Volver a facturar gastos¶
Si se hace seguimiento a los gastos en los proyectos de los clientes, se pueden facturar automáticamente al cliente. Esto se hace registrando un gasto, haciendo referencia a la orden de venta correspondiente, y luego creando un informe de gastos.
A continuación, los gerentes aprueban el informe de gastos y, después, el departamento de contabilidad registra los asientos contables.
Por último, una vez que el informe de gastos se registra en un diario, los gastos aparecen en la SO especificada. Cuando se factura la SO, se le cobra al cliente por los gastos.
Importante
Solo los usuarios con los permisos de acceso adecuados pueden aprobar gastos, registrarlos en Contabilidad y volver a facturarlos en las órdenes de venta.
Ver también
Este documento proporciona instrucciones detalladas para crear, enviar, aprobar y registrar gastos. Consulte la siguiente documentación para obtener las instrucciones sobre cualquiera de estos pasos:
Configuración¶
Primero, especifique la política de facturación de cada categoría de gasto. Vaya a . Haga clic en una categoría de gasto para ver el formulario de la categoría de gasto. En la sección FACTURACIÓN, haga clic en el botón de opción junto a la selección deseada para Volver a facturar costes:
No: La categoría de gasto no se puede volver a facturar.
Al coste: La categoría de gasto factura los gastos al Coste establecido en el formulario de la categoría de gasto.
Precio de venta: La categoría de gasto factura al Precio de venta establecido en el formulario del gasto.
Registrar un gasto¶
Primero, al crear un nuevo gasto, es necesario ingresar la información correcta para volver a facturar el gasto a un cliente. Con el menú desplegable, seleccione la SO a la que se agregará el gasto en el campo Cliente a facturar.
A continuación, seleccione la Distribución analítica a la que se registra el gasto. Las opciones disponibles se obtienen de la aplicación Proyecto.
Se pueden seleccionar varios proyectos, si lo desea. Para agregar otra Distribución analítica, haga clic en la línea para mostrar la ventana emergente Analítica. Haga clic en Agregar una línea y, a continuación, seleccione la Distribución analítica deseada con el menú desplegable.
- menu
- Expenses ‣ My Expenses ‣ My Expenses ‣ New
- shows
- An expense form with the "Customer to Reinvoice" field set to a confirmed sales order and an expense category whose re-invoicing policy is "Sales price".
- highlight
- The "Customer to Reinvoice" field (red frame).
- data
- Description "Site visit – gallery seating", Category "Travel & Accommodation", Customer to Reinvoice S00042 – Deco Addict.
- module
- hr_expense, sale_expense
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Importante
Si selecciona más de una Distribución analítica, debe modificar los campos Porcentaje. Ambos campos se completan con 100% de forma predeterminada. Ajuste los porcentajes de todos los campos para que el total de todas las cuentas seleccionadas sea igual a 100%.
Example
Una empresa de muebles está fabricando asientos para dos ubicaciones diferentes de un mismo cliente. El cliente acepta pagar todos los gastos de viaje de las visitas al sitio relacionadas con estos dos proyectos. La empresa de muebles planea un viaje para visitar ambas ubicaciones.
Al crear los gastos de viaje, ambos proyectos se indican en la línea de Distribución analítica, con un 50% cada uno.
Crear un informe de gastos¶
Luego de crear los gastos debe crear y enviar el informe de gastos de la misma manera que los demás gastos.
Una vez que envía el informe de gastos aparece el botón inteligente Órdenes de Venta en la parte superior central del informe de gastos y de cada registro de gasto que se volverá a facturar.
Importante
Es indispensable seleccionar la orden de compra adecuada en el campo Cliente a quien se le volverá a facturar, pues este es el que factura los gastos de forma automática después de que aprobar un informe.
El campo Cliente a quien se le volverá a facturar solo se puede modificar hasta que un informe de gastos esté aprobado, luego de eso ya no podrá hacerlo.
- menu
- Expenses ‣ Expense Reports ‣ (an approved report)
- shows
- An approved expense report with the "Sales Orders" smart button at the top, next to the "Journal Entry" button.
- highlight
- The "Sales Orders" smart button.
- data
- Report "Gallery seating project", 1 sales order.
- module
- hr_expense, sale_expense
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Aprobar y registrar gastos¶
Antes de aprobar un informe de gastos, asegúrese de que la sección Distribución analítica esté completa en cada línea de gasto relevante.
Si falta una entrada de distribución analítica, asigne las cuentas correctas con el menú desplegable y luego haga clic en Aprobar.
Nota
El botón Aprobar solo aparece después de que haya enviado el informe de gastos.
El departamento de contabilidad suele ser el encargado de registrar los asientos contables. Para ello, haga clic en Registrar asientos contables. Podrá registrar un informe de gastos una vez que sea aprobado.
La orden de venta solo se actualiza después de que se publican los asientos contables. Una vez publicados, los gastos aparecen en la orden de ventas referenciada.
Gastos de factura¶
Después de aprobar el informe de gastos y registrar las entradas del diario se actualizará la orden de venta y podrá facturar al cliente.
Vaya al informe de gastos y haga clic en el botón inteligente Órdenes de venta para abrir la SO. Los gastos que se van a volver a facturar ahora aparecen en la SO.
Nota
Puede hacer referencia a más de una orden de venta en un informe de gastos. En ese caso, al hacer clic en el botón inteligente Órdenes de venta aparecerá lista con todas las órdenes de venta asociadas con ese informe. Haga clic en una orden para abrir sus respectivos detalles.
Los gastos aparecerán en la pestaña Líneas de la orden en la orden de ventas.
A continuación, haga clic en Crear factura y aparecerá una ventana emergente Crear facturas. Seleccione si la factura es una Factura normal, un Anticipo (porcentaje) o un Anticipo (importe fijo). Después, haga clic en Crear borrador. Al hacerlo, se crea una factura borrador para el cliente. Haga clic en Confirmar para confirmar la factura y se facturará al cliente por los gastos.
- menu
- Sales ‣ Orders ‣ Orders ‣ (the reinvoiced order)
- shows
- The sales order form with the expense added as an extra order line in the Order Lines tab, "Delivered" quantity 1, ready to be invoiced.
- highlight
- The order line created from the expense.
- data
- Order S00042 – Deco Addict, line "Travel & Accommodation".
- module
- sale_expense
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Ver también