Confidențialitate

O evaluare de performanță conține o opinie despre o persoană, scrisă și păstrată ani de zile. Cine poate citi care parte din ea nu este o preferință de configurat mai târziu: este primul lucru care trebuie făcut corect și motivul pentru care mai multe părți ale acestei aplicații sunt structurate așa cum sunt.

Această pagină este scrisă pentru persoana care trebuie să răspundă, într-o ședință a consiliului de întreprindere sau în fața unei autorități pentru protecția datelor, la întrebarea „cine poate vedea asta?”.

Cine ce poate vedea

Ce

Angajat

Evaluatorul lor

Responsabil HR

Evaluarea propriu-zisă: perioada, datele, starea, cine îi evaluează

Citire

Citire și scriere

Tot

Propriile răspunsuri la chestionar

Citire și scriere

Nu

Tot

Răspunsurile evaluatorului, după ce evaluarea este partajată

Numai întrebările partajate

Citire și scriere

Tot

Răspunsurile date anonim într-o rundă multi-evaluator

Nu

Nu

Numai cele agregate

Calificativul, decizia de calibrare și scorurile

Numai calificativul eliberat

Propriile evaluări

Tot

Notele de lucru private ale evaluatorului

Nu

Numai ale sale

Acces break-glass, înregistrat

Cine a fost solicitat pentru feedback (panelul)

Nu

Numai evaluatorii numiți

Tot

Planul de dezvoltare

Citire

Citire și scriere

Tot

Propriul comentariu scris la aprobare

Citire și scriere, o singură dată

Citire

Citire

Două dintre aceste rânduri merită mai mult decât o celulă de tabel.

Evaluarea confidențială

Calificativul, propunerea evaluatorului, decizia de calibrare, scorurile compuse, intrările privind potențialul și riscul de plecare și nota de succesiune nu se află în evaluare. Ele se află într-o înregistrare separată, accesată din pagina Evaluare a formularului de evaluare, care are propriile reguli de acces — iar niciuna dintre aceste reguli nu se potrivește vreodată cu angajatul evaluat.

Această distincție contează mai mult decât pare. Dacă calificativul ar fi un câmp ascuns în evaluare, confidențialitatea sa s-ar baza pe o setare de ecran, iar un export, un filtru, o grupare sau un raport l-ar putea totuși atinge. Deoarece este o înregistrare separată, un angajat care își vede propria evaluare nu are deloc câmpul: nici în interfață, nici într-un export, nici într-o grupare.

Important

Angajatul vede un calificativ exact o dată: calificativul eliberat, în evaluarea care a fost partajată cu el, și numai după ce cineva a decis să o partajeze. Calificativul propus inițial de evaluator și motivul pentru care a fost schimbat nu îi sunt arătate niciodată.

Notă

Propunerea inițială și calificativul final sunt păstrate ambele, una lângă alta, permanent. O calibrare care mută un calificativ față de propunere este refuzată dacă persoana care îl mută nu scrie de ce. Aceasta este o urmă de audit, nu o formalitate: este ceea ce permite explicarea unui calificativ un an mai târziu.

Ce se scrie în jurnalul unei evaluări

Jurnalul de mesaje — chatterul — unei evaluări este tratat ca un document pe care îl citește angajatul, pentru că îl poate citi. Fiecare intrare confidențială (setarea unui calificativ, o calibrare, decizia de eliberare, o deblocare și motivul ei, o competență scrisă înapoi în aptitudinile angajatului) este înregistrată în schimb în evaluarea confidențială, unde angajatul nu are acces.

Același raționament se aplică sarcinilor. O activitate programată poate fi citită de oricine poate citi documentul de care este atașată, astfel că o activitate de evaluare nu este niciodată plasată pe evaluare: fiecare persoană care datorează ceva este urmărită în propria sa înregistrare de participare. Prin urmare, un angajat nu poate deduce cine altcineva a fost solicitat pentru feedback privind lista de sarcini a propriei evaluări.

Ce poate vedea întotdeauna angajatul

Indiferent ce altceva este configurat, un angajat accesează, pentru propria evaluare și fără a cere:

  • înregistrarea evaluării în sine — perioada, chestionarul, termenul limită, starea și cine este evaluatorul său;

  • fiecare întrebare care i-a fost adresată și fiecare răspuns pe care l-a dat;

  • după ce evaluarea a fost partajată cu el: răspunsurile evaluatorului la întrebările marcate Partajat cu angajatul în chestionar și calificativul eliberat;

  • planul de dezvoltare convenit cu el, inclusiv acțiunile reportate din evaluarea anterioară și rezultatele lor;

  • dosarul de evaluare tipărit — același document, produs din același șablon, indiferent cine îl tipărește;

  • propriul comentariu la aprobare, cu cuvintele sale.

Și, în mod deliberat, nimic altceva: nici panelul, nici evaluarea altui angajat, nici notele de lucru ale evaluatorului, nici calibrarea și nici un răspuns individual dintr-o rundă anonimă.

Răspunsul la o cerere de acces a persoanei vizate

Nu există niciun buton etichetat cerere de acces a persoanei vizate și nici nu este necesar: angajatul deține deja partea lizibilă din propriul dosar, iar partea confidențială este o listă scurtă și bine definită pe care un responsabil HR o poate produce manual.

