Seguimiento en las facturas¶
Se pueden enviar mensajes de seguimiento a los clientes cuando los pagos están vencidos. eYssen ERP ayuda a identificar los pagos atrasados y le permite programar y enviar los recordatorios adecuados mediante niveles de seguimiento según el número de días de vencimiento. Los recordatorios se pueden enviar por varios canales: correo electrónico, SMS, carta postal, un enlace en línea de Pagar ahora, y actividades programadas.
Ver también
Configuración¶
Niveles de seguimiento¶
Para configurar la escala de seguimiento, vaya a . Cada registro es un nivel que se aplica cuando una factura alcanza un número determinado de días desde su fecha de vencimiento. Cuando varios niveles cumplen la condición, se aplica el nivel más alto que ya ha alcanzado la factura vencida más antigua.
Niveles de seguimiento predeterminados¶
Al instalar la aplicación se crea automáticamente una escala lista para usar con siete niveles, de modo que los recordatorios se pueden revisar y enviar sin necesidad de configuración:
Nivel |
Días de vencimiento |
Objetivo (canal predeterminado: correo electrónico) |
|---|---|---|
Pago vence hoy |
0 |
Aviso amistoso de que el importe vence hoy. Todavía no hay nada vencido. |
Pago vencido |
1 |
La fecha de vencimiento ya pasó y el pago no se ha recibido. |
Recordatorio de pago |
8 |
Recordatorio de que la factura sigue sin pagarse. |
Recordatorio repetido |
15 |
Recordatorio repetido, ya que la factura sigue sin pagarse. |
Aviso urgente |
30 |
Aviso más insistente que exige el pago inmediato. |
Advertencia |
45 |
Advertencia antes del último paso. |
Aviso final / legal |
60 |
Último paso antes del cobro por vía legal, marcado como Nivel final / legal. |
Importante
Todos los niveles predeterminados vienen con la opción Automático desactivada. Por lo tanto, instalar la aplicación nunca envía nada por sí sola: cada recordatorio solo se envía después de que alguien lo revise y lo envíe. El envío automático solo empieza cuando un administrador activa Automático en los niveles individuales que deben enviarse sin supervisión (consulte Seguimientos automáticos).
Truco
La escala predeterminada se puede editar o eliminar sin riesgo, ya que una actualización de la aplicación no la restaurará. En una base de datos multiempresa, añada una escala por empresa.
- menu
- Accounting ‣ Configuration ‣ Accounting ‣ Follow-up Levels
- shows
- Accounting ▸ Configuration ▸ Accounting ▸ Follow-up Levels list view, showing the seven default levels (Due Days 0/1/8/15/30/45/60), with the Send Email / Send SMS / Send Letter / Show Interest / Automatic / Final columns visible — the Automatic column unticked on every row.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Para modificar un nivel, haga clic en el registro. Desde la vista de formulario, establezca el Nombre del nivel y el número de Días de vencimiento antes de que se envíe el recordatorio y, después, elija los canales y las opciones:
Enviar correo electrónico: envía el recordatorio por correo electrónico. Seleccione una Plantilla de correo electrónico para cada nivel; si se deja vacía, se utiliza la plantilla de recordatorio predeterminada de la aplicación.
Enviar SMS: envía un mensaje de texto SMS utilizando la Plantilla de SMS del nivel.
Enviar carta (correo postal): envía el recordatorio como carta postal mediante Correo postal.
Adjuntar facturas vencidas: adjunta las facturas vencidas del cliente al correo electrónico o a la carta como archivos PDF independientes.
Mostrar interés por pago atrasado: muestra el bloque informativo de interés y comisión de cobro en el recordatorio de este nivel (consulte Interés por pago atrasado (informativo)).
Automático: permite que la acción planificada diaria envíe este nivel sin revisión manual (consulte Seguimientos automáticos). Cuando está desactivado, el nivel solo se envía después de que una persona lo revise.
Nivel final / legal: marca el último nivel, el de aviso legal. Esta marca es informativa y se puede utilizar en el texto del recordatorio.
Nota
El envío de mensajes SMS o cartas postales requiere crédito de Compra dentro de la aplicación (IAP). El correo electrónico y el enlace en línea de Pagar ahora no lo requieren.
