Confidencialidad

Una evaluación de desempeño contiene una opinión sobre una persona, escrita y conservada durante años. Quién puede leer cada parte no es una preferencia que se configure más adelante: es lo primero que hay que hacer bien, y la razón por la que varias partes de esta aplicación están organizadas como lo están.

Esta página está escrita para la persona que tiene que responder, en una reunión del comité de empresa o ante una autoridad de protección de datos, a la pregunta «¿quién puede ver esto?».

Quién puede ver qué

Qué	Empleado	Su evaluador	Encargado de RR. HH.
La evaluación en sí: periodo, fechas, estado, quién los evalúa	Lectura	Lectura y escritura	Todo
Sus propias respuestas al cuestionario	Lectura y escritura	No	Todo
Las respuestas del evaluador, una vez que la evaluación se comparte	Solo las preguntas compartidas	Lectura y escritura	Todo
Respuestas dadas de forma anónima en una ronda multievaluador	No	No	Solo agrupadas
La calificación, la decisión de calibración y las puntuaciones	Solo la calificación publicada	Sus propias evaluaciones	Todo
Las notas de trabajo privadas del evaluador	No	Solo las propias	Acceso de emergencia, registrado
A quién se le pidió retroalimentación (el panel)	No	Solo los evaluadores identificados	Todo
El plan de desarrollo	Lectura	Lectura y escritura	Todo
Su propio comentario escrito en la firma	Lectura y escritura, una vez	Lectura	Lectura

Dos de esas filas merecen más que una celda de tabla.

La evaluación confidencial

La calificación, la propuesta del evaluador, la decisión de calibración, las puntuaciones compuestas, las entradas de potencial y riesgo de fuga, y la nota de sucesión no se guardan en la evaluación. Se guardan en un registro independiente, al que se accede desde la página Calificación del formulario de evaluación, que tiene sus propias reglas de acceso — y ninguna de esas reglas coincide nunca con el empleado evaluado.

Esta distinción importa más de lo que parece. Si la calificación fuera un campo oculto en la evaluación, su confidencialidad dependería de un ajuste de pantalla, y una exportación, un filtro, una agrupación o un informe aún podrían acceder a ella. Al ser un registro independiente, un empleado que consulta su propia evaluación no tiene el campo en absoluto: ni en la interfaz, ni en una exportación, ni en una agrupación.

Importante

El empleado ve una calificación exactamente una vez: la calificación publicada, en la evaluación que se ha compartido con él, y solo después de que alguien decidiera compartirla. La calificación que el evaluador propuso originalmente, y el motivo por el que se cambió, nunca se le muestran.

Nota

La propuesta original y la calificación final se conservan ambas, una junto a la otra, de forma permanente. Una calibración que aleja una calificación de la propuesta se rechaza a menos que la persona que la modifica anote el motivo. Eso es un rastro de auditoría, no una formalidad: es lo que permite explicar una calificación un año después.

Qué se registra en el historial de una evaluación

El registro de mensajes — el chatter — de una evaluación se trata como un documento que el empleado lee, porque puede hacerlo. Cada entrada confidencial (el establecimiento de una calificación, una calibración, la decisión de publicar, un desbloqueo y su motivo, una competencia escrita de vuelta en las habilidades del empleado) se registra en cambio en la evaluación confidencial, a la que el empleado no tiene acceso.

El mismo razonamiento se aplica a las tareas pendientes. Una actividad programada puede leerla cualquiera que pueda leer el documento al que está vinculada, así que una actividad de evaluación nunca se coloca en la evaluación: a cada persona que debe algo se le hace seguimiento en su propio registro de participación. Por lo tanto, un empleado no puede averiguar a quién más se le pidió retroalimentación mirando la lista de tareas pendientes de su propia evaluación.

Lo que el empleado siempre puede ver

Sea cual sea el resto de la configuración, un empleado accede, para su propia evaluación y sin necesidad de pedirlo, a:

• el propio registro de la evaluación: el periodo, el cuestionario, la fecha límite, el estado y quién es su evaluador;

• cada pregunta que se le formuló y cada respuesta que dio;

• una vez que la evaluación se ha compartido con él: las respuestas del evaluador a las preguntas marcadas como Compartido con el empleado en el cuestionario, y la calificación publicada;

• el plan de desarrollo acordado con él, incluidas las acciones trasladadas de la evaluación anterior y su resultado;

• el paquete de evaluación impreso: el mismo documento, generado a partir de la misma plantilla, sea quien sea quien lo imprima;

• su propio comentario en la firma, con sus propias palabras.

Y, deliberadamente, nada más: ni el panel, ni la evaluación de otro empleado, ni las notas de trabajo del evaluador, ni la calibración, ni una respuesta individual de una ronda anónima.

Cómo responder a una solicitud de acceso del interesado

No hay ningún botón llamado solicitud de acceso del interesado, y no hace falta: el empleado ya dispone de la parte legible de su propio expediente, y la parte confidencial es una lista breve y bien definida que un responsable puede elaborar a mano.

1. Pida al empleado que imprima sus propias evaluaciones desde Desempeño ‣ Evaluaciones ‣ Mis evaluaciones, con Imprimir. Ese es el paquete de evaluación: el cuestionario con las respuestas, la calificación publicada, el plan de desarrollo y la firma, con la fecha de retención indicada en el pie de página.

