Categorías de gastos¶

La aplicación Gastos de Odoo agiliza la gestión de gastos. Después de que un empleado registra sus gastos y envía su informe de gastos en Odoo, los equipos de gestión y contabilidad los revisan. Una vez aprobados, los pagos se pueden procesar y reembolsar al empleado en concepto de reintegro.

Ver también

Gastos de Odoo: página del producto

Ver categorías de gastos¶

El primer paso para llevar un seguimiento de los gastos es configurar los diferentes tipos de gastos de la empresa (gestionados como categorías de gastos en Odoo). Cada categoría puede ser tan específica o general como sea necesario. Además, las categorías de gastos se pueden configurar para reembolsar los gastos a un precio fijo o para permitir que se reporten precios específicos.

Para ver las categorías de gastos predeterminadas, vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Categorías de gastos.

Las categorías de gastos predeterminadas permiten crear gastos comunes, incluidos los costes de comunicación, comidas, regalos, kilómetros recorridos y otros gastos de viaje. Para los gastos que no entran en estas categorías predeterminadas, se utiliza la categoría de gastos generales EXP_GEN. Si una empresa tiene gastos específicos que suele reembolsar y desea llevar un seguimiento de ellos por separado, se pueden crear nuevas categorías de gastos o modificar las categorías de gastos existentes.

screenshot: finance-expenses-expense-categories-default-categories

menu: Expenses ‣ Configuration ‣ Expense Categories
shows: The Expense Categories list (Internal Reference, Name, Cost, Sales Price, Unit of Measure columns) with the default demo categories such as Communication, Gifts, Meals, Mileage, Travel & Accommodation.
data: Default demo categories; Mileage has a cost per km.
module: hr_expense
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Crear nuevas categorías de gastos¶

Algunas empresas necesitan más categorías de gastos de las que incluye la aplicación Gastos. Para estas situaciones, se pueden crear nuevas categorías de gastos.

Example

Una empresa que forma a mecánicos de automóviles permite a sus técnicos comprar herramientas por valor de 500 $ al año. En esta situación, la empresa crea una nueva categoría llamada TOOLS para llevar un seguimiento de todos los gastos en herramientas.

Para crear una nueva categoría de gastos, vaya a Gastos ‣ Configuración ‣ Categorías de gastos. Haga clic en Nuevo y se abrirá un nuevo formulario de categoría de gastos.

Nota

Las categorías de gastos se gestionan como productos en Odoo. El formulario de categoría de gastos sigue el formulario estándar de producto en Odoo, y la información introducida es similar. Los productos de gastos se denominan categorías de gastos a lo largo de este documento, ya que el menú principal los denomina Categorías de gastos.

Introduzca los siguientes campos en el formulario:

Nombre del producto: Introduzca un nombre corto e informativo para la categoría.
Coste: Si los empleados pueden reportar el coste real de un gasto y se les reembolsa el importe reportado, deje el campo con el valor 0.00. Si el gasto siempre debe reembolsarse por un precio específico, ingrese el importe en este campo. Si se ingresa un precio, aparece un campo por con Unidad completado de forma predeterminada. Unidad cubre la mayoría de las situaciones de gastos, pero si el reembolso se basa en el peso, la longitud, el volumen, etc., elija el tipo de unidad correspondiente con el menú desplegable.
Example
Estos son algunos ejemplos de cuándo es mejor establecer un coste específico en un producto en lugar de dejar el coste en 0.00:
- Comidas: Si a los empleados se les reembolsa el coste total de la comida, establezca Coste en 0.00. Cuando un empleado registra un gasto de comida, ingresa el importe real de la factura y se le reembolsa ese importe. Un gasto de comida de $95.23 equivaldría a un reembolso de $95.23.
- Kilometraje: Si los empleados reciben una tarifa fija por cada milla que conducen, establezca Coste en 1.00. Cuando un empleado registra un gasto por las millas recorridas, ingresa el número de millas recorridas en el campo Cantidad y se le reembolsa $1.00 por cada milla reportada. Un gasto de 100 millas equivaldría a un reembolso de $100.00.
- Dietas: Si los empleados reciben una tarifa diaria fija de $125.00 cuando viajan, establezca Coste en 125.00. Un gasto de tres días de dietas (comidas, imprevistos, tarifa de taxi, etc.) equivaldría a un reembolso de $375.00.
Nota
El campo Costo siempre está visible en el formulario de la categoría de gasto, pero el campo Precio de venta solo es visible si se selecciona Precio de venta en la sección Volver a facturar costos. De lo contrario, el campo Precio de venta permanece oculto.
Referencia: Ingrese una referencia corta para el gasto, como FOOD o TRAVEL. Esta referencia se utiliza al enviar gastos por correo electrónico.
Categoría: Con el menú desplegable, seleccione la categoría a la que pertenece el gasto. Se recomienda usar la categoría predeterminada All / Expenses, pero puede seleccionar otra categoría si el departamento de contabilidad lo requiere.
Empresa: Si se encuentra en una base de datos multiempresa, seleccione la empresa a la que se aplica la categoría de gasto. Si la categoría de gasto se aplica a todas las empresas, deje este campo en blanco.
Lineamiento: Ingrese algunas reglas o información importante sobre la categoría de gasto. Esto es visible en la columna Nota del tablero de Categoría de gasto.

