Documentos¶

La aplicación Documentos organiza todos los archivos almacenados en la base de datos (los archivos adjuntos de los registros, los archivos subidos desde el chatter y los documentos subidos directamente) en un único lugar, donde se pueden clasificar en carpetas, etiquetar, compartir mediante un enlace y utilizar para crear o completar registros.

Nota

La aplicación la proporciona el módulo Document Management (eyssen_document_management). Funciona sobre los archivos adjuntos estándar de la base de datos, de forma que un archivo subido en un registro es visible de inmediato también en Documentos.

Permisos de acceso¶

El módulo agrega una categoría Document Management a los permisos de acceso de un usuario:

Usuario: puede abrir la aplicación Documentos y trabajar con los archivos a los que tiene acceso.
Gestor: además, puede configurar carpetas, etiquetas y operaciones.

Explorar documentos¶

Vaya a Documentos ‣ Documentos para ver la lista de archivos de la base de datos. Las vistas de lista, kanban y formulario muestran, para cada documento