Cereri de ofertă¶

Funcționalitatea de cereri de ofertă (RFQ) din aplicația Achiziții Odoo standardizează comandarea produselor de la mai mulți furnizori cu prețuri și termene de livrare diferite.

RFQs-urile sunt documente pe care companiile le trimit furnizorilor pentru a solicita prețuri pentru produse. În Odoo, odată ce furnizorul aprobă RFQ, comanda de achiziție (PO) este confirmată pentru a alinia termenele de livrare și prețurile.

Configurare¶

Produs¶

Pentru a completa automat informațiile și prețurile produselor pe un RFQ, configurează produsele accesând Aplicația Achiziții ‣ Produse ‣ Produse. Selectează un produs existent sau creează unul nou apăsând Nou. Aceasta va deschide formularul produsului, unde pot fi configurate datele de vânzare și achiziție.

Pentru a configura produse ce pot fi achiziționate, bifează caseta Achiziție sub numele produsului. Apoi, mergi la fila Stoc și activează ruta Cumpără.

Important

Fila Stoc și rutele sunt vizibile doar dacă folosești aplicația Stoc.

Vezi și

Configurează tipurile de produse și urmărește cantitățile

screenshot: purchase-rfq-product-purchase-config

menu: Purchase ‣ Products ‣ Products ‣ (open a product)
shows: Product form with the "Purchase" checkbox ticked below the product name, the Inventory tab open, and the "Buy" route enabled.
highlight: The "Purchase" checkbox and the "Buy" route (red frame).
data: Demo company "YourCompany"; product "Office Chair Black".
module: purchase
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Listă de prețuri furnizor¶

În fila Achiziție a formularului de produs, apasă Adaugă o linie pentru a introduce furnizorul și prețul acestuia, astfel încât aceste informații să se completeze automat pe un RFQ de fiecare dată când produsul este listat.

Vezi și

Importă lista de prețuri a furnizorului

Coloanele implicite includ Cantitate, Preț unitar și Timp de livrare, dar pot fi activate și alte coloane precum Cod produs furnizor sau Discount (%).

Pentru a activa sau dezactiva coloane, apasă pe pictograma (opțiuni suplimentare) din partea dreaptă a rândului de antet pentru a afișa un meniu derulant cu coloane suplimentare ce pot fi adăugate (sau eliminate) din fila Achiziție.

Coloane suplimentare utile de activat pe o linie a listei de prețuri a furnizorului:

Companie: restricționează prețul la o singură companie, într-o bază de date multi-companie. Lăsați-l gol pentru ca prețul să fie disponibil tuturor companiilor.
Variantă: restricționează prețul la o singură variantă de produs. Lăsați-l gol pentru a aplica prețul tuturor variantelor produsului.
Valabilitate: două date (Dată început și Dată sfârșit) după care prețul furnizorului nu mai este folosit pentru precompletarea automată a RFQs. Lăsați-le goale pentru un preț care nu expiră niciodată.

Notă

Alternativ, prețurile și termenele de livrare pentru produsele existente pot fi adăugate accesând Aplicația Achiziții ‣ Configurare ‣ Liste de prețuri furnizor. Apasă Nou în colțul din stânga sus. În secțiunea Furnizor a formularului de listă de prețuri care apare, adaugă informațiile despre produs aferente furnizorului.

Notă

Această listă poate afișa și o coloană Creat la (activați-o din pictograma (additional options)), utilă pentru a verifica când a fost introdus un preț al furnizorului.

Coloana Furnizori în lista de produse¶

Lista Produse, din Achiziție ‣ Produse ‣ Produse, afișează o coloană Furnizori care listează fiecare furnizor cu un preț în lista de prețuri a furnizorului pentru produsul respectiv. Produsele pot fi grupate și după Furnizor, prin Grupează după ‣ Furnizor în bara de căutare.

Notă

Această coloană și opțiunea de grupare sunt furnizate de modulul eYssen Purchase (eyssen_purchase).

