Gestionați mesajele de intrare¶

Un mesaj primit este un email livrat unei baze de date Odoo. Oricine poate trimite un email către un alias de email creat în baza de date sau răspunde la un email care a fost trimis anterior din baza de date pe baza antetului reply-to.

Alias-uri de email¶

Alias-uri specifice modelului¶

Unele aplicații au aliasurile lor specifice (echipe de vânzări, proiecte etc.). Aceste aliasuri sunt utilizate pentru:

Crea o înregistrare când un email este trimis direct către alias,
Primi răspunsuri la un email trimis inițial dintr-o înregistrare.

Example

screenshot: general-email-inbound-sales-team-alias

menu: CRM ‣ Configuration ‣ Sales Teams ‣ (a team)
shows: Sales team form with the Email Alias field set to "info" @ "company-name.com".
highlight: The Email Alias field.
data: Sales team "Europe".
module: crm, mail
notes: English UI, crop to the relevant area.

În exemplul afișat mai sus, trimiterea unui e-mail către [email protected] va crea automat o oportunitate nouă sau o pistă nouă, alocată echipei de vânzări corespunzătoare. Dacă un e-mail este trimis din chatter-ul unei oportunități existente, adresa reply-to va fi [email protected]. Răspunsul va fi postat în chatter-ul corect, conform antetului message-id.

Catchall¶

Dacă o aplicație nu are un alias, este folosit un alias generic de rezervă: catchall-ul. Un email trimis dintr-un chatter are adresa de răspuns setată la acest alias catchall. Un răspuns trimis către catchall este postat în chatter-ul corect datorită antetului message-id.

În mod implicit, partea locală catchall va fi folosită. Activați modul dezvoltator și mergeți la Settings ‣ Technical ‣ Emails: Alias Domains pentru a accesa configurația.

Un email către catchall trebuie să fie întotdeauna un răspuns la un email anterior trimis din baza de date. Dacă un email este trimis direct către catchall, expeditorul va primi următorul mesaj:

screenshot: general-email-inbound-catchall-bounce

menu: (email client)
shows: The automatic bounce email received after writing directly to the catchall address, explaining that the address is only for replies and giving the company email address.
module: mail
notes: Any email client; English; example domain.

Notă

Adresa de email [email protected] afișată în captura de ecran de mai sus este adresa de email setată pe companie. La intrarea în modul dezvoltator pe un profil de companie, opțiunile de configurație suplimentare (precum catchall și bounce) devin lizibile. Poate fi modificată prin clic pe linkul intern al Domeniului de Email. În general, nu se recomandă modificarea acestor opțiuni decât dacă necesitățile specifice o dictează, deoarece va afecta toate răspunsurile la email-urile trimise anterior.

Example

Un alias poate fi configurat pe o echipă de vânzări în aplicația CRM. Când un client răspunde la un e-mail provenit din aplicația CRM, adresa reply-to este [email protected].

Când un e-mail este trimis din aplicația Contact, adresa de răspuns este [email protected], deoarece nu există alias pe modelul de contact.

Notă

Se recomandă să păstrați partea locală a catchall-ului și bounce-ului neschimbată. Dacă această valoare este modificată, email-urile anterioare trimise din baza de date vor avea încă valorile părții locale anterioare. Aceasta ar putea duce la răspunsuri care nu sunt primite corect în baza de date.

Salt¶

În același mod în care alias-ul catchall este folosit pentru a construi adresa de răspuns, alias-ul bounce este folosit pentru a construi return-path-ul email-ului. Return-path-ul este folosit când email-urile nu pot fi livrate destinatarului și o eroare este returnată expeditorului.

În mod implicit, numele bounce va fi folosit. Activați modul dezvoltator și mergeți la Settings ‣ Technical ‣ Emails: Alias Domains pentru a accesa configurația.

Când apare o eroare, se primește o notificare și se afișează într-un plic roșu în chatter. În unele cazuri, plicul roșu poate conține doar un mesaj no error, ceea ce înseamnă că există o eroare care nu a putut fi gestionată de Odoo.

O notificare va fi afișată și în pictograma Discuss din bara de navigare.

screenshot: general-email-inbound-failure-navbar

menu: Top menu bar ‣ Discuss (messaging) icon
shows: The messaging dropdown with a "Delivery failure" notification for an email sent to a contact.
highlight: The failure notification.
module: mail
notes: English UI, crop to the relevant area.

