Categorii de cheltuieli¶
Odoo Cheltuieli simplifică gestionarea cheltuielilor. După ce un angajat își înregistrează cheltuielile și își trimite raportul de cheltuieli în Odoo, cheltuielile sunt revizuite de echipele de management și de contabilitate. Odată aprobate, plățile pot fi procesate și restituite angajatului pentru rambursare.
Vizualizarea categoriilor de cheltuieli¶
Primul pas pentru urmărirea cheltuielilor este configurarea diferitelor tipuri de cheltuieli ale companiei (gestionate ca categorii de cheltuieli în Odoo). Fiecare categorie poate fi cât de specifică sau de generală este necesar. În plus, categoriile de cheltuieli pot fi configurate pentru a rambursa cheltuielile fie la un preț stabilit, fie permițând raportarea unor prețuri specifice.
Pentru a vizualiza categoriile de cheltuieli implicite, accesați .
Categoriile de cheltuieli implicite permit crearea de cheltuieli pentru cheltuielile obișnuite, inclusiv costurile de comunicare, mesele, cadourile, kilometrii parcurși și alte cheltuieli de călătorie. Pentru cheltuielile din afara acestor categorii implicite se utilizează categoria generală de cheltuieli, EXP_GEN. Dacă o companie are cheltuieli specifice pe care le rambursează frecvent și dorește să le urmărească separat, pot fi create categorii noi de cheltuieli sau categoriile existente pot fi modificate.
- menu
- Expenses ‣ Configuration ‣ Expense Categories
- shows
- The Expense Categories list (Internal Reference, Name, Cost, Sales Price, Unit of Measure columns) with the default demo categories such as Communication, Gifts, Meals, Mileage, Travel & Accommodation.
- data
- Default demo categories; Mileage has a cost per km.
- module
- hr_expense
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Crearea unor categorii noi de cheltuieli¶
Unele companii necesită mai multe categorii de cheltuieli decât include aplicația Cheltuieli. Pentru aceste situații pot fi create categorii noi de cheltuieli.
Example
O companie care instruiește mecanici auto permite tehnicienilor săi să achiziționeze scule în valoare de $500 pe an. În această situație, compania creează o categorie nouă numită TOOLS pentru a urmări toate cheltuielile cu sculele.
Pentru a crea o categorie nouă de cheltuieli, accesați . Faceți clic pe Nou și se încarcă un formular nou de categorie de cheltuieli.
Notă
Categoriile de cheltuieli sunt gestionate ca produsele în Odoo. Formularul categoriei de cheltuieli urmează formularul standard de produs din Odoo, iar informațiile introduse sunt similare. Produsele de cheltuieli sunt denumite categorii de cheltuieli în acest document, deoarece meniul principal le numește Categorii cheltuieli.
Introduceți următoarele câmpuri în formular:
Nume produs: introduceți un nume scurt și informativ pentru categorie.
Cost: dacă angajații pot raporta costul real al unei cheltuieli și li se rambursează suma raportată, lăsați câmpul setat la
0.00. Dacă cheltuiala trebuie să fie întotdeauna rambursată la un preț specific, introduceți suma în acest câmp. Dacă se introduce un preț, apare un câmp per cu Unitate completat implicit. Unitate acoperă majoritatea situațiilor de cheltuieli, dar dacă rambursarea se bazează pe greutate, lungime, volum etc., alegeți tipul corespunzător de unitate folosind lista derulantă.Example
Iată câteva exemple despre când să setați un anumit Cost pe un produs față de lăsarea Cost la
0.00:Mese: dacă angajaților li se rambursează costul integral al mesei, setați Cost la
0.00. Când un angajat înregistrează o cheltuială pentru o masă, introduce suma reală a notei de plată și i se rambursează acea sumă. O cheltuială pentru o masă care costă $95.23 ar echivala cu o rambursare de $95.23.Kilometraj: dacă angajații primesc o sumă forfetară pentru fiecare milă parcursă, setați Cost la
1.00. Când un angajat înregistrează o cheltuială pentru mile parcurse, introduce numărul de mile parcurse în câmpul Cantitate și i se rambursează $1.00 pentru fiecare milă raportată. O cheltuială pentru 100 de mile ar echivala cu o rambursare de $100.00.Diurnă: dacă angajații primesc o sumă zilnică forfetară de $125.00 atunci când călătoresc, setați Cost la
125.00. O cheltuială pentru trei zile de diurnă (mese, cheltuieli accesorii, taxi etc.) ar echivala cu o rambursare de $375.00.