Example
Una categoría de gasto para los gastos relacionados con el trabajo desde casa puede tener un Nombre de WFH, y el Lineamiento puede indicar Monitors, Chairs, & Other Home Working Costs.
Cuenta de gastos: Si utiliza la aplicación de Contabilidad de Odoo, seleccione el CoA en el que se debe registrar el gasto.

Importante
Consulte con el departamento de contabilidad para determinar la cuenta correcta que debe indicar en este campo, ya que afecta a varios informes.
Impuestos de compra e Impuestos de venta: Ingrese los impuestos predeterminados que se aplican al comprar o vender este producto, si corresponde.

Nota
El campo Impuestos de venta solo es visible si la aplicación Ventas está instalada, y si se selecciona la opción Al coste o Precio de venta en la sección de facturación.

Truco
Se considera una buena práctica utilizar un impuesto configurado con Impuesto incluido en el precio. Los impuestos se configuran automáticamente si estos están establecidos.

screenshot: finance-expenses-expense-categories-new-expense-category

menu: Expenses ‣ Configuration ‣ Expense Categories ‣ New
shows: A new expense category form for "Tools" with the General Information tab: Cost 0.00, Unit of Measure "Units", Internal Reference "TOOL", Vendor Taxes and Expense Account fields.
highlight: The "Cost" and "Internal Reference" fields.
data: Category "Tools", reference TOOL.
module: hr_expense
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Sección “Facturación”¶

Si la aplicación Ventas está instalada, se muestra una sección de facturación. Esta sección permite volver a facturar el gasto a los clientes en las órdenes de venta.

Si el gasto no se puede volver a facturar, active la opción No. Si la categoría de gasto sí se puede volver a facturar, active alguna de estas opciones:

Al coste: Seleccione esta opción para que el gasto se vuelva a facturar al precio establecido en el campo Coste.
Precio de venta: Seleccione esta opción para que el gasto se vuelva a facturar al precio de venta. Al activarla, aparece un campo Precio de venta debajo del campo Nombre del producto. Ingrese el precio de venta en el nuevo campo.

Example

Una empresa de calefacción y refrigeración ofrece reparaciones a domicilio de los hornos y unidades de aire acondicionado central que vende. Sus técnicos son subcontratados y utilizan sus propias furgonetas, herramientas y piezas.

Como parte de sus contratos, a los técnicos se les reembolsa el viaje. Reciben $1.00 por cada milla que conducen. Además, el cliente debe pagar el viaje como parte de su contrato de servicio. El cliente paga $1.50 por cada milla que el técnico conduce hasta su ubicación.

Para configurar este gasto, el Precio de venta se establece en 1.50 y el Coste se establece en 1.00.

screenshot: finance-expenses-expense-categories-reimbursement-category

menu: Expenses ‣ Configuration ‣ Expense Categories ‣ (a category)
shows: The Accounting tab of an expense category with the "Re-Invoice Costs" field set to "Sales price" and an expense account selected.
highlight: The "Re-Invoice Costs" field.
data: Category "Consultancy (hourly)", Re-Invoice Costs = Sales price.
module: hr_expense
notes: English UI, light theme, 1440px width.