2. Como responsable, añada lo que el paquete no incluye, si la solicitud lo pide: la calificación que propuso el evaluador y el motivo de la calibración, de la evaluación confidencial; las puntuaciones; y las entradas de potencial, riesgo de fuga y sucesión si se usaron.

3. Añada las notas de trabajo del evaluador sobre ese empleado, si existen.

Advertencia

La nota de trabajo de un evaluador no es secreta para el empleado al que se refiere. No se comparte de forma habitual, que es algo distinto. Cualquiera que escriba notas debería escribirlas sabiendo que una solicitud de acceso del interesado, un conflicto laboral o un tribunal pueden sacarlas a la luz. La aplicación no pretende lo contrario, y una política de RR. HH. tampoco debería hacerlo.

Un responsable que tenga que leer las notas de otro evaluador lo hace mediante una acción de emergencia, que queda registrada en el historial confidencial de la evaluación. Utilícela cuando tenga un motivo, y tenga en cuenta que el hecho será visible después.

Retención y purga

Cuando se cierra una evaluación, se le asigna una fecha de retención: el día en que se cerró más el periodo de retención de su ciclo, o el de la empresa cuando el ciclo no indica ninguno. El valor predeterminado es de 36 meses, el plazo de prescripción húngaro para las reclamaciones laborales; ajústelo a lo que indique su propio asesoramiento legal.

La fecha de retención es una propuesta. No ocurre nada ese día. Ninguna tarea programada elimina nada, nunca.

Ejecutar una purga

1. Consulte primero lo que está pendiente en Desempeño ‣ Configuración ‣ Evaluaciones que superaron su fecha de retención.

2. Abra Desempeño ‣ Configuración ‣ Retención y purga, elija las Empresas y la fecha Retención alcanzada el, y haga clic en Simulación.

3. Lea lo que informa la simulación en la página Simulación: cuántas evaluaciones se anonimizarían por empresa, cuántas se rechazan por estar bajo retención legal, y las fechas de retención más antigua y más reciente afectadas. Las páginas Evaluaciones afectadas y Rechazadas, bajo retención legal las nombran. En este punto no se ha modificado nada.

4. Si está conforme, haga clic en Anonimizar las evaluaciones listadas y confirme.

screenshot: hr-performance-purge-wizard

menu

Performance ‣ Configuration ‣ Retention and Purge

shows

The purge wizard in Dry Run mode, listing the reviews past their retention date and the ones refused under legal hold.

highlight

The refused-under-legal-hold lines (red frame).

data

Eight reviews past retention, one under legal hold.

module

hr_review

notes

English UI, light theme, 1440px width.

Importante

Una purga anonimiza; no elimina. Cada evaluación conserva su fila, sus fechas, la calificación que se publicó y la firma, y queda archivada. Lo que se elimina es el texto libre y la identidad de los evaluadores: el comentario propio del empleado, el texto y el comentario de cada respuesta, el cuerpo de cada nota de trabajo, y la identidad de todos los evaluadores excepto la del propio empleado. Con el paquete multievaluador instalado, también desaparecen los nombres y direcciones de los evaluadores externos, quién nominó y quién aprobó a cada evaluador, y la huella de cada enlace de retroalimentación.

Esto no se puede deshacer.

Una sola ejecución afecta como máximo a 500 evaluaciones. Si hay más pendientes, el resultado lo indica y debe volver a ejecutarla.

Nota

Una evaluación solo se anonimiza si realmente ha superado su fecha de retención. Si una evaluación se reabrió, o su fecha de retención cambió, entre la simulación y la ejecución, se rechaza y se indica su nombre en el resultado, en lugar de purgarse con información obsoleta.

Retención legal

Un responsable puede marcar Retención legal en el grupo Retención del formulario de evaluación. Una evaluación bajo retención legal:

• es rechazada por la purga, sea cual sea su fecha de retención, y se indica su nombre en el resultado para que pueda comprobar que fue rechazada y no simplemente omitida;

• no se puede eliminar en absoluto.

Actívela en cuanto un litigio, una inspección o una reclamación se vuelva previsible, y desactívela cuando el asunto se cierre. Es el único interruptor que anula el calendario de retención.

De qué no le protege esto

Ser claro sobre el límite forma parte de ser fiable sobre lo que hay dentro de él.

• Un responsable lo ve todo en sus empresas. Eso es lo que significa el nivel de acceso. Concédalo a tan pocas personas como el trabajo permita, y revise periódicamente la lista de quienes lo tienen.

• Un administrador de base de datos lo ve todo. Ninguna regla de la aplicación limita a alguien con acceso al servidor o a la base de datos.

• Un paquete impreso sale del sistema. Una vez que una evaluación se ha impreso o exportado, la retención y la retención legal ya no alcanzan a esa copia.

• El anonimato es un umbral, no una garantía criptográfica. Impide que un grupo pequeño sea identificado a partir de recuentos y promedios. No impide que alguien sea reconocido por su estilo de escritura en un comentario agrupado — consulte Evaluaciones multievaluador (360).

• Las notas son privadas, no privilegiadas. Consulte la advertencia anterior.

Ver también

• Evaluaciones multievaluador (360) — cómo funciona el umbral de anonimato y qué se niega a hacer

• Realizar una evaluación — la firma, el desbloqueo, y qué registra cada uno

• Permisos de acceso — los permisos de acceso de Odoo sobre los que se apoya cada regla anterior