu poate fi refacturată.
La cost: categoria de cheltuieli facturează cheltuielile la Cost setat în formularul categoriei de cheltuieli.
Preț de vânzare: categoria de cheltuieli facturează la Preț de vânzare setat în formularul cheltuielii.
Înregistrarea unei cheltuieli¶
Mai întâi, la crearea unei cheltuieli noi, trebuie introduse informațiile corecte pentru a refactura cheltuiala unui client. Folosind lista derulantă, selectați SO la care se adaugă cheltuiala în câmpul Clienți de Refacturat.
Apoi, selectați Distribuție analitică în care este postată cheltuiala. Opțiunile disponibile sunt preluate din aplicația Proiecte.
Pot fi selectate mai multe proiecte, dacă se dorește. Pentru a adăuga o altă Distribuție analitică, faceți clic pe linie pentru a dezvălui fereastra pop-over Analitic. Faceți clic pe Adaugă o linie, apoi selectați Distribuție analitică dorită din lista derulantă.
- menu
- Expenses ‣ My Expenses ‣ My Expenses ‣ New
- shows
- An expense form with the "Customer to Reinvoice" field set to a confirmed sales order and an expense category whose re-invoicing policy is "Sales price".
- highlight
- The "Customer to Reinvoice" field (red frame).
- data
- Description "Site visit – gallery seating", Category "Travel & Accommodation", Customer to Reinvoice S00042 – Deco Addict.
- module
- hr_expense, sale_expense
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Important
Dacă selectați mai mult de o Distribuție analitică, câmpurile Procentaj trebuie modificate. Ambele câmpuri sunt completate implicit cu 100%. Ajustați procentele pentru toate câmpurile, astfel încât totalul tuturor conturilor selectate să fie egal cu 100%.
Example
O companie de mobilier construiește locuri de ședere pentru două locații diferite ale unui singur client. Clientul este de acord să plătească toate cheltuielile de călătorie pentru vizitele pe șantier legate de aceste două proiecte. Compania de mobilier planifică o singură călătorie pentru a vizita ambele locații.
La crearea cheltuielilor de călătorie, ambele proiecte sunt listate în linia Distribuție analitică, cu câte 50% fiecare.
Creați un raport de cheltuieli¶
După ce cheltuielile sunt create, raportul de cheltuieli trebuie să fie creat și trimis, în același mod ca toate celelalte cheltuieli.
Odată ce raportul de cheltuieli este trimis, un buton inteligent Comenzi de Vânzare apare în partea de sus-centru atât a raportului de cheltuieli, cât și a fiecărei înregistrări individuale de cheltuială care urmează să fie re-facturată.
Important
Selectarea corectă a SO în câmpul Client de Re-Facturat este critică, deoarece așa sunt facturate automat cheltuielile după ce un raport de cheltuieli este aprobat.
Câmpul Client de Re-Facturat poate fi modificat doar până când un raport de cheltuieli este aprobat. După ce un raport de cheltuieli este aprobat, câmpul Client de Re-Facturat nu mai poate fi modificat.
- menu
- Expenses ‣ Expense Reports ‣ (an approved report)
- shows
- An approved expense report with the "Sales Orders" smart button at the top, next to the "Journal Entry" button.
- highlight
- The "Sales Orders" smart button.
- data
- Report "Gallery seating project", 1 sales order.
- module
- hr_expense, sale_expense
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Aprobare și postare cheltuieli¶
Înainte de aprobarea unui raport de cheltuieli, asigurați-vă că secțiunea Distribuție analitică este completată pentru fiecare linie de cheltuială relevantă.
Dacă lipsește o intrare Distribuție Analitică, atribuiți conturile corecte din meniul derulant, apoi faceți clic pe Aprobă.
Notă
Butonul Aprobă apare doar după ce un raport de cheltuieli a fost trimis.
Departamentul de contabilitate este de obicei responsabil pentru postarea înregistrărilor de jurnal. Pentru a posta cheltuielile într-un jurnal contabil, faceți clic pe Postează Înregistrările de Jurnal. Odată ce un raport de cheltuieli este aprobat, atunci poate fi postat.
SO este actualizată doar după ce înregistrările de jurnal sunt postate. Odată ce înregistrările de jurnal sunt postate, cheltuielile apar acum pe SO referită.
Refacturare cheltuieli¶
După ce raportul de cheltuieli a fost aprobat și înregistrările de jurnal au fost postate, SO este actualizată și clientul poate fi facturat.
Accesați raportul de cheltuieli și faceți clic pe butonul inteligent Comenzi de vânzare pentru a deschide SO. Cheltuielile de refacturat apar acum pe SO.
Notă
Mai mult de o SO poate fi referențiată într-un raport de cheltuieli. Dacă mai mult de o SO este referențiată, clic pe butonul inteligent Comenzi de Vânzare deschide o listă care afișează toate SO-urile asociate cu acel raport de cheltuieli. Faceți clic pe o SO pentru a deschide detaliile individuale ale SO.
Cheltuielile sunt listate în fila SO Linii de comandă.
Apoi, faceți clic pe Creează factură, iar o fereastră pop-up Create invoices apare. Selectați dacă factura este o Factură normală, o Plată în avans (procent) sau o Plată în avans (sumă fixă). Apoi, faceți clic pe Creează ciornă. Astfel se creează o factură în ciornă pentru client. Faceți clic pe Confirmă pentru a confirma factura, iar clientului i se facturează cheltuielile.
- menu
- Sales ‣ Orders ‣ Orders ‣ (the reinvoiced order)
- shows
- The sales order form with the expense added as an extra order line in the Order Lines tab, "Delivered" quantity 1, ready to be invoiced.
- highlight
- The order line created from the expense.
- data
- Order S00042 – Deco Addict, line "Travel & Accommodation".
- module
- sale_expense
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Vezi și