Etape

Etapele sunt utilizate pentru a organiza fluxul (pipeline) unei aplicații și pentru a urmări progresul elementelor configurate, denumite de acum înainte carduri.

În aplicații, aceste carduri reprezintă elemente specifice; de exemplu, în aplicația Proiect, etapele urmăresc sarcinile, iar în aplicația CRM, etapele urmăresc oportunitățile. Etapele sunt personalizabile și pot fi redenumite pentru a se potrivi nevoilor fiecărei echipe.

Creați sau modificați etapele

Important

Modul dezvoltator trebuie să fie activat pentru a accesa meniul etapelor. Pentru a activa modul dezvoltator, accesați Settings app ‣ General Settings ‣ Developer Tools și faceți clic pe Activate the developer mode.

Pentru a vizualiza sau modifica etapele, accesați aplicația dorită și meniul de configurare al etapelor sale, de exemplu Proiect ‣ Configurare ‣ Etape sarcină sau CRM ‣ Configurare ‣ Etape.

Vizualizarea listă implicită de pe pagina Etape afișează etapele disponibile în prezent în aplicație. Acestea sunt listate în ordinea în care apar în flux.

Pentru a schimba ordinea etapelor, apasă pictograma (mutabil) din stânga numelui etapei și trage-o în poziția dorită din listă.

screenshot: essentials-stages-list
menu
Project ‣ Configuration ‣ Task Stages
shows
List view of task stages in pipeline order, with the drag handle to the left of each stage name and the New button at the top left.
highlight
The drag handle column.
data
Demo task stages "New", "In Progress", "Done", "Cancelled".
module
project
notes
English UI, developer mode active, 1440px width, crop to the list.

Sfat

Modificați ordinea etapelor în vizualizarea Kanban a fluxului unei echipe, trăgând și plasând coloanele individuale.

Pentru a crea o etapă nouă, faceți clic pe butonul Nou din partea stângă sus a listei de etape. Procedând astfel, dezvăluie o formă de scenă goală.

Alege un Nume pentru noua etapă.

screenshot: essentials-stages-form
menu
Project ‣ Configuration ‣ Task Stages ‣ New
shows
Task stage form with Name, Email Template, SMS Template, Rating Email Template, Folded in Kanban and Projects fields.
highlight
The Name field.
data
New stage "Review".
module
project, project_sms
notes
English UI, developer mode active, crop to the form sheet.

Bară de progres

Bara de progres este vizibilă deasupra fiecărei etape și afișează defalcarea procentuală a fiecărui tip de stare pentru toate cardurile din acea etapă. Fiecărui tip de stare i se atribuie o culoare care apare în bară.

Definiția specifică a acestor stări diferă în funcție de aplicație. De exemplu, în aplicația Proiect, bara de progres a unei etape de sarcină este alcătuită din stările de sarcină În desfășurare, Modificări solicitate, Aprobat, În așteptare, Finalizat și Anulat. În aplicația CRM, bara de progres arată starea activităților planificate pentru oportunități.

Pentru a vedea o numărătoare detaliată, plasați cursorul peste o culoare reprezentativă, ceea ce activează o notificare cu numărul de carduri din etapă aflate în acea stare.

Un clic pe o culoare de stare filtrează etapa pentru a afișa doar cardurile cu acea stare. Numărul de carduri pentru starea selectată apare lângă bara de progres.

screenshot: essentials-stages-progress-bar
menu
Project ‣ (any project) kanban view
shows
Kanban column header with its colored progress bar; one color is clicked, so the column is filtered and the count for that state is displayed next to the bar.
highlight
The progress bar and the filtered count.
data
Demo project "Office Design", stage "In Progress" with tasks in several states.
module
project
notes
English UI, crop to one or two kanban columns.

Adăugați șabloane de e-mail și SMS la etape

Când un Șablon e-mail este adăugat unei etape, un e-mail preconfigurat este trimis automat clientului atunci când un card (de ex. o sarcină) ajunge în acea etapă a fluxului. La fel, adăugarea unui Șablon SMS declanșează trimiterea unui mesaj SMS preconfigurat către client.

Notă

Câmpul Șablon SMS este disponibil atunci când modulul Project - SMS (project_sms) este instalat. Mesageria SMS este un serviciu In-App Purchase (IAP) care necesită credite preplătite pentru a funcționa.

Pentru a selecta un șablon de email existent, alege-l din câmpul Șablon email. După ce ai ales un șablon, apasă pictograma (săgeată dreapta) din dreapta câmpului pentru a edita șablonul ales.

Pentru a crea un șablon nou din acest formular, apasă pe câmp și introdu un titlu pentru noul șablon. Apoi selectează Creează și editează din meniul derulant care apare și completează detaliile formularului.

Urmați aceiași pași pentru a selecta, edita sau crea un Șablon SMS.

screenshot: essentials-stages-sms-template
menu
Project ‣ Configuration ‣ Task Stages ‣ (stage) ‣ SMS Template ‣ Create and edit
shows
SMS template form opened from the stage: Name, Applies to "Task", and the message body.
highlight
The message body.
data
Template "Task in review"; body using the task name placeholder.
module
project_sms, sms
notes
English UI, crop to the dialog.

Vezi și

Modele Email

Îndoiți o scenă

În mod implicit, etapele sunt desfășurate în vizualizarea Kanban. Dacă există o etapă Câștigat sau Închis, aceasta este restrânsă în mod implicit.

Cardurile dintr-o etapă desfășurată sunt vizibile în flux sub numele etapei și sunt considerate deschise.

Etapele pot fi configurate pentru a fi restrânse în vizualizarea Kanban a paginii fluxului.

Numele etapelor restrânse rămân vizibile, dar cardurile din etapă sunt ascunse.

Pentru a restrânge o etapă, bifează opțiunea Restrânsă în Kanban din formularul Etape.

Atenționare

Cardurile care ajung într-o etapă restrânsă sunt considerate închise. Închiderea unui card înainte de finalizarea lucrării poate cauza probleme de raportare și comunicare. Această setare ar trebui activată numai pentru etapele considerate etape de închidere.

Restrânge temporar o etapă

Etapele pot fi restrânse temporar și în vizualizarea Kanban a fluxului.

Deschideți fluxul în aplicația dorită, de ex. vizualizarea Kanban a unui proiect în aplicația Proiect.

Plasează cursorul în partea de sus a etapei dorite pentru a o restrânge temporar, apoi apasă pictograma (rotiță) care apare și selectează Restrânge din meniul derulant.

screenshot: essentials-stages-fold-kanban
menu
Project ‣ (any project) kanban view
shows
Kanban column header with the gear icon clicked and its dropdown open (Fold, Edit, Automations, Archive All, Unarchive All, Delete).
highlight
The "Fold" entry.
data
Demo project "Office Design".
module
project
notes
English UI, crop to the column header and dropdown.

Important

Restrângerea manuală a unei etape din vizualizarea Kanban este temporară și nu închide cardurile din etapă.

Alocați etape proiectelor sau echipelor

În funcție de aplicație, o etapă poate fi limitată la anumite fluxuri:

  • În aplicația Proiect, faceți o selecție în câmpul Proiecte din formularul etapei de sarcină. Pot fi selectate mai multe proiecte, deoarece aceeași etapă poate fi partajată de mai multe proiecte.

  • În aplicația CRM, selectați o Echipă de vânzări în formularul etapei. Dacă câmpul rămâne gol, etapa este disponibilă pentru toate echipele de vânzări.