  1. Rugați angajatul să-și tipărească propriile evaluări din Performanță ‣ Recenzii ‣ Evaluările mele, folosind Tipărește. Acesta este dosarul de evaluare: chestionarul cu răspunsurile, calificativul eliberat, planul de dezvoltare și aprobarea, cu data de păstrare menționată în subsol.

  2. Ca responsabil HR, adăugați ceea ce dosarul nu conține, dacă cererea o solicită: calificativul propus de evaluator și motivul calibrării, din evaluarea confidențială; scorurile; și intrările privind potențialul, riscul de plecare și succesiunea, dacă au fost folosite.

  3. Adăugați notele de lucru ale evaluatorului despre acel angajat, dacă există.

Atenționare

O notă de lucru a unui evaluator nu este secretă față de angajatul despre care este. Nu este partajată în mod curent, ceea ce este altceva. Oricine scrie note ar trebui să le scrie știind că o cerere de acces a persoanei vizate, un litigiu de muncă sau o instanță le pot scoate la lumină. Aplicația nu pretinde altceva, și nici o politică HR nu ar trebui să o facă.

Un responsabil HR care trebuie să citească notele altui evaluator o face printr-o acțiune break-glass, care înregistrează în jurnalul confidențial al evaluării că a făcut-o. Folosiți-o atunci când aveți un motiv și așteptați-vă ca faptul să fie vizibil ulterior.

Păstrarea și ștergerea definitivă

Când o evaluare este închisă, i se înscrie o dată de păstrare: ziua în care s-a închis plus perioada de păstrare a ciclului său sau a companiei, atunci când ciclul nu o specifică. Valoarea implicită este de 36 de luni, termenul maghiar de prescripție pentru pretențiile de muncă; setați-o la ceea ce spune propria dumneavoastră consultanță juridică.

Data de păstrare este o propunere. Nu se întâmplă nimic în acea zi. Nicio sarcină programată nu șterge vreodată ceva.

Rularea unei ștergeri definitive

  1. Mai întâi uitați-vă la ce urmează să fie șters, în Performanță ‣ Configurare ‣ Evaluări peste data de păstrare.

  2. Deschideți Performanță ‣ Configurare ‣ Retenție și ștergere, alegeți Companii și data Păstrare atinsă la și faceți clic pe Rulare de probă.

  3. Citiți ce raportează rularea de probă în pagina Rulare de probă: câte evaluări ar fi anonimizate pentru fiecare companie, câte sunt refuzate deoarece se află sub blocare legală și cele mai vechi și cele mai noi date de păstrare vizate. Paginile Evaluări vizate și Refuzat, sub blocare legală le numesc. Până în acest punct nu s-a atins nimic.

  4. Dacă sunteți mulțumit, faceți clic pe Anonimizează evaluările listate și confirmați.

screenshot: hr-performance-purge-wizard
menu
Performance ‣ Configuration ‣ Retention and Purge
shows
The purge wizard in Dry Run mode, listing the reviews past their retention date and the ones refused under legal hold.
highlight
The refused-under-legal-hold lines (red frame).
data
Eight reviews past retention, one under legal hold.
module
hr_review
notes
English UI, light theme, 1440px width.

Important

O ștergere definitivă anonimizează; nu șterge. Fiecare evaluare își păstrează rândul, datele, calificativul eliberat și aprobarea și este arhivată. Ceea ce este eliminat este textul liber și identitatea evaluatorilor: comentariul propriu al angajatului, textul și comentariul fiecărui răspuns, conținutul fiecărei note de lucru și identitatea fiecărui evaluator, cu excepția angajatului însuși. Cu pachetul multi-evaluator instalat, dispar odată cu ele numele și adresele evaluatorilor externi, cine a nominalizat și cine a aprobat fiecare evaluator și amprenta fiecărui link de feedback.

Aceasta nu este reversibilă.

O singură rulare atinge cel mult 500 de evaluări. Dacă mai multe sunt scadente, rezultatul o spune și o rulați din nou.

Notă

O evaluare este anonimizată numai cât timp se află cu adevărat peste data de păstrare. Dacă o evaluare a fost redeschisă sau data ei de păstrare a fost schimbată între rularea de probă și execuție, este refuzată și numită în rezultat, în loc să fie ștearsă pe baza unor informații depășite.

De ce nu vă protejează acest lucru

A fi clar în privința limitei face parte din a fi demn de încredere în privința a ceea ce se află în interiorul ei.

  • Un responsabil HR vede tot în companiile sale. Asta înseamnă nivelul de acces. Acordați-l cât mai puține persoane permite munca și revizuiți periodic lista deținătorilor.

  • Un administrator de bază de date vede tot. Nicio regulă a aplicației nu constrânge pe cineva cu acces la server sau la baza de date.

  • Un dosar tipărit părăsește sistemul. După ce o evaluare a fost tipărită sau exportată, păstrarea și blocarea legală nu mai ating acel exemplar.

  • Anonimitatea este un prag, nu o garanție criptografică. Împiedică identificarea unui grup mic pe baza numărătorilor și a mediilor. Nu împiedică recunoașterea cuiva după stilul de scris într-un comentariu agregat — consultați Evaluări multi-evaluator (360).

  • Notele sunt private, nu privilegiate. Consultați avertismentul de mai sus.

Vezi și