Avertismente¶

Pentru a afișa un mesaj personalizat sau a bloca comanda ori de câte ori un anumit furnizor sau produs este adăugat la o comandă de achiziție, accesați mai întâi Achiziție ‣ Configurare ‣ Setări și, în secțiunea Comenzi, bifați caseta Avertismente. Apoi faceți clic pe Salvează.

Apoi, setați avertismentul pe un furnizor accesând formularul de contact al acestuia și, în fila Vânzări & Achiziții, în secțiunea Achiziție, selectați Avertizare sau Mesaj de blocare în câmpul Avertisment comandă de achiziție și introduceți mesajul de afișat.

Pentru a seta în schimb un avertisment pe un produs, accesați formularul produsului, faceți clic pe fila Achiziție și configurați în același mod câmpul Avertisment linie comandă de achiziție.

Avertizare: o fereastră pop-up notifică utilizatorul cu mesajul, dar comanda poate continua.
Mesaj de blocare: o fereastră pop-up afișează mesajul, iar furnizorul (sau produsul) este eliminat din comandă.

Comandă produse¶

Cu produsele și prețurile configurate, urmează acești pași pentru a crea și trimite RFQs-uri pentru a face achiziții pentru companie.

Tablou de bord RFQ¶

Pentru a începe, accesează Aplicația Achiziții ‣ Comenzi ‣ Cereri de ofertă.

Tabloul de bord Cereri de ofertă afișează o prezentare generală a RFQs-urilor, POs-urilor și a statusului acestora. Partea de sus a ecranului detaliază toate RFQs-urile din companie, precum și pe cele individuale (unde utilizatorul este cumpărătorul), cu un rezumat al statusului lor.

Colțul din dreapta sus oferă și un raport al achizițiilor recente ale companiei după valoare totală, termene de livrare și numărul de RFQs-uri trimise.

În plus, tabloul de bord include butoane pentru:

De trimis: comenzi aflate în stadiul RFQ care nu au fost trimise furnizorului.
În așteptare: RFQs-uri care au fost trimise prin e-mail și așteaptă confirmarea furnizorului.
Întârziate: RFQs-uri sau POs-uri la care Termenul limită al comenzii a trecut.

screenshot: purchase-rfq-dashboard

menu: Purchase ‣ Orders ‣ Requests for Quotation
shows: The Requests for Quotation list with the To Send/Waiting/Late buttons and the recent purchases report at the top-right.
highlight: The To Send, Waiting, and Late buttons.
data: Demo company "YourCompany"; a handful of RFQs and POs in different states.
module: purchase
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Pe lângă opțiunile de vizualizare, tabloul de bord Cereri de ofertă oferă opțiuni Filtre și Grupează după, accesibile din meniul derulant al barei de căutare.

Vezi și

Căutați, filtrați și grupați înregistrări

Creează un nou RFQ¶

Pentru a crea un nou RFQ, apasă butonul Nou din colțul din stânga sus al tabloului de bord Cereri de ofertă pentru a deschide un nou formular PO.

Începe prin a atribui un Furnizor.

Câmpul Referință furnizor indică numerele comenzilor de vânzare și livrare trimise de furnizor. Acest lucru este util când produsele sunt recepționate și PO trebuie asociat cu comanda de livrare.

Cu funcționalitatea Acorduri de achiziție activată, apare câmpul Comandă blanket, care se referă la acorduri de achiziție pe termen lung pentru comenzi recurente cu prețuri stabilite. Pentru a vizualiza și configura comenzile blanket, accesează Aplicația Achiziții ‣ Comenzi ‣ Acorduri de achiziție.

Important

Vizualizarea Acorduri de achiziție apare doar dacă setarea Comenzi blanket este activată. Pentru a face acest lucru, accesează Aplicația Achiziții ‣ Configurare ‣ Setări și bifează caseta Comenzi blanket.

Apoi, configurează un Termen limită al comenzii, care este data până la care furnizorul trebuie să confirme acordul de a livra produsele.

Notă

După depășirea Termenului limită al comenzii, RFQ este marcat ca întârziat, dar produsele pot fi totuși comandate.

Sosire estimată este calculată automat pe baza Termenului limită al comenzii și a timpului de livrare al furnizorului. Bifează caseta Cere confirmare pentru a solicita furnizorului să confirme data expedierii prin e-mail.

