Aprobación de facturas de cliente y de proveedor

El módulo eYssen Account Approval (account_approval) exige una aprobación antes de poder confirmar las facturas de cliente, las facturas de proveedor y sus notas de crédito. Los aprobadores se definen mediante reglas de aprobación, basadas en el importe del documento.

Reglas de aprobación

Para crear una regla de aprobación, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Aprobación ‣ Reglas y haga clic en Nuevo. Complete los siguientes campos:

  • Nombre de la regla y Descripción.

  • Habilitada: solo se aplican las reglas habilitadas.

  • Compañía: la compañía a la que se aplica la regla.

  • Dirección: los documentos a los que se aplica la regla: Entrante (facturas de proveedor y reembolsos), Saliente (facturas de cliente y notas de crédito), o Ambos.

  • Moneda e Importe mín.: la regla se aplica a los documentos cuyo importe alcanza el importe mínimo (convertido a la moneda del documento).

  • Basado en: si se compara el Importe sin impuestos o el Importe con impuestos del documento con los importes de la regla.

En la pestaña Líneas, añada una línea por cada nivel de aprobación:

  • Usuario y/o Grupo: los usuarios que pueden aprobar el documento (los usuarios de los grupos seleccionados también son aprobadores).

  • Importe máx.: el importe máximo del documento que los aprobadores de la línea pueden aprobar. 0 significa sin límite.

  • Habilitada: solo se tienen en cuenta las líneas habilitadas.

Importante

  • Cada línea debe tener al menos un usuario o un grupo.

  • Al menos una línea habilitada debe tener un Importe máx. de 0 (sin límite).

screenshot: accounting-invoice-approval-rule
menu
Accounting ‣ Configuration ‣ Approval ‣ Rules ‣ New
shows
Approval rule form: Rule Name "Vendor bills over 500,000 HUF", Enabled, Company, Direction "Inbound", Currency HUF, Min Amount 500,000, Based On "Untaxed Amount"; "Lines" tab with two lines: a user with Max Amount 2,000,000 and the "Accounting / Advisor" group with Max Amount 0.
highlight
The "Lines" tab (red frame).
data
Demo company "YourCompany HU"; demo users "Marc Demo" and "Mitchell Admin".
module
account_approval
notes
English UI, light theme, 1440px width.

Solicitar una aprobación

Cuando un usuario que no es aprobador del documento hace clic en Confirmar en una factura de cliente o de proveedor en borrador, se abre la ventana Solicitud de aprobación en lugar de confirmar el documento. Seleccione el Usuario aprobador entre los posibles aprobadores y, después, haga clic en Enviar solicitud. Se programa una actividad de tipo Por hacer para el aprobador.

Nota

  • Los usuarios que son aprobadores del documento pueden confirmarlo directamente.

  • Solo puede haber una solicitud de aprobación pendiente por documento a la vez.

  • Los documentos que requieren aprobación deben confirmarse uno por uno, no desde la vista de lista.

screenshot: accounting-invoice-approval-request
menu
Accounting ‣ Vendors ‣ Bills ‣ (open a draft bill) ‣ Confirm
shows
"Request for Approval" dialog with the "Approving User" field and the "Send Request" and "Cancel" buttons.
highlight
The "Approving User" field (red frame).
data
Draft vendor bill of 800,000 HUF created by a user who is not an approver.
module
account_approval
notes
English UI, light theme, crop to the dialog.

Aprobar o rechazar

El estado de la última solicitud se muestra encima del documento en borrador, con botones para responderla:

  • (aprobar): la solicitud se aprueba y una actividad de tipo Por hacer pide al usuario solicitante que confirme el documento. A partir de ese momento, el documento se puede confirmar.

  • (rechazar): introduzca el Motivo del rechazo y haga clic en Enviar rechazo. El usuario solicitante recibe una notificación mediante una actividad.

  • (retirar): el usuario solicitante puede retirar la solicitud; introduzca el Motivo de la retirada y haga clic en Enviar retirada.

Solo los aprobadores del documento pueden aprobar o rechazar una solicitud. El historial de solicitudes (Usuario solicitante, Usuario aprobador, Usuario de la respuesta, Fecha de la respuesta, Mensaje de la respuesta y estado) está disponible en la pestaña Aprobaciones del documento.

Importante

Si se modifica un documento aprobado (por ejemplo, su contacto, sus líneas, la fecha de entrega, el diario o la moneda), la aprobación se retira automáticamente y debe solicitarse una nueva aprobación.

screenshot: accounting-invoice-approval-banner
menu
Accounting ‣ Vendors ‣ Bills ‣ (open a draft bill with a pending request)
shows
Draft vendor bill with the approval status banner above the form ("… requested approval of the invoice from …") and the approve, reject and withdraw icon buttons; the "Approvals" tab is open with the request history.
highlight
The status banner and its buttons (red frame).
data
Draft vendor bill of 800,000 HUF with a pending request.
module
account_approval
notes
English UI, light theme, 1440px width.