Solicitudes de presupuesto¶
La función de solicitudes de cotización de Odoo en la aplicación Compra estandariza la adquisición de productos de varios proveedores con precios y tiempos de entrega variables.
Las solicitudes de cotización son los documentos que las empresas les envían a sus proveedores para solicitar los precios de los productos. En Odoo, cuando un proveedor aprueba la solicitud de cotización, también confirma la orden de compra para acordar los plazos de entrega y el precio.
Configuración¶
Producto¶
Para completar de forma automática la información y los precios de los productos en una RFQ, configure los productos desde . Seleccione un producto existente o cree uno nuevo con Nuevo. Al hacerlo se abre el formulario del producto, donde se pueden configurar los datos de venta y de compra.
Para configurar productos que se puedan comprar, marque la casilla Compra debajo del nombre del producto. A continuación, vaya a la pestaña Inventario y habilite la ruta Comprar.
Importante
La pestaña Inventario y las rutas solo son visibles si utiliza la aplicación Inventario.
- menu
- Purchase ‣ Products ‣ Products ‣ (open a product)
- shows
- Product form with the "Purchase" checkbox ticked below the product name, the Inventory tab open, and the "Buy" route enabled.
- highlight
- The "Purchase" checkbox and the "Buy" route (red frame).
- data
- Demo company "YourCompany"; product "Office Chair Black".
- module
- purchase
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Listas de precios del proveedor¶
En la pestaña Compra del formulario del producto, haga clic en Agregar una línea para ingresar el proveedor y su precio, de modo que esta información se complete automáticamente en una RFQ cada vez que se incluya el producto.
Ver también
Las columnas predeterminadas incluyen Cantidad, Precio unitario y Plazo de entrega, pero también se pueden habilitar otras columnas como Código del producto del proveedor o Descuento (%).
Haga clic en el icono (opciones adicionales) situado del lado derecho de la fila de encabezados para habilitar o deshabilitar columnas. Esta acción abre el menú desplegable con las columnas adicionales que puede agregar (o quitar) en la pestaña Compra.
Columnas adicionales que vale la pena habilitar en una línea de la tarifa de proveedor:
Empresa: restringe el precio a una sola empresa, en una base de datos multiempresa. Déjelo vacío para que el precio esté disponible para todas las empresas.
Variante: restringe el precio a una única variante de producto. Déjelo vacío para aplicar el precio a todas las variantes del producto.
Validez: dos fechas (Fecha de inicio y Fecha de fin) a partir de las cuales el precio del proveedor deja de utilizarse para rellenar automáticamente las RFQs. Déjelas vacías para un precio que nunca caduque.
Nota
También puede agregar los precios y los plazos de entrega de productos existentes desde . Haga clic en Nuevo en la esquina superior izquierda. En la sección Proveedor del formulario de lista de precios que aparece, agregue la información del producto correspondiente al proveedor.
Nota
Esta lista también puede mostrar una columna Creado el (actívela mediante el icono (opciones adicionales)), útil para auditar cuándo se introdujo un precio de proveedor.
Columna de proveedores en la lista de productos¶
La lista de Productos, en , muestra una columna Proveedores que enumera todos los proveedores con un precio en la tarifa de proveedor de ese producto. Los productos también se pueden agrupar por Proveedor, mediante en la barra de búsqueda.
Nota
Esta columna y esta opción de agrupación las proporciona el módulo eYssen Purchase (eyssen_purchase).
Avisos¶
Para mostrar un mensaje personalizado, o bloquear el pedido, cada vez que se añade un proveedor o producto específico a una orden de compra, primero vaya a y, en la sección Pedidos, marque la casilla Avisos. A continuación, haga clic en Guardar.
A continuación, configure el aviso en un proveedor accediendo a su formulario de contacto y, en la pestaña Ventas y compras, en la sección Compra, seleccione Aviso o Mensaje de bloqueo en el campo Aviso de orden de compra, e introduzca el mensaje que se mostrará.
Para configurar un aviso en un producto en su lugar, vaya al formulario del producto, haga clic en la pestaña Compra y configúrelo de la misma manera en el campo Aviso de línea de orden de compra.
Aviso: una ventana emergente notifica al usuario el mensaje, pero el pedido puede seguir adelante.
Mensaje de bloqueo: una ventana emergente muestra el mensaje, y el proveedor (o producto) se elimina del pedido.
Ordenar productos¶
Una vez que haya configurado los productos y precios, siga estos pasos para crear y enviar las solicitudes de cotización que le permitirán realizar compras para su empresa.
Tablero de solicitudes de cotización¶
Para empezar, vaya a .
El tablero de Solicitudes de cotización muestra la información general de las solicitudes de cotización, órdenes de compra y su estado. La parte superior de la pantalla desglosa todas las solicitudes de cotización que hay en la empresa, así como las personales (es decir, en las que el usuario es el comprador) con un resumen de su estado.
La esquina superior derecha también muestra un informe de las compras recientes de la empresa por valor total, plazos de entrega y número de RFQs enviadas.
Además, el tablero incluye tres botones:
Por enviar: Las órdenes en la etapa de solicitud de cotización que no se han enviado al proveedor.