- menu
- Accounting ‣ Configuration ‣ Accounting ‣ Follow-up Levels ‣ Repeated Reminder
- shows
- a single follow-up level form (e.g. "Repeated Reminder"), left column Level Name / Due Days / Automatic / Final-Legal, right column Send Email + Email Template / Send SMS + SMS Template / Send Letter / Attach Overdue Invoices / Show Late-payment Interest.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Marque Programar actividad, en la parte inferior del formulario, para crear automáticamente una actividad cuando se active el nivel. Al marcarla, se muestra la sección Actividad, que contiene la propia casilla junto con los campos Tipo de actividad, Asignar actividad a, Resumen de la actividad y Nota de la actividad.
Interés por pago atrasado (informativo)¶
Para mostrar un importe de interés por pago atrasado y, en el caso de los clientes empresariales, una comisión de cobro fija en los recordatorios, vaya a y, en la sección Facturas de cliente, active Interés por pago atrasado en los recordatorios:
Interés por pago atrasado en los recordatorios: active el bloque y establezca la tasa de interés anual (en %).
Comisión de cobro (B2B): añada opcionalmente una comisión de cobro fija, aplicada únicamente a los clientes empresariales.
El bloque solo se muestra en los niveles cuya opción Mostrar interés por pago atrasado está activada.
Importante
Estos importes son solo informativos. Se calculan y se muestran en el recordatorio a título informativo, pero la aplicación nunca crea un asiento contable: no se contabiliza ningún interés ni comisión.
- menu
- Accounting ‣ Configuration ‣ Settings
- shows
- Accounting ▸ Configuration ▸ Settings, the "Late-payment Interest on Reminders" setting expanded, with the rate % field and the Collection fee (B2B) toggle + amount visible.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Facturas consideradas como pagadas¶
Vaya a y, en la sección Facturas de cliente, establezca Facturas consideradas como pagadas. La elección se aplica a los recordatorios automáticos diarios y a todos los envíos manuales (desde un cliente, una lista de clientes o la lista de facturas).
Totalmente pagada (predeterminado): solo se omiten las facturas totalmente pagadas. Las facturas en estado En proceso de pago (se registró un pago, pero aún no se ha conciliado con el extracto bancario) se siguen incluyendo, incluso si queda un importe pendiente.
Totalmente pagada y en proceso de pago: también omite las facturas en estado En proceso de pago. Utilice esta opción cuando un pago registrado no deba activar un recordatorio mientras espera la conciliación bancaria.
Las facturas revertidas siempre se omiten. Las facturas sin pagar y las pagadas parcialmente siempre se incluyen.
- menu
- Accounting ‣ Configuration ‣ Settings
- shows
- Accounting ▸ Configuration ▸ Settings, Customer Invoices section, the "Invoices treated as paid" radio with Fully Paid / Fully Paid and In Payment.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Proceso de seguimiento¶
Nota
Concilie todas las transacciones bancarias antes de iniciar el proceso de seguimiento para evitar enviar recordatorios de facturas que ya se han pagado. Para omitir también las facturas que siguen en estado En proceso de pago mientras esperan la conciliación bancaria, establezca Facturas consideradas como pagadas en Totalmente pagada y en proceso de pago (consulte Facturas consideradas como pagadas).
Recordatorios para un cliente¶
Para obtener una vista detallada del estado de seguimiento de un cliente, vaya a , abra el formulario del cliente y haga clic en la pestaña Seguimiento de pago. La pestaña muestra:
Estado de seguimiento: No se necesita ninguna acción, Requiere acción o Con facturas vencidas.
Próxima fecha de seguimiento: la fecha límite antes de la cual no se volverá a reclamar el pago al cliente; se establece automáticamente después de enviar un recordatorio y se puede ajustar manualmente.
Responsable del seguimiento: el usuario que se encarga del seguimiento.
Total vencido y Total adeudado: los importes vencidos y el total de cuentas por cobrar pendientes del cliente.
