Gestionarea retragerilor (backend)¶
Această pagină descrie modul în care un agent RMA lucrează în backend cu declarațiile de retragere confirmate, modul în care o retragere se transformă într-un retur fizic și întregul proces de aprobare RMA pe care îl urmează returul derivat.
Formularul declarației de retragere¶
O înregistrare de retragere arată ca un formular RMA, dar antetul și foaia sunt specifice retragerii:
un banner informativ albastru care îi reamintește agentului: aceasta este declarația legală; folosiți Începe retur / rambursare pentru returul fizic;
un grup Withdrawal Declaration cu câmpurile numai în citire Nume consumator, E-mail consumator, Retragere confirmată la (marcajul de timp care servește drept dovadă durabilă), starea E-mail de confirmare și — după ce a fost început un retur — legătura Retragere sursă de pe RMA-ul derivat;
liniile de comandă cu produsele și cantitățile retrase (o linie pentru fiecare serie, în cazul produselor urmărite după serie); și
două butoane dedicate în antet: Începe retur / rambursare (interfața în limba maghiară: Visszáru / visszatérítés indítása) și Retrimite confirmarea.
Butoanele Postează, Efectuat și Șterge, care există la RMA-urile obișnuite, sunt ascunse pentru o retragere, deoarece o declarație nu este niciodată procesată prin acel flux.
- menu
- Sales ‣ Orders ‣ Withdrawals ‣ (a declaration)
- shows
- A withdrawal declaration form: the blue info banner, the "Start Return / Refund" and "Resend Confirmation" header buttons, the Withdrawal Declaration group (Consumer Name, Consumer Email, Withdrawal Confirmed On, Confirmation Email) and the withdrawn order lines.
- highlight
- The info banner and the two header buttons (red frames).
- data
- Declaration RMA/2026/00034 for a demo consumer, two withdrawn lines.
- module
- eyssen_rma
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, full form.
Instantaneul declarației¶
Fila de notebook Declarație afișează instantaneul HTML imuabil capturat în momentul confirmării: titlul declarației, numele și e-mailul consumatorului, marcajul de timp al trimiterii și lista de produse și cantități. Acest instantaneu este înregistrarea legală și nu este niciodată recalculat. El trebuie să corespundă conținutului e-mailului de confirmare.
- menu
- Sales ‣ Orders ‣ Withdrawals ‣ (a declaration) ‣ Declaration
- shows
- The Declaration notebook tab with the immutable HTML snapshot: declaration title, consumer name and e-mail, submission timestamp and the list of products and quantities.
- highlight
- The submission timestamp (red frame).
- data
- Same declaration RMA/2026/00034.
- module
- eyssen_rma
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop to the notebook.
Garanții de nerespingere¶
Deoarece o retragere este o declarație cu caracter juridic obligatoriu, mai multe protecții la nivel de bază de date împiedică tratarea ei ca pe un RMA care poate fi respins:
o linie a declarației nu poate fi setată la Respins;
acțiunile manuale Postează, marcare ca Efectuat și aprobare automată refuză să ruleze pe o retragere; și
indicatorul is-withdrawal este setat la creare și nu mai poate fi modificat ulterior, astfel încât o înregistrare nu poate fi niciodată transformată dintr-un RMA obișnuit într-o retragere sau invers.
E-mailul de confirmare¶
E-mailul de confirmare pe suport durabil este trimis automat când declarația este confirmată. Acesta enumeră fiecare linie de produs din declarație (referința, consumatorul, marcajul de timp și un tabel cu produse și cantități). Este rezistent prin concepție — un eșec al trimiterii e-mailului nu trebuie să invalideze niciodată o retragere deja valabilă:
câmpul E-mail de confirmare urmărește starea: În așteptare, Trimis sau Eșuat;
dacă trimiterea eșuează, eroarea este înregistrată în jurnal și se programează o activitate de realizat pentru agent, în loc să se genereze o eroare; și
agentul poate reîncerca oricând cu butonul Retrimite confirmarea. Nu există o sarcină cron de reîncercare automată — recuperarea este întotdeauna o acțiune manuală deliberată.
Atenționare
Tabelul de produse din e-mailul de confirmare se repetă pentru liniile declarației, astfel încât editorul HTML vizual poate deteriora acel tabel și poate lăsa produse în afara e-mailului, în timp ce backendul continuă să afișeze toate liniile. După orice modificare, trimiteți un test și verificați că toate produsele apar. Consultați Configurare pentru locul în care se află șablonul.
Începerea returului fizic și a rambursării¶
O înregistrare de retragere nu mișcă niciodată singură stocuri sau bani. Când consumatorul trimite bunurile înapoi (sau agentul decide altfel să proceseze returul), agentul face clic pe Începe retur / rambursare (Visszáru / visszatérítés indítása în limba maghiară).
Lista de verificare a agentului (retragere → bunuri returnate → rambursare)¶
Deschideți declarația din (nu din RMA-uri).
Verificați liniile și instantaneul din fila Declarație.
Faceți clic pe Începe retur / rambursare. Se deschide un nou RMA obișnuit în starea Ciornă.
Pe acel RMA: setați un motiv de retur, dacă este necesar → Postează → acceptați fiecare linie (thumbs-up) → Efectuat.
Validați transferul de intrare când coletul sosește fizic (la fel ca la orice alt retur).
Creați nota de credit / rambursarea în același mod ca întotdeauna pentru retururi — retragerea în sine nu modifică facturarea.