En espera: Las solicitudes de cotización enviadas por correo electrónico que están a la espera de la confirmación del proveedor.
Atrasadas: Las solicitudes de cotización u órdenes de compra de las que ya pasó la fecha límite de la orden.
- menu
- Purchase ‣ Orders ‣ Requests for Quotation
- shows
- The Requests for Quotation list with the To Send/Waiting/Late buttons and the recent purchases report at the top-right.
- highlight
- The To Send, Waiting, and Late buttons.
- data
- Demo company "YourCompany"; a handful of RFQs and POs in different states.
- module
- purchase
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Además de las opciones de vista, el tablero de Solicitudes de cotización ofrece las opciones Filtros y Agrupar por, disponibles en el menú desplegable de la barra de búsqueda.
Ver también
Crear una nueva RFQ¶
Haga clic en el botón Nuevo situado en la esquina superior izquierda del tablero de solicitudes de cotización para crear una nueva. Esta acción abrirá un formulario para una nueva orden de compra.
Nota
Con el módulo Process Number - Purchase (process_number_purchase) instalado, aparece un campo Número de proceso encima del formulario de la RFQ, con un enlace Crear un nuevo número de proceso. Consulte Números de proceso para conocer el concepto de número de proceso. Para que se cree automáticamente un número de proceso para cada nueva RFQ, active Crear automáticamente en la sección Número de proceso de .
Asigne un proveedor.
El campo Referencia de proveedor está relacionado con los números de las órdenes de venta y de entrega enviados por el proveedor. Este es útil cuando recibe los productos y necesita vincular la orden de compra con la de entrega.
Con la función Contratos de compra activada, aparece el campo Orden abierta, que hace referencia a los contratos de compra a largo plazo para pedidos recurrentes con un precio establecido. Para ver y configurar las órdenes abiertas, vaya a .
Importante
La vista Contratos de compra solo aparece si el ajuste Orden abierta está habilitado. Para hacerlo, vaya a y marque la casilla Órdenes abiertas.
Después configure la fecha límite de la orden, que es la fecha en la que el proveedor debe confirmar el contrato para poderle proporcionar los productos.
Nota
La solicitud de cotización se marcará como atrasada una vez que pase la fecha límite de la orden, pero aún podrá ordenar los productos.
Llegada esperada se calcula automáticamente según la Fecha límite del pedido y el plazo de entrega del proveedor. Marque la casilla Solicitar confirmación para pedirle al proveedor que confirme la fecha de envío por correo electrónico.
Nota
Solicitar confirmación solo aparece si el ajuste Recordatorio de recepción está activado, en . Cuando está activado, Odoo envía automáticamente un correo de recordatorio al proveedor un número determinado de días antes de la recepción prevista, para cualquier PO en la que se haya marcado Solicitar confirmación y el proveedor aún no haya confirmado. El número de días se configura por proveedor, en la pestaña Ventas y compras de su formulario de contacto, en el campo Días antes de la recepción.
Con la función Ubicaciones de almacenamiento activada, aparece el campo Entregar en, que especifica qué operación de almacén (configurada en la aplicación Inventario) se utiliza para recibir el envío.
Seleccione la dirección del almacén que recibirá los productos o seleccione Triangular para indicar que es necesario enviar esta orden al cliente final. Si selecciona Triangular se habilitará el campo Dirección de entrega. Los nombres de contacto se completan de forma automática desde la aplicación Contactos.
Importante
Las opciones Triangular solo aparecen si el ajuste Triangular está habilitado en la aplicación Inventario. Para hacerlo, vaya a y marque la casilla Triangular.
Truco
Para crear RFQs en distintas divisas, cada divisa debe estar habilitada en los ajustes de la aplicación Facturación. Consulte Divisas extranjeras para obtener más información.
Pestaña de productos¶
Agregue los productos a ordenar en la pestaña Productos. Haga clic en Agregar un producto y escriba el nombre del producto o selecciónelo con el menú desplegable.
Para crear un nuevo producto y agregarlo, escriba el nombre del nuevo producto en la columna Producto, seleccione Crear [nombre del producto] en el menú desplegable que aparece y agregue manualmente el precio unitario. También puede seleccionar Crear y editar… para ir al formulario del producto de ese nuevo artículo.
También puede seleccionar Catálogo para ir al menú de productos del proveedor seleccionado. Desde allí podrá agregar productos al carrito.
Nota
Para modificar los productos y sus precios, abra el formulario correspondiente con el icono (flecha derecha) que aparece al pasar el cursor sobre el nombre del producto.
Truco
Con el ajuste Entrada en cuadrícula de variantes activado, en , en la sección Productos, los productos con varias variantes (talla, color, etc.) se pueden añadir a la RFQ mediante una cuadrícula, en lugar de una variante a la vez. Esto refleja la función de la aplicación Ventas descrita en la documentación de Ventas; en una orden de compra, el ajuste se denomina Entrada en cuadrícula de variantes en lugar de Entrada en cuadrícula de pedido.