Notă

Ask confirmation apare doar dacă setarea Memento de primire este activată, în Achiziție ‣ Configurare ‣ Setări. Când este activată, Odoo trimite automat prin e-mail un memento furnizorului cu un număr stabilit de zile înainte de recepția așteptată, pentru orice PO la care s-a bifat Ask confirmation, iar furnizorul nu a confirmat încă. Numărul de zile se setează pentru fiecare furnizor, în fila Vânzări & Achiziții a formularului său de contact, în câmpul Zile înainte de primire.

Cu funcționalitatea Locații de stocare activată, apare câmpul Livrează către, care specifică ce operațiune de depozit (setată în aplicația Stoc) este folosită pentru a primi livrarea.

Selectează aici adresa depozitului de recepție sau alege Dropship pentru a indica faptul că această comandă va fi livrată direct clientului final. Când este selectat Dropship, câmpul Adresă dropship devine activ. Numele de contact se completează automat din aplicația Contacte.

Important

Opțiunile Dropship apar doar dacă setarea Dropshipping este activată în aplicația Stoc. Pentru a face acest lucru, accesează Aplicația Stoc ‣ Configurare ‣ Setări și bifează caseta Dropshipping.

Sfat

Pentru a crea RFQs-uri folosind monede diferite, fiecare monedă trebuie activată în setările aplicației Facturare. Vezi Monede străine pentru mai multe detalii.

Fila Produse¶

În fila Produse, adaugă produsele ce urmează a fi comandate. Apasă Adaugă un produs și tastează numele produsului sau selectează articolul din lista derulantă.

Pentru a crea un produs nou și a-l adăuga, tastează numele noului produs în coloana Produs, selectează Creează [nume produs] din meniul derulant rezultat și adaugă manual prețul unitar. Alternativ, selectează Creează și editează… pentru a fi dus la formularul produsului respectiv.

Poți selecta și Catalog pentru a naviga către un meniu de produse de la furnizorul ales. De aici, produsele pot fi adăugate în coș.

Notă

Pentru a face ajustări la produse și prețuri, accesează formularul produsului apăsând pe pictograma (săgeată dreapta) care devine disponibilă când treci cu mouse-ul peste numele Produs.

Sfat

Cu setarea Intrare grilă variantă activată, în Achiziție ‣ Configurare ‣ Setări, în secțiunea Produse, produsele cu mai multe variante (mărime, culoare etc.) pot fi adăugate în RFQ printr-o grilă, în loc de o variantă pe rând. Aceasta reflectă funcționalitatea aplicației Vânzări descrisă în documentația Vânzări; pe o comandă de achiziție, setarea se numește Intrare grilă variantă, nu Intrarea în grila de comandă.

Adăugarea articolelor dintr-o comandă de achiziție anterioară¶

Pe un RFQ în ciornă, faceți clic pe butonul (add previous items), deasupra filei Produse, pentru a copia liniile de produse ale unei comenzi de achiziție anterioare în cea curentă.

În fereastra pop-up Adaugă elementele anterioare, selectați Achiziția anterioară din care să se copieze liniile și alegeți ce trebuie să se întâmple dacă apare Dacă produsul este duplicat (adică RFQ curent are deja o linie pentru unul dintre produsele copiate):

Stop: anulează întreaga operațiune cu un mesaj de eroare.
Omite: lasă linia existentă neatinsă și copiază restul liniilor.
Înlocuiește: suprascrie cantitatea și prețul liniei existente cu valorile copiate.
Mărește: adaugă cantitatea copiată la cantitatea liniei existente și aplică prețul copiat.

Faceți clic pe Adaugă pentru a copia liniile în RFQ curent.

Notă

Această funcționalitate este furnizată de modulul Add Items from Previous Purchase (eyssen_add_item_from_previous_purchase) și este disponibilă doar cât timp RFQ se află în etapa CdO (ciornă).

Trimite RFQ¶

Apăsând pe Trimite prin e-mail se deschide o fereastră pop-up Compune e-mail, cu un șablon Achiziție: Cerere de ofertă încărcat, gata de a fi trimis la adresa de e-mail a furnizorului (configurată în aplicația Contacte).

