Aprobarea facturilor

Modulul eYssen Account Approval (account_approval) impune o aprobare înainte ca facturile clienților, facturile furnizorilor și notele lor de credit să poată fi confirmate. Aprobatorii sunt definiți prin reguli de aprobare, în funcție de suma documentului.

Reguli de aprobare

Pentru a crea o regulă de aprobare, accesați Contabilitate ‣ Configurare ‣ Aprobare ‣ Reguli și faceți clic pe Nou. Completați următoarele câmpuri:

  • Numele regulii și Descriere.

  • Activ: sunt aplicate numai regulile activate.

  • Companie: compania căreia i se aplică regula.

  • Direcție: documentele cărora li se aplică regula: Intrare (facturi furnizor și retururi), Ieșire (facturi clienți și note de credit) sau Ambele.

  • Monedă și Sumă minimă: regula se aplică documentelor a căror sumă atinge suma minimă (convertită în moneda documentului).

  • Bazat pe: dacă Valoare fără taxe sau Sumă taxată a documentului este comparată cu sumele regulii.

În fila Linii, adăugați câte o linie pentru fiecare nivel de aprobare:

  • Utilizator și/sau Grup: utilizatorii care pot aproba documentul (utilizatorii grupurilor selectate sunt de asemenea aprobatori).

  • Sumă maximă: suma maximă a documentului pe care aprobatorii liniei o pot aproba. 0 înseamnă nelimitat.

  • Activ: sunt luate în considerare numai liniile activate.

Important

  • Fiecare linie trebuie să aibă cel puțin un utilizator sau un grup.

  • Cel puțin o linie activată trebuie să aibă Sumă maximă egală cu 0 (nelimitat).

screenshot: accounting-invoice-approval-rule
menu
Accounting ‣ Configuration ‣ Approval ‣ Rules ‣ New
shows
Approval rule form: Rule Name "Vendor bills over 500,000 HUF", Enabled, Company, Direction "Inbound", Currency HUF, Min Amount 500,000, Based On "Untaxed Amount"; "Lines" tab with two lines: a user with Max Amount 2,000,000 and the "Accounting / Advisor" group with Max Amount 0.
highlight
The "Lines" tab (red frame).
data
Demo company "YourCompany HU"; demo users "Marc Demo" and "Mitchell Admin".
module
account_approval
notes
English UI, light theme, 1440px width.

Solicitarea unei aprobări

Când un utilizator care nu este aprobator al documentului face clic pe Confirmă pe o factură ciornă, se deschide fereastra Solicitare de aprobare în loc să se confirme documentul. Selectați Utilizator care aprobă dintre aprobatorii posibili, apoi faceți clic pe Trimite solicitarea. O activitate To-Do este programată pentru aprobator.

Notă

  • Utilizatorii care sunt aprobatori ai documentului îl pot confirma direct.

  • Pe un document poate fi în așteptare o singură solicitare de aprobare la un moment dat.

  • Documentele care necesită o aprobare trebuie confirmate pe rând, nu din vizualizarea listă.

screenshot: accounting-invoice-approval-request
menu
Accounting ‣ Vendors ‣ Bills ‣ (open a draft bill) ‣ Confirm
shows
"Request for Approval" dialog with the "Approving User" field and the "Send Request" and "Cancel" buttons.
highlight
The "Approving User" field (red frame).
data
Draft vendor bill of 800,000 HUF created by a user who is not an approver.
module
account_approval
notes
English UI, light theme, crop to the dialog.

Aprobare sau respingere

Starea ultimei solicitări este afișată deasupra documentului ciornă, cu butoane pentru a răspunde:

  • (aprobare): solicitarea este aprobată, iar o activitate To-Do cere utilizatorului solicitant să confirme documentul. Documentul poate fi apoi confirmat.

  • (respingere): introduceți Motivul respingerii și faceți clic pe Trimite respingerea. Utilizatorul solicitant este notificat printr-o activitate.

  • (retragere): utilizatorul solicitant poate retrage solicitarea; introduceți Motivul retragerii și faceți clic pe Trimite retragerea.

Numai aprobatorii documentului pot aproba sau respinge o solicitare. Istoricul solicitărilor (Utilizator solicitant, Utilizator care aprobă, Utilizator răspuns, Data răspunsului, Mesaj răspuns și starea) este disponibil în fila Aprobări a documentului.

Important

Dacă un document aprobat este modificat (de exemplu partenerul, liniile, data livrării, jurnalul sau moneda sa), aprobarea este retrasă automat și trebuie solicitată o nouă aprobare.

screenshot: accounting-invoice-approval-banner
menu
Accounting ‣ Vendors ‣ Bills ‣ (open a draft bill with a pending request)
shows
Draft vendor bill with the approval status banner above the form ("… requested approval of the invoice from …") and the approve, reject and withdraw icon buttons; the "Approvals" tab is open with the request history.
highlight
The status banner and its buttons (red frame).
data
Draft vendor bill of 800,000 HUF with a pending request.
module
account_approval
notes
English UI, light theme, 1440px width.