Notă
Câmpul Cost este întotdeauna vizibil în formularul categoriei de cheltuieli, dar câmpul Preț de vânzare este vizibil numai dacă Preț de vânzare este selectat în secțiunea Re-facturare costuri. În caz contrar, câmpul Preț de vânzare este ascuns.
Referință: introduceți o referință scurtă pentru cheltuială, cum ar fi
FOODsauTRAVEL. Această referință este utilizată la trimiterea cheltuielilor prin e-mail.Categorie: folosind lista derulantă, selectați categoria în care se încadrează cheltuiala. Se recomandă utilizarea categoriei implicite
All / Expenses, dar poate fi selectată o altă categorie dacă departamentul de contabilitate o solicită.Companie: într-o bază de date multi-companie, selectați compania căreia i se aplică categoria de cheltuieli. Dacă categoria de cheltuieli se aplică tuturor companiilor, lăsați acest câmp necompletat.
Ghid: introduceți câteva reguli sau informații importante pentru categoria de cheltuieli. Acestea sunt vizibile în coloana Notă din tabloul de bord Categorie cheltuieli.
Example
O categorie de cheltuieli pentru cheltuielile legate de munca de acasă poate avea un Nume
WFH, iar Ghid poate spuneMonitors, Chairs, & Other Home Working Costs.Cont de cheltuieli: dacă utilizați aplicația Odoo Contabilitate, selectați CoA în care trebuie înregistrată cheltuiala.
Important
Verificați cu departamentul de contabilitate pentru a stabili contul corect de referință în acest câmp, deoarece influențează diverse rapoarte.
Taxe achiziție și Taxe vânzare: introduceți taxele implicite aplicate la achiziția sau la vânzarea acestui produs, dacă este cazul.
Notă
Câmpul Taxe vânzare este vizibil numai dacă aplicația Vânzări este instalată și dacă opțiunile La cost sau Preț de vânzare sunt selectate în secțiunea de facturare.
Sfat
Este considerată o bună practică utilizarea unei taxe configurate cu Taxă inclusă în preț. Taxele sunt configurate automat dacă acestea sunt setate.
- menu
- Expenses ‣ Configuration ‣ Expense Categories ‣ New
- shows
- A new expense category form for "Tools" with the General Information tab: Cost 0.00, Unit of Measure "Units", Internal Reference "TOOL", Vendor Taxes and Expense Account fields.
- highlight
- The "Cost" and "Internal Reference" fields.
- data
- Category "Tools", reference TOOL.
- module
- hr_expense
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Secțiunea Facturare¶
Dacă aplicația Vânzări este instalată, este vizibilă o secțiune de facturare. Această secțiune permite refacturarea cheltuielii către clienți pe comenzi de vânzare.
Dacă cheltuiala nu poate fi refacturată, activați opțiunea Nu. Dacă categoria de cheltuieli poate fi refacturată, activați una dintre aceste opțiuni:
La cost: selectați această opțiune pentru ca articolul de cheltuială să fie refacturat la prețul setat în câmpul Cost.
Preț de vânzare: selectați această opțiune pentru ca articolul de cheltuială să fie refacturat la prețul de vânzare. Când este activată, un câmp Preț de vânzare apare sub câmpul Nume produs. Introduceți prețul de vânzare în câmpul nou.
Example
O companie de încălzire și răcire oferă reparații la domiciliu pentru cuptoarele și unitățile de aer central pe care le vinde. Tehnicienii săi sunt subcontractați și își folosesc propriile furgonete, scule și piese.
Ca parte a contractelor lor, tehnicienilor li se rambursează deplasările. Aceștia primesc $1.00 pentru fiecare milă parcursă. În plus, clientul trebuie să plătească deplasarea ca parte a contractului său de service. Clientul plătește $1.50 pentru fiecare milă pe care tehnicianul o parcurge până la locația sa.
Pentru a configura această cheltuială, Preț de vânzare este setat la
1.50, iar Cost este setat la1.00.
- menu
- Expenses ‣ Configuration ‣ Expense Categories ‣ (a category)
- shows
- The Accounting tab of an expense category with the "Re-Invoice Costs" field set to "Sales price" and an expense account selected.
- highlight
- The "Re-Invoice Costs" field.
- data
- Category "Consultancy (hourly)", Re-Invoice Costs = Sales price.
- module
- hr_expense
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.