După ce redactezi mesajul dorit, apasă pe Trimite. Odată trimis, RFQ trece în stadiul RFQ trimis.

Apăsând pe Printează RFQ se descarcă un PDF cu RFQ.

Vezi și

Contacte

Confirmă comanda¶

Apăsând pe Confirmă comanda transformi direct RFQ într-un PO activ.

Sfat

Odoo urmărește comunicările pentru fiecare comandă prin zona de discuții a formularului PO. Aici sunt afișate e-mailurile trimise între utilizator și contact, precum și orice notițe sau activități interne. Mesajele, notițele și activitățile pot fi de asemenea înregistrate în zona de discuții.

Odată ce un RFQ este confirmat, se creează un PO.

Pe noul PO, câmpul Termen limită comandă devine Data confirmării, care afișează data și ora la care utilizatorul a confirmat comanda.

În funcție de configurația aleasă de utilizator în setările aplicației Achiziții, o factură de la furnizor este creată odată ce produsele au fost comandate sau recepționate. Pentru mai multe informații, consultă documentația gestionarea facturilor de la furnizori.

Notă

După plasarea unei comenzi, apăsând pe Recepționează produse se înregistrează recepția noilor produse în baza de date.

Notă

Cu aplicația Inventory instalată, confirmarea unui PO creează automat un document de recepție, cu informațiile despre produs și datele estimate de sosire completate automat.

Vezi și

Gestionați facturile furnizorilor

Aprobarea comenzilor de achiziție¶

Pentru a solicita aprobarea unui manager înainte ca o comandă de achiziție peste o anumită sumă să poată fi confirmată, accesați Achiziție ‣ Configurare ‣ Setări și, în secțiunea Comenzi, bifați caseta Aprobare comandă de achiziție. Apoi, în câmpul Sumă minimă care apare, introduceți suma-prag și faceți clic pe Salvează.

Odată activată această setare, confirmarea unui RFQ al cărui total depășește suma minimă îl mută în etapa De aprobat, în loc de direct în Comandă de achiziție. Un utilizator cu rolul Manager achiziții poate apoi face clic pe Aprobă comanda pentru a-l confirma.

Blocarea comenzilor confirmate¶

Pentru a împiedica editarea comenzilor de achiziție confirmate, accesați Achiziție ‣ Configurare ‣ Setări și, în secțiunea Comenzi, bifați caseta Blochează comenzile confirmate, apoi faceți clic pe Salvează.

Cu această setare activată, fiecare PO este setată automat în starea Blocat după confirmare. Pentru a bloca (sau debloca) manual o comandă individuală, indiferent de setare, faceți clic pe butonul Blochează (sau Deblochează) de pe formularul PO; deblocarea necesită rolul Manager achiziții.

Starea comenzii de achiziție¶

De-a lungul ciclului său de viață, o comandă de achiziție trece prin următoarele stări, afișate în partea de sus a formularului:

CdO: starea inițială, neconfirmată, de ciornă.
CdO trimisă: cererea de ofertă a fost trimisă prin e-mail furnizorului.
De aprobat: totalul comenzii depășește pragul de aprobare și așteaptă aprobarea unui manager.
Comandă de achiziție: comanda a fost confirmată (sau aprobată).
Blocat: comanda confirmată nu mai poate fi editată.
Anulat: comanda a fost anulată.

Totalurile cantităților comandate¶

Pe formularul PO, lângă totalurile de taxe din fila Produse, un bloc Cantitate totală listează cantitatea totală comandată pentru fiecare unitate de măsură utilizată pe comandă (de exemplu, 12 Units și 3 kg), împreună cu numărul de produse stocabile și servicii distincte de pe comandă. O versiune mai scurtă a acestui total, cum ar fi 2 P, 15 Qty, este disponibilă și ca coloană opțională (Cantitate totală) în listele Cereri de ofertă și ale comenzilor de achiziție.

Notă

Această funcționalitate este furnizată de modulul Add Quantity Total for Purchase (eyssen_quantity_total_purchase).