Example

Dacă adresa de email a destinatarului este incorectă, prin clic pe plicul roșu din chatter va fi afișat un mesaj de eroare care conține motivul eșecului.

screenshot: general-email-inbound-red-envelope

menu: Contacts ‣ (a contact) ‣ chatter
shows: A sent message in the chatter with the red envelope icon clicked, showing the failure reason (e.g., invalid domain).
highlight: The red envelope and the error popover.
module: mail
notes: English UI, crop to the relevant area.

Primirea e-mailurilor¶

Odoo nu primește e-mailuri de la sine: e-mailurile trimise către aliasuri, catchall și adresa de bounce ale domeniului alias sunt livrate serverului de e-mail al acelui domeniu și trebuie apoi aduse în baza de date printr-una dintre metodele descrise mai jos. Pe bazele de date găzduite, aceasta este de obicei configurată de furnizorul de găzduire.

Folosirea unui domeniu personalizat pentru mesajele de intrare¶

Domeniul de alias trebuie selectat în setările generale. Dacă aveți mai multe companii, fiecare trebuie configurată.

screenshot: general-email-inbound-alias-domain-setting

menu: Settings ‣ General Settings ‣ Emails
shows: The "Alias Domain" setting with the company's custom domain selected.
highlight: The Alias Domain field.
data: Alias domain "company-name.com".
module: mail
notes: English UI, crop to the relevant area.

Toate aliasurile vor folosi acest domeniu personalizat. Răspunsurile la modelele pentru care este configurat un alias se fac la [alias]@my-custom-domain.com. Răspunsurile la alte modele sunt trimise la catchall prin [email protected].

screenshot: general-email-inbound-custom-domain-diagram

menu: (diagram)
shows: Diagram of the inbound route with a custom domain: replies and alias emails go to [alias]@my-custom-domain.com, reach the domain's mail server (MX), and are brought into Odoo by redirection, incoming mail server, or MX record to the Odoo mail gateway.
module: mail
notes: Simple schematic drawing, not a UI screenshot.

Important

Dacă e-mailurile sunt trimise folosind serverul de e-mail implicit, în timp ce se utilizează un domeniu personalizat, urmați instrucțiunile „Utilizarea unui domeniu personalizat cu serverul de e-mail implicit”.

Întrucât acest domeniu personalizat este folosit, toate email-urile care folosesc un alias (răspunsuri, respingeri și trimiteri directe) sunt trimise la o adresă a domeniului. Acestea sunt astfel livrate la serverul de email legat de domeniu (înregistrare MX). Pentru a le afișa în chatter sau pentru a crea înregistrări noi, este necesar să se recupereze aceste email-uri de intrare în baza de date Odoo.

Metodă	Beneficii	Dezavantaje
Redirecționări	Ușor de configurat, email-urile sunt trimise direct în baza de date.	Fiecare alias al unei baze de date trebuie configurat.
Servere de email de intrare	Permite păstrarea unei copii a email-ului în căsuța dumneavoastră de poștă (cu IMAP). Permite crearea de înregistrări în modelul ales.	Depinde de un CRON, ceea ce înseamnă că email-urile nu sunt recuperate imediat în baza de date. Fiecare alias al unei baze de date trebuie configurat.
Înregistrare MX	Doar o înregistrare trebuie creată pentru ca toate aliasurile să funcționeze corect.	Este necesară folosirea unui subdomeniu. Necesită cunoștințe tehnice avansate.

Important

Metodele de redirecționare și de înregistrare MX necesită un server de e-mail care transmite e-mailurile către baza de date Odoo prin intermediul scriptului de gateway de e-mail. Utilizarea acestui script necesită cunoștințe tehnice și de infrastructură avansate.

Important

Consultați documentația furnizorului dvs. pentru informații mai detaliate despre cum să gestionați metodele detaliate mai jos.

Redirecționări¶

Redirecționările permit primirea mesajelor în baza de date fără întârziere. Căsuțele poștale ale domeniului personalizat sunt redirecționate către adresele la care baza de date primește e-mailuri prin gateway-ul de e-mail (de ex. un subdomeniu dedicat furnizat de furnizorul de găzduire sau de administratorul de sistem).

Este obligatoriu să redirecționați adresa catchall și adresa de bounce. Orice alt alias utilizat trebuie, de asemenea, redirecționat.

Example

Cu o echipă de vânzări și un domeniu de primire odoo.company-name.com, sunt necesare următoarele redirecționări:

[email protected] → [email protected]
[email protected] → [email protected]
[email protected] → [email protected]

Important

Unii furnizori cer să validați redirecționarea prin trimiterea unui link la adresa de email țintă. Această procedură este o problemă pentru catchall și bounce deoarece acestea nu sunt folosite pentru a crea înregistrări.