Añadir artículos de una orden de compra anterior¶
En una RFQ en borrador, haga clic en el botón (añadir artículos anteriores), encima de la pestaña Productos, para copiar las líneas de producto de una orden de compra anterior en la actual.
En la ventana emergente Añadir artículos anteriores, seleccione la Compra anterior de la que copiar las líneas, y elija qué debe ocurrir Si hay duplicación de producto (es decir, si la RFQ actual ya tiene una línea para uno de los productos copiados):
Detener: cancela toda la operación con un mensaje de error.
Omitir: deja la línea existente sin modificar y copia el resto de las líneas.
Sustituir: sobrescribe la cantidad y el precio de la línea existente con los valores copiados.
Aumentar: añade la cantidad copiada a la cantidad de la línea existente y aplica el precio copiado.
Haga clic en Añadir para copiar las líneas en la RFQ actual.
Nota
Esta función la proporciona el módulo Add Items from Previous Purchase (eyssen_add_item_from_previous_purchase), y solo está disponible mientras la RFQ se encuentra en la etapa RFQ (borrador).
Enviar la RFQ¶
Al hacer clic en Enviar por correo electrónico aparece la ventana emergente Redactar correo electrónico con la plantilla Compra: Solicitud de cotización cargada y lista para enviarla a la dirección de correo del proveedor (configurada en la aplicación Contactos).
Luego de escribir el mensaje deseado, haga clic en Enviar y la solicitud de cotización pasará a la etapa de enviada.
Haga clic en Imprimir solicitud de cotización para descargar el PDF de la solicitud de cotización.
Ver también
Confirmar pedido¶
La solicitud de cotización se convierte en una orden de compra activa al hacer clic en Confirmar orden.
Truco
Odoo lleva seguimiento de las comunicaciones de las órdenes en el chatter del formulario de la orden de compra. Allí aparecen los correos intercambiados entre el usuario y el contacto, así como cualquier nota interna y actividad. En el chatter también es posible registrar mensajes, notas y actividades.
Las órdenes de compra se crean al confirmar las solicitudes de cotización.
En la nueva orden de compra, el campo Fecha límite de la orden cambia a Fecha de confirmación, en el que aparece la fecha y hora en que el usuario confirmó la orden.
Según la configuración que el usuario haya seleccionado en los ajustes de la aplicación Compra, se creará una factura de proveedor una vez que los productos hayan sido ordenados o recibidos. Consulte la documentación sobre la gestión de facturas para obtener más información.
Nota
Luego de realizar una orden, al hacer clic en Recibir productos se registra la recepción de los mismos en la base de datos.
Nota
Si la aplicación Inventario está instalada, al confirmar una orden de compra se creará un documento de recepción en automático, este incluye la información del producto y la fecha de entrega prevista.
Ver también
Aprobación de la orden de compra¶
Para exigir la aprobación de un responsable antes de que se pueda confirmar una orden de compra que supere un determinado importe, vaya a y, en la sección Pedidos, marque la casilla Aprobación de orden de compra. A continuación, en el campo Importe mínimo que aparece, introduzca el importe umbral y haga clic en Guardar.
Una vez activado este ajuste, al confirmar una RFQ cuyo total supere el importe mínimo, esta pasa a la etapa Por aprobar, en lugar de pasar directamente a Orden de compra. Un usuario con el rol de Responsable de compras puede entonces hacer clic en Aprobar pedido para confirmarla.
Bloquear pedidos confirmados¶
Para evitar que se editen las órdenes de compra confirmadas, vaya a y, en la sección Pedidos, marque la casilla Bloquear pedidos confirmados y, a continuación, haga clic en Guardar.
Con este ajuste activado, cada PO se establece automáticamente en el estado Bloqueado una vez confirmada. Para bloquear (o desbloquear) manualmente un pedido concreto independientemente del ajuste, haga clic en el botón Bloquear (o Desbloquear) del formulario de la PO; desbloquear requiere el rol de Responsable de compras.
Estado de la orden de compra¶
A lo largo de su ciclo de vida, una orden de compra pasa por los siguientes estados, que se muestran en la parte superior del formulario:
RFQ: el estado inicial, sin confirmar, de borrador.
RFQ enviada: la solicitud de presupuesto se ha enviado por correo electrónico al proveedor.
Por aprobar: el total del pedido supera el umbral de aprobación y está a la espera de que un responsable lo apruebe.
Orden de compra: el pedido se ha confirmado (o aprobado).
Bloqueado: el pedido confirmado ya no se puede editar.
Cancelado: el pedido se ha cancelado.
Totales de cantidad del pedido¶
En el formulario de la PO, junto a los totales de impuestos en la pestaña Productos, un bloque Suma cant. muestra la cantidad total pedida de cada unidad de medida utilizada en el pedido (por ejemplo, 12 Unidades y 3 kg), junto con el número de productos almacenables y servicios distintos del pedido. También hay disponible una versión más corta de este total, como 2 P, 15 Cant., como columna opcional (Suma cant.) en las listas de Solicitudes de presupuesto y de órdenes de compra.
Nota
Esta función la proporciona el módulo Add Quantity Total for Purchase (eyssen_quantity_total_purchase).