Ce creează Începe retur / rambursare¶
Aceasta creează un RMA obișnuit, separat, pornind de la liniile retragerii:
noul RMA este un retur normal, care poate fi respins (nu este o retragere);
se leagă înapoi de declarație prin câmpul Retragere sursă;
înregistrarea inițială a retragerii rămâne inertă, imuabilă și nerespingibilă — nu este niciodată trecută ea însăși prin logica de transfer sau de rambursare; și
Liniile de transport / livrare sunt omise. Dacă o declarație mai veche încă enumeră o linie de transportator (dinainte de excluderea transportului), acea linie nu este copiată pe RMA-ul derivat. O retragere numai pentru transport nu poate începe un retur fizic (sistemul afișează o eroare).
Notă
Cantitățile retrase nu sunt numărate de două ori. Cât timp există RMA-ul de retur derivat, retragerea inițială este exclusă din bugetul de cantități deschise, astfel încât aceleași unități să nu fie niciodată contabilizate de două ori ca angajate.
Noul RMA urmează apoi procesul standard de aprobare RMA descris mai jos.
Când ați tratat deja returul fără RMA¶
Dacă bunurile au fost deja preluate prin returul clasic de stoc (sau banii au fost deja rambursați) înainte ca agentul să folosească Începe retur / rambursare:
declarația de retragere poate rămâne ca atare — rămâne dovada legală a declarației consumatorului;
nu începeți un al doilea RMA de retur pentru aceleași unități dacă stocul și banii sunt deja reglați;
opțional, adăugați o notă internă pe retragere, astfel încât colegii să știe că logistica a fost închisă în afara acestui flux.
Când coletul nu a fost ridicat (neridicare)¶
Un caz „clientul nu a ridicat niciodată coletul / transportatorul l-a adus înapoi” ține de logistică și nu este același lucru cu procesarea unei retrageri din portal prin Efectuat. Folosiți fluxul RMA obișnuit de retur / neridicare (sau procesul dvs. existent cu transportatorul). Retragerea, dacă consumatorul a declarat și una, înseamnă în continuare doar „declarație legală aflată în dosar”, până când începeți în mod deliberat un retur sau anulați necesitatea acestuia.
Procesul de aprobare RMA¶
RMA-ul de retur — fie că este creat dintr-o retragere, din portal sau manual — parcurge un ciclu de viață cu trei stări: Ciornă → Postat → Efectuat. Fiecare pas este condiționat de un grup de securitate.
Ciornă → Postat¶
Postează validează și trimite cererea (necesită grupul RMA Manager):
fiecare linie cu cantitate pozitivă trebuie să aibă un motiv de retur;
RMA-ul primește referința sa de secvență; și
comanda este etichetată în comanda de vânzare asociată cu starea solicitat.
Ajutorul Apply Reason to Lines poate seta un singur motiv (și locația sa de destinație) pe toate liniile aflate în ciornă deodată.
Postat → decizii pe linii¶
Fiecare linie este apoi acceptată sau respinsă individual (necesită grupul RMA Approval):
Acceptă — cantitatea acceptată nu poate depăși cantitatea livrată;
Respinge — un motiv de respingere este obligatoriu.
Postat → Efectuat¶
Marchează ca efectuat finalizează RMA-ul (necesită grupul RMA Approval). Este permis numai după ce fiecare linie a fost acceptată sau respinsă. La finalizare, sistemul generează transferurile de stoc:
transferuri de intrare pentru liniile returnate/înlocuite/rambursate și cele neridicate; și
transferuri de ieșire pentru liniile de înlocuire și retrimitere, cu respectarea configurației de livrare în mai mulți pași a depozitului.
Depozitarea returnărilor¶
Fiecare produs returnat este direcționat către o destinație stabilită în această ordine:
o locație de destinație explicită setată pe linie (sau moștenită de la motiv);
raftul (categoria de depozitare configurată) din depozitul în care produsul are deja cel mai mare stoc disponibil;
locația de retur WEB a companiei (când aparține acelui depozit); în caz contrar
locația de stoc a depozitului.
Consultați Configurare pentru setările categoriei de raft și ale locației de retur WEB.
Feedback privind starea comenzii¶
Pe măsură ce returul avansează, comanda de vânzare asociată este etichetată automat cu starea curentă a RMA — de exemplu solicitat, refuzat, în curs de returnare, preluat înapoi sau închis — astfel încât echipa de vânzări să vadă întotdeauna starea în timp real. Un retur cu neridicare marchează suplimentar comanda ca necesitând o rambursare manuală pentru echipa financiară.
Important
Declarațiile de retragere nu primesc niciodată o etichetă de stare a comenzii și nu apar niciodată în feedbackul privind starea comenzii: doar RMA-urile obișnuite o fac. Retragerea în sine rămâne o simplă înregistrare legală.
Grupuri de securitate¶
Acțiunile de mai sus sunt restricționate la grupurile de securitate RMA:
RMA User — creează RMA-uri și începe un retur dintr-o retragere;
RMA Manager — postează și șterge RMA-uri; și
RMA Approval — acceptă sau respinge linii și marchează un RMA ca efectuat.
Notă
Grupul Sales / Administrator (manager de vânzări) include implicit RMA Approval. Prin urmare, managerii de vânzări văd meniurile și Retrageri și pot procesa retrageri direct, fără nicio configurare suplimentară pe utilizator. Acordați separat grupul RMA Manager utilizatorilor care trebuie să configureze și motive de retur sau să șteargă RMA-uri.
Vezi și
Fluxul destinat consumatorului: Retragerea în portal
Perioade, termene limită și setări de depozitare: Configurare