Plăți automate și somații¶
Un contract poate încasa automat facturile sale recurente pe baza unei metode de plată stocate și poate reîncerca după un program fix atunci când o încasare este refuzată. Poate fi încasat și prin debit direct SEPA prin banca dvs..
Configurarea încasării automate¶
Configurați și activați un furnizor de plăți care acceptă salvarea metodelor de plată (Plăți online).
Permiteți clientului să salveze o metodă de plată — un card sau un mandat SEPA deținut de furnizor — de exemplu din portalul clienților.
Deschideți contractul și selectați acea metodă în câmpul Token de plată. Sunt oferite numai token-urile care aparțin clientului contractului.
Setați Postare factură la Postează automat.
De atunci, fiecare factură recurentă generată pentru acel contract este postată și încasată în afara sesiunii (off-session).
Important
O încasare este considerată reușită numai când tranzacția de plată raportează efectiv Autorizat sau Efectuat. Un furnizor care refuză o plată off-session nu generează o eroare, astfel încât absența unei erori nu este niciodată luată drept plată.
Somații¶
Fiecare încercare de încasare este înregistrată ca încercare de somație în fila Încercări de somație a contractului, cu numărul încercării, marcajul de timp, starea, codul de refuz și motivul.
Starea încercării |
Semnificație |
|---|---|
În așteptare |
Încasarea este în curs sau furnizorul nu a răspuns încă. Pentru un contract încasat prin debit direct SEPA, factura așteaptă o remitere sau reconcilierea extrasului bancar. |
Succes |
Factura a fost plătită. |
Refuz temporar (reîncercare) |
Încasarea a eșuat și o reîncercare este programată la Următoarea reîncercare la. |
Refuz definitiv (oprire) |
Nu se mai face nicio reîncercare. |
Cadența reîncercărilor este fixă: după primul eșec, încasarea este reîncercată după 1, 3, 7 și 14 zile. Când cele patru reîncercări sunt epuizate, încercarea devine Refuz definitiv.
Stare de somație a contractului rezumă situația acestuia: OK, Reîncercare în așteptare sau Refuz definitiv. Filtrul Problemă de plată din lista de contracte găsește contractele care necesită atenție.
- menu
- Subscriptions ‣ Contracts ‣ (a contract) ‣ Dunning Attempts
- shows
- The Dunning Attempts tab of a contract with three attempts: attempt number, attempted-at timestamp, state badge, decline reason and next retry date.
- highlight
- The state badges and the Next Retry At column (red frame).
- data
- Contract SUB/2026/0012; one success, one soft decline with a retry scheduled.
- module
- subscription
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop to the notebook. Use throw-away payment data.
Încasarea prin debit direct SEPA¶
Un contract poate fi încasat și prin debit direct SEPA prin banca dvs., fără card sau furnizor de plăți online. Facturile recurente sunt reunite în remiteri de încasare (ordine de debit), încărcați fișierul la bancă, iar factura este decontată când debitul apare în extrasul bancar. Este modalitatea obișnuită de a încasa abonamentele clienților din Spania.
Notă
Funcția este oferită de modulul Subscriptions - SEPA Direct Debit, instalat automat când sunt instalate modulele Subscriptions, Account Banking SEPA Direct Debit și Account Payment Order Return.
Configurarea contractului¶
Clientul are nevoie de un mandat SEPA valid. Clientul îl poate semna online.
Creați un contract pentru client. Primul mandat valid al clientului este propus în SEPA Mandate și, dacă modul de plată al clientului folosește SEPA Direct Debit for customers, este propus în Direct Debit Payment Mode.
Verificați ambele câmpuri. Modul de plată trebuie să fie un mod de debit direct al companiei contractului, iar mandatul trebuie să fie un mandat valid al clientului (sau al unuia dintre contactele sale). Aveți nevoie de ambele sau de niciunul: salvarea doar a unuia se oprește cu mesajul SEPA direct debit needs both a direct debit payment mode and a mandate.
Setați Postare factură ca de obicei.
Când este selectat un mandat, câmpul Token de plată este ascuns: calea cardului nu este folosită pentru acest contract. Facturile generate pentru contract poartă modul de plată și mandatul.
- menu
- Subscriptions ‣ Contracts ‣ (a contract)
- shows
- The Payment group of a contract with the Direct Debit Payment Mode "Collection remittance (SEPA) - CaixaBank" and the SEPA Mandate reference filled in, and no Payment Token field.
- highlight
- The Direct Debit Payment Mode and SEPA Mandate fields (red frame).
- data
- Contract SUB/2026/0012 for a customer with a valid SEPA mandate.