Modificați valoarea catchall pe domeniul de alias de poștă. modul dezvoltator trebuie activat pentru a accesa acest meniu. De exemplu, poate fi schimbată de la catchall la temp-catchall. Acest lucru va permite folosirea catchall ca partea locală a unui alt alias.
Deschideți o aplicație care folosește un alias. De exemplu, CRM conține aliasuri pentru fiecare echipă de vânzări. Setați catchall ca partea locală a aliasului unei echipe de vânzări.
Email-ul de validare va crea o înregistrare în aplicația CRM. Email-ul trimis va fi vizibil în chatter, permițându-vă să validați redirecționarea.
Nu uitați să schimbați înapoi aliasul echipei de vânzări și valoarea catchall pe domeniul de alias de poștă, exact cum erau înainte de această procedură.

Notă

O alternativă la redirecționări este transferul. Cu transferul, adresa care transferă email-ul va fi identificată ca expeditor, în timp ce cu redirecționările, expeditorul original va rămâne întotdeauna.

Servere de poștă de intrare¶

După cum s-a menționat anterior, utilizarea redirecționărilor este metoda recomandată pentru primirea e-mailurilor în Odoo. Totuși, este posibil și să configurați servere de e-mail de intrare. Utilizarea acestei metode înseamnă crearea unui server de e-mail de intrare pentru fiecare căsuță poștală de pe serverul dumneavoastră, pentru catchall, bounce și pentru fiecare alias al bazei de date, pentru a prelua toate e-mailurile primite.

Atenționare

Funcția Incoming Mail Servers din Odoo este concepută pentru căsuțe partajate (de ex. [email protected] sau [email protected]) pentru a direcționa mesajele către fluxurile echipelor, sarcini sau alte documente.

Utilizarea adreselor de e-mail personale (de ex. [email protected]) ca servere de e-mail de intrare nu este recomandată. Acest lucru poate duce la riscuri de securitate crescute, direcționare nedorită a mesajelor, probleme de confidențialitate și dificultăți în sincronizarea corectă a răspunsurilor.

Serverele de e-mail de intrare se creează accesând Setări ‣ Tehnic ‣ E-mail: Servere e-mail de intrare sau, după activarea opțiunii Folosește servere de e-mail personalizate în secțiunea E-mailuri din aplicația Setări, făcând clic pe Servere e-mail de intrare.

Formularul serverului de e-mail de intrare conține următoarele câmpuri:

Nume și Tip server (Server IMAP, Server POP, Server local sau, în funcție de modulele instalate, Gmail ori Outlook OAuth).
Informații server: numele serverului, portul și opțiunea SSL/TLS.
Informații de autentificare: numele de utilizator și parola căsuței poștale.
Creează o înregistrare nouă: modelul în care sunt create înregistrări noi pentru e-mailurile care nu sunt răspunsuri la o conversație existentă.
Păstrează atașamentele și Păstrează originalul (în fila Avansat): dacă atașamentele și o copie completă a e-mailului original sunt păstrate.

Faceți clic pe Testează & Confirmă pentru a valida conexiunea și pe Preia acum pentru a prelua imediat e-mailurile.

Important

Recomandăm folosirea protocolului IMAP în loc de protocolul POP, deoarece IMAP preia toate email-urile necitite, în timp ce POP preia tot istoricul email-urilor și apoi le marchează ca șterse în căsuța dumneavoastră poștală.

Sfat

Este de asemenea posibil să conectați o căsuță poștală prin Gmail cu Google OAuth sau Outlook cu Microsoft Azure OAuth.

Indiferent de protocolul ales, email-urile sunt preluate folosind acțiunea programată Mail: Fetchmail Service.

În plus, folosirea unui server de poștă de intrare în Odoo oferă oportunitatea de a crea înregistrări noi într-un model specificat. Fiecare server de poștă de intrare poate crea înregistrări într-un model diferit.

Example

Email-urile primite pe [email protected] sunt preluate de baza de date Odoo. Toate email-urile preluate vor crea o nouă sarcină de proiect în baza de date.

screenshot: general-email-inbound-server-form

menu: Settings ‣ Technical ‣ Email ‣ Incoming Mail Servers ‣ New
shows: Incoming mail server form: Name, Server Type "IMAP Server", server, port, SSL/TLS, username, password, and "Create a New Record" set to Task.
highlight: The "Create a New Record" field.
data: Server "Tasks mailbox", imap.company-name.com, user [email protected].
module: mail
notes: English UI, developer mode active, crop to the form; blur the password.

