Semnarea mandatelor de debitare directă SEPA

O debitare directă SEPA poate fi încasată numai cu un mandat semnat de client. În loc să tipăriți formularul, să așteptați scanarea și să introduceți mandatul, puteți lăsa clientul să îl semneze online cu eYssen Sign: clientul introduce contul de debitat, confirmă cu un cod unic și semnează pe ecran. Mandatul este apoi creat ca valid, pregătit pentru următorul ordin de debitare, cu documentul semnat și dovada semnăturii atașate.

Notă

Funcționalitatea este oferită de modulul SEPA Mandate Online Signature, care necesită modulele eYssen Sign și Account Banking SEPA Direct Debit. Instalați modulul din meniul Aplicații.

Cerințe

  • SEPA Creditor Identifier al companiei se setează în Contabilitate ‣ Configurare ‣ Setări (consultați identificatorii SEPA). Acesta este tipărit pe mandat. Chiar dacă utilizați un identificator pentru fiecare mod de plată, compania are nevoie de unul pentru a trimite un mandat; în caz contrar, trimiterea se oprește cu mesajul Set the SEPA creditor identifier of … first.

  • Clientul are o adresă de e-mail (sau un contact cu o adresă de e-mail, care este utilizată atunci când clientul nu are una). Codul unic și linkul sunt trimise acolo.

  • Pentru a trimite codul prin mesaj text, numărul de mobil al clientului trebuie să fie setat, iar baza dumneavoastră de date are nevoie de credite SMS (consultați autentificarea în doi factori).

  • Adresa companiei dumneavoastră este tipărită pe mandat ca adresă a creditorului: verificați dacă este completată.

Trimiterea unui mandat către un client

  1. Deschideți contactul clientului, faceți clic pe meniul Acțiuni (roata dințată) și selectați Send SEPA Mandate for Signature. Acțiunea este disponibilă utilizatorilor care pot crea facturi.

  2. Verificați Client și, într-o bază de date multi-companie, Companie care va încasa debitările.

  3. Selectați Scheme: Basic (CORE) sau Enterprise (B2B) și Tip: Recurrent sau One-Off, ca pentru un mandat manual. O notă vă reamintește că un mandat B2B trebuie confirmat de client și băncii sale înainte de prima debitare.

  4. În One-time Code, selectați modul în care clientul primește codul care îi confirmă identitatea: E-mail, SMS sau E-mail și SMS.

  5. Faceți clic pe Trimite.

screenshot: accounting-sepa-mandate-sign-wizard
menu
Contacts ‣ (a customer) ‣ Actions ‣ Send SEPA Mandate for Signature
shows
The "Send SEPA Mandate for Signature" dialog with the customer, the company, the Scheme "Basic (CORE)", the Type "Recurrent" and the One-time Code "Email", with the Send button.
highlight
The Scheme, Type and One-time Code fields.
data
Demo customer with an email address, company with a SEPA creditor identifier.
module
sign_sepa_mandate
notes
English UI, light theme, crop to the dialog.

Odoo rezervă referința mandatului, generează un formular de mandat de o pagină în limba clientului (creditor, identificatorul creditorului, referința mandatului, textul schemei, tipul de plată) și trimite cererea de semnare. Cererea de semnare se deschide pe ecran; este listată și la eYssen Sign ‣ Cereri de semnare, cu referința SEPA mandate urmată de referința mandatului.

Ce face clientul

Clientul primește un e-mail cu un link către mandat și:

  1. își completează numele, adresa, codul poștal, localitatea, țara, Account number (IBAN), BIC (opțional), locul și data. IBAN-ul este verificat înainte de semnare: un număr invalid este refuzat cu mesajul The IBAN … is not valid. Please check it.;

  2. introduce codul din șase cifre primit prin e-mail și/sau SMS. Codul este valabil 10 minute, iar semnatarul are trei încercări;

  3. semnează pe ecran.

Clienții cu cont de portal pot semna și fără a aștepta un e-mail: pe pagina de start a portalului lor, tichetul Direct debit (Sign a SEPA direct debit mandate to pay by bank debit) deschide pagina de semnare, la adresa /my/sepa_mandate. Adăugați ?scheme=B2B la adresă pentru a oferi un mandat business (B2B). Mandatul din portal este recurent, pentru compania curentă, iar clientul trebuie să se autentifice mai întâi. O cerere încă deschisă este reutilizată în loc să se creeze una nouă.

Rezultat și dovezi

Atunci când clientul a semnat, se efectuează automat următoarele:

  • contul bancar al clientului este găsit după IBAN sau creat (cu banca din BIC, când este furnizat);

  • un mandat este creat și validat, în starea Valid, cu referința, schema și tipul cererii. Date of Signature of the Mandate este data semnăturii în fusul orar al clientului (sau al companiei dumneavoastră când clientul nu are unul), iar Sequence Type for Next Debit al unui mandat recurent este First;

  • PDF-ul semnat este stocat ca Scan of the Mandate și atașat mandatului;

  • un fișier de dovezi numit <mandate reference>_evidence.json este atașat mandatului;

  • un mesaj din chatter-ul mandatului confirmă semnătura online.

Formularul mandatului are un câmp Semnătură online care deschide cererea de semnare. Pe cerere, fila SEPA Mandate afișează debitorul, creditorul, referința, schema, tipul și mandatul creat, iar Verifică documentul verifică din nou jurnalul de audit și hash-ul documentului (consultați Audit și verificare).

Fișierul de dovezi (JSON) conține:

  • cererea, referința mandatului, creditorul și identificatorul său de creditor, debitorul, schema și tipul;

  • modul în care a fost identificat semnatarul (cod unic prin e-mail, SMS sau ambele);

  • pentru fiecare semnatar: nume, e-mail, ora semnării în UTC, adresa IP și dacă codul a fost verificat;

  • hash-ul SHA-256 al documentului semnat;

  • jurnalul de audit complet cu hash-ul fiecărei intrări și dacă lanțul de hash-uri este valid.

Atenționare

Dacă o semnătură electronică simplă confirmată printr-un cod unic este suficientă pentru banca dumneavoastră, precum și ca dovadă în cazul în care un client solicită rambursarea unei debitări pe care nu a autorizat-o (posibil timp de 13 luni), trebuie confirmat cu banca și cu consilierii dumneavoastră. Păstrați PDF-ul semnat și fișierul de dovezi atât timp cât încasați pe baza mandatului.

Utilizarea ulterioară a mandatului

Mandatul este propus pe facturile clientului al căror mod de plată este SEPA Direct Debit for customers, astfel încât clientul este încasat cu următorul ordin de debitare. Cu modulul Subscriptions - SEPA Direct Debit, acesta este propus și pe noile contracte de abonament ale clientului.

Vezi și