- module
- subscription_sepa_direct_debit
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop to the Payment group.
Setările remiterii¶
Accesați și derulați la secțiunea SEPA/PAIN, Subscription remittances:
Setare |
Descriere |
|---|---|
Remittance Days |
Zilele lunii, separate prin virgule (de exemplu |
Collect Invoices Due Within (Days) |
Sunt încasate numai facturile scadente în cel mult acest număr de zile după ziua remiterii (implicit 7). |
Generate the Remittance File |
Confirmă, de asemenea, ordinul de debit în ciornă și generează fișierul acestuia. Fișierul trebuie totuși încărcat manual la bancă. |
Remittance Responsible |
Utilizatorul care primește activitatea de realizat Subscription remittance ready: upload it to the bank. |
Cum este încasată o factură¶
Factura este postată, automat sau manual (dacă Postare factură este Lasă ca ciornă pentru revizuire, factura intră în încasare când o postați). Se creează o încercare de somație în starea În așteptare, iar factura așteaptă remiterea.
Factura intră într-un ordin de debit. Fără zile de remitere, ea este adăugată imediat la ordinul de debit în ciornă al modului de plată (se creează unul nou când niciunul nu este deschis). Cu zile de remitere, acțiunea programată zilnică reunește, în acele zile, în ordine de debit în ciornă, facturile postate a căror ultimă încercare este în așteptare, care nu se află încă într-un ordin activ și sunt scadente în termenul de anticipare. Pe ordin se postează o notă, iar utilizatorul responsabil primește activitatea de realizat.
Încărcați fișierul. Deschideți ordinul de debit, confirmați-l și generați fișierul (dacă nu a făcut-o Generate the Remittance File), încărcați fișierul la bancă și faceți clic pe File Successfully Uploaded. Facturile sunt În plată.
Încercarea reușește când factura este plătită. După ce importați și reconciliați extrasul bancar, acțiunea programată setează încercarea la Succes, iar Stare de somație a contractului revine la OK. Încărcarea fișierului nu este suficientă: încercarea rămâne În așteptare până când debitul este reconciliat.
Important
Acțiunea programată Subscription: SEPA Direct Debit Remittance este livrată inactivă. Activați-o în orice caz, chiar și fără zile de remitere: ea decontează și încercările facturilor plătite.
Când banca returnează un debit¶
Confirmați returnarea plății (introdusă manual sau importată din raportul băncii): motivul returnării este înregistrat ca cod de refuz al încercării fiecărei facturi a unui contract SEPA, iar somația se aplică:
returnare temporară (de exemplu AM04, fonduri insuficiente): încercarea devine Refuz temporar (reîncercare), iar factura este încasată din nou după 1, 3, 7 și 14 zile, conform descrierii de mai sus: acțiunea programată Subscription: Dunning Retry creează o nouă încercare, iar factura intră într-un nou ordin de debit, imediat sau în următoarea zi de remitere. După a patra reîncercare, încercarea devine Refuz definitiv;
returnare definitivă (de exemplu MD01, lipsă mandat, AC04, cont închis, sau MD06, rambursare solicitată de client): reîncercările se opresc imediat. Încercarea devine Refuz definitiv, Stare de somație a contractului devine Refuz definitiv, iar contabilul primește alerta cu prioritate ridicată. Verificați mandatul împreună cu clientul înainte de a încasa din nou.
Dacă o returnare este temporară sau definitivă se citește din Return Type al motivului returnării, când acesta este setat (localizarea pentru Spania îl setează, consultați Remiteri spaniole). În caz contrar, aceste coduri sunt tratate ca definitive: AC01, AC04, AC06, AC13, AG01, AG02, AM05, BE05, CNOR, CUST, DNOR, DUPL, FF01, MD01, MD02, MD06, MD07, MS02, RC01, RR01, RR02, RR03, RR04 și SL01. Orice alt cod sau o returnare fără motiv este temporară.
Acțiuni programate¶
Trei acțiuni programate susțin plățile automate. Acestea sunt livrate inactive și trebuie activate în :
Abonament: reîncercare somație — la fiecare 4 ore; reîncearcă încasările a căror dată de reîncercare a trecut.
Subscription: SEPA Direct Debit Remittance — zilnic; reunește în ordine de debit facturile încasate prin debit direct SEPA și setează încercările facturilor plătite la Succes.
Abonament: emite alerte — zilnic; generează o activitate de realizat pentru agentul de vânzări când o perioadă de probă se încheie în trei zile și o activitate cu prioritate ridicată pentru contabil în cazul unui refuz definitiv.