- menu
- Accounting ‣ Customers ‣ Customers ‣ (open a customer) ‣ Payment Follow-up tab
- shows
- a customer form open on the "Payment Follow-up" tab, showing Follow-up Status = In Need of Action, Next Follow-up Date, Follow-up Responsible, Total Overdue / Total Due, the internal note, and the "Send Reminder" button.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Haga clic en Enviar recordatorio para abrir la ventana de revisión, ajuste el Nivel si es necesario y haga clic en Enviar. El recordatorio incluye el estado de cuenta vencido completo del cliente.
Nota
La información de contacto del formulario del cliente se utiliza para enviar el recordatorio. Un cliente sin ningún contacto utilizable para el canal elegido se omite y esa omisión queda registrada.
El chatter conserva un registro completo de cada acción de seguimiento.
Seguimientos para varios clientes¶
Para actuar sobre varios clientes a la vez, vaya a , cambie a la vista de lista y seleccione los clientes que requieren seguimiento (filtre por Facturas vencidas para acotar la lista). Después, haga clic en (Acciones) y seleccione Enviar recordatorio de pago. Una ventana de revisión muestra una línea por cliente con el Nivel resuelto; ajústelo si es necesario y haga clic en Enviar. Cada cliente recibe su estado de cuenta vencido completo. Los clientes cuyo saldo vencido neto sea cero o negativo se omiten automáticamente.
Seguimientos desde la lista de facturas vencidas¶
También puede iniciar recordatorios desde la lista de facturas. Vaya a , filtre por Vencidas y seleccione las facturas a las que desea reclamar el pago. Después, haga clic en (Acciones) y seleccione Enviar recordatorio de pago. Las facturas seleccionadas se agrupan por cliente en la ventana de revisión.
Importante
A diferencia de los puntos de entrada a nivel de cliente, un recordatorio iniciado desde la lista de facturas está limitado: solo incluye las facturas seleccionadas (contenido, archivos adjuntos, registro guardado e interés), no el estado de cuenta completo del cliente.
- menu
- Accounting ‣ Customers ‣ Invoices
- shows
- Accounting ▸ Customers ▸ Invoices list filtered on Overdue, several rows ticked, the Actions (gear) menu open with "Send Payment Reminder" highlighted.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Historial de recordatorios en las facturas¶
En una factura de cliente, el botón inteligente Recordatorios y la pestaña Recordatorios de pago muestran los recordatorios que incluyeron la factura, con su fecha, canal, nivel, asunto, destinatario y las facturas incluidas.
Seguimientos automáticos¶
Una acción planificada diaria (Seguimiento de pago: procesar contactos vencidos) procesa automáticamente a los clientes con pagos vencidos. Por diseño, funciona en el modo generar y después revisar: solo envía los niveles marcados explícitamente como Automático. Los niveles que no son automáticos nunca los envía el cron y siempre requieren una revisión manual, de modo que ningún recordatorio sale del sistema sin supervisión a menos que active un nivel para ello.
Carta de seguimiento¶
El documento del recordatorio es una simple carta en PDF A4 que enumera las facturas vencidas del cliente, los totales, el bloque opcional de interés y comisión de cobro y, en el correo electrónico, un enlace en línea de Pagar ahora al portal del cliente. El mismo contenido se comparte entre la carta en PDF y el correo del recordatorio, de modo que ambos siempre muestran al cliente las mismas cifras.
- menu
- Accounting ‣ Customers ‣ Customers ‣ (open a customer) ‣ Send Reminder ‣ (generated PDF letter)
- shows
- the generated follow-up letter PDF — header with company details, the overdue invoice table, totals, and (when enabled) the late-payment interest + collection-fee block.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.
Registro de seguimiento¶
Cada recordatorio enviado, y cada cliente omitido, se registra en un historial de auditoría de solo adición. Para consultarlo, vaya a . Cada entrada registra la fecha, el cliente, el nivel, el canal (correo electrónico, SMS, carta, actividad u omitido), las facturas incluidas y una nota. Las entradas del registro no se pueden editar ni eliminar.
- menu
- Accounting ‣ Reporting ‣ Payment Follow-up
- shows
- Accounting ▸ Reporting ▸ Payment Follow-up list, several rows showing Date / Customer / Level / Channel / Invoices / Note.
- data
- Demo company "YourCompany HU" with a few overdue customer invoices.
- module
- account_payment_followup
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop tightly to the relevant panel.