Înregistrare MX¶

O a treia opțiune este să creați o înregistrare MX în zona dumneavoastră DNS care specifică serverul de poștă care gestionează email-urile trimise către domeniul dumneavoastră. Sunt necesare cunoștințe tehnice avansate.

Important

Această configurare necesită un subdomeniu dedicat (de ex. @mail.mydomain.com) a cărui înregistrare MX indică un server de e-mail care transmite toate e-mailurile primite către baza de date Odoo prin gateway-ul de e-mail. Solicitați valoarea înregistrării MX de la furnizorul de găzduire sau de la administratorul de sistem.

Bucle infinite de email¶

În unele cazuri, se pot crea bucle infinite de email. Odoo oferă o anumită protecție împotriva unor astfel de bucle, asigurându-se că același expeditor nu poate trimite prea multe email-uri care ar crea înregistrări către un alias într-un interval de timp specific.

În mod implicit, o adresă de email poate trimite până la 20 de email-uri în 120 de minute. Dacă se trimit mai multe email-uri, acestea sunt blocate și expeditorul primește următorul mesaj:

screenshot: general-email-inbound-loop-bounce

menu: (email client)
shows: The automatic reply received after sending too many emails to an alias in a short time, explaining that the message was blocked.
module: mail
notes: Any email client; English; example domain.

Pentru a schimba comportamentul implicit, activați modul dezvoltator, apoi mergeți la Settings ‣ Technical ‣ Parameters: System Parameters pentru a adăuga doi parametri.

Pentru primul parametru, introduceți mail.gateway.loop.minutes ca Cheie și alegeți un număr de minute ca Valoare (120 este comportamentul implicit).
Pentru al doilea parametru, introduceți mail.gateway.loop.threshold ca Cheie și alegeți un număr de email-uri ca Valoare (20 este comportamentul implicit).

Permite parametrul de sistem al domeniului alias¶

Aliasurile de intrare sunt setate în baza de date Odoo pentru a crea înregistrări prin primirea de email-uri de intrare. Pentru a vizualiza aliasurile setate în baza de date Odoo, activați mai întâi modul dezvoltator. Apoi, mergeți la Settings app ‣ Technical ‣ Aliases.

Următorul parametru de sistem, mail.catchall.domain.allowed, setat cu valorile permise ale domeniilor de alias, separate prin virgule, filtrează e-mailurile adresate corect către aliasuri. Setarea domeniilor pentru care aliasul poate crea o sarcină, o pistă, o oportunitate etc. elimină rezultatele fals pozitive în care sunt prezente adrese de e-mail având doar prefixul de alias, nu și domeniul.

În unele cazuri, potrivirile au fost făcute în baza de date Odoo atunci când se primește un e-mail cu același prefix de alias și un domeniu diferit pe adresa de e-mail primită. Acest lucru este valabil în adresele de e-mail ale expeditorului, destinatarului și CC ale unui e-mail primit.

Example

Când Odoo primește e-mailuri cu prefixul de alias commercial în adresele de e-mail ale expeditorului, destinatarului sau CC (de ex. [email protected]), baza de date tratează în mod eronat e-mailul ca fiind aliasul complet commercial, cu un domeniu diferit, și, prin urmare, creează o sarcină/pistă/oportunitate etc.

Pentru a adăuga parametrul de sistem mail.catchall.domain.allowed, activați mai întâi modul dezvoltator. Apoi, mergeți la Settings app ‣ Technical ‣ System Parameters. Faceți clic pe New. Apoi, tastați mail.catchall.domain.allowed în câmpul Key.

Apoi, pentru câmpul Value, adăugați domeniile separate prin virgule. Salvați manual (Save), și parametrul de sistem intră în vigoare imediat.

screenshot: general-email-inbound-allowed-domain

menu: Settings ‣ Technical ‣ Parameters ‣ System Parameters ‣ New
shows: System parameter form with Key "mail.catchall.domain.allowed" and Value "company-name.com,company-name.hu".
highlight: Key and Value.
module: base, mail
notes: English UI, developer mode active, crop to the form.

Detectare bazată pe partea locală a destinatarului¶

La crearea unui alias nou, există o opțiune pentru a activa Local-part based incoming detection. Dacă este activată, Odoo necesită doar ca partea locală să se potrivească pentru a ruta un email de intrare. Dacă această funcție este dezactivată, Odoo necesită ca întreaga adresă de email să se potrivească pentru a ruta un email de intrare.