Documente¶

Aplicația Documente organizează într-un singur loc toate fișierele stocate în baza de date — atașamentele înregistrărilor, fișierele încărcate din chatter și documentele încărcate direct — unde pot fi sortate în dosare, etichetate, partajate printr-un link și folosite pentru a crea sau completa înregistrări.

Notă

Aplicația este furnizată de modulul Document Management (eyssen_document_management). Lucrează cu atașamentele standard ale bazei de date, deci un fișier încărcat pe o înregistrare este vizibil imediat și în Documente.

Drepturi de acces¶

Modulul adaugă o categorie Gestionare documente la drepturile de acces ale unui utilizator:

Utilizator: poate deschide aplicația Documente și poate lucra cu fișierele la care are acces.
Manager: poate configura în plus dosare, etichete și operațiuni.

Răsfoirea documentelor¶

Accesați Documente ‣ Documente pentru a lista fișierele din baza de date. Vizualizările listă, kanban și formular afișează, pentru fiecare document, Dosar, Etichete, Partener și Model asociate și Tip de fișier.

Panoul de căutare și vizualizarea de căutare ajută la restrângerea listei:

grupați documentele după Dosar, Model, Partener, Etichetă sau Tip;
folosiți filtrele Ascunde JS/CSS, Ascunde modelul de vizualizare și Ascunde fără model pentru a omite atașamentele tehnice pe care Odoo le stochează împreună cu fișierele de business.

Fiecare document are un chatter, astfel încât note și activități pot fi înregistrate chiar pe un fișier.

screenshot: productivity-documents-overview

menu: Documents ‣ Documents
shows: The Documents kanban view with the search panel on the left (folders), several document cards with their tags, and the group-by menu open.
data: Demo company "YourCompany HU"; folders "Contracts", "Invoices"; tags "Signed", "Draft".
module: eyssen_document_management
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Descărcarea mai multor documente¶

Pentru a descărca mai multe documente simultan, selectați-le în vizualizarea listă, faceți clic pe butonul Acțiuni și selectați Descarcă fișiere. Odoo propune un nume de fișier pentru arhivă (files_<date>.zip); confirmați cu Descarcă fișiere pentru a obține toate documentele selectate într-un singur fișier ZIP.

Notă

Numele fișierului trebuie să se termine cu .zip.

Foldere¶

Dosarele clasifică documentele și pot fi imbricate. Pentru a crea unul, accesați Documente ‣ Configurare ‣ Dosare și faceți clic pe Nou:

Nume dosar și Dosar părinte: poziția dosarului în arbore. Nume complet al unui dosar afișează calea sa completă, de exemplu Contracts / 2026.
Companie: lăsați necompletat pentru ca dosarul să fie disponibil tuturor companiilor.
Secvență: ordinea dosarelor.

Butonul inteligent Documente deschide documentele arhivate în dosar, iar fila Dosare copil listează subdosarele sale.

Dosare automate¶

În secțiunea Dosar automat se poate selecta un Model automat. Documentele atașate unei înregistrări din acel model sunt apoi arhivate automat în dosar, fără ca utilizatorul să trebuiască să-l selecteze. Subdosarele unui dosar automat moștenesc acest comportament.

screenshot: productivity-documents-folder-form

menu: Documents ‣ Configuration ‣ Folders
shows: A folder form with the folder name, the parent folder, the Settings group, the Automatic Folder group with the Auto Model field, and the Documents smart button.
highlight: The "Automatic Folder" group (red frame).
data: Folder "Project files" with Auto Model "Task".
module: eyssen_document_management
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Etichete¶

Etichetele descriu conținutul unui document. Ele sunt grupate în categorii de etichete, iar atât categoriile, cât și etichetele pot fi atașate unui dosar, astfel încât pe un document din acel dosar să fie propuse doar etichetele relevante.

Pentru a le gestiona, accesați Documente ‣ Configurare ‣ Etichete. Creați o categorie, atribuiți-i un Dosar dacă trebuie să se aplice doar acolo și adăugați Etichete cu Culoare aferentă. Numele unei etichete trebuie să fie unic în categoria sa, iar numele unei categorii trebuie să fie unic în dosarul său.

Operațiuni¶

O operațiune transformă un document într-o înregistrare sau îl leagă de una existentă — de exemplu, pentru a înregistra o factură de furnizor dintr-un PDF primit sau pentru a atașa un contract semnat unei sarcini de proiect.

Pentru a defini o operațiune, accesați Documente ‣ Configurare ‣ Operațiuni și faceți clic pe Nou:

Nume operațiune: numele propus utilizatorului.
Dosare și Modele: restricționați operațiunea la documente din anumite dosare sau atașate anumitor modele. Lăsați necompletat pentru a o aplica peste tot.
Operație: Creare înregistrare nouă sau Legătură către o înregistrare existentă.
Model pentru operațiune: modelul înregistrării de creat sau la care se face legătura și, opțional, un Filtru pentru modelul operațiunii care restricționează înregistrările propuse.

Pentru a rula o operațiune, deschideți un document și faceți clic pe Operațiuni în secțiunea Organizează. Selectați Operație și Înregistrare țintă, apoi salvați: documentul este atașat acelei înregistrări.

screenshot: productivity-documents-operation

menu: Documents ‣ Documents
shows: The Operation Wizard dialog open from a document, with the Operation field and the Record reference field filled in.
data: Operation "Attach to task", record "Website redesign" (project task).
module: eyssen_document_management
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Documentele unui contact¶

Un buton inteligent Documente pe formularul contactului deschide documentele legate de acel contact. Odoo determină contactul unui document pe baza înregistrării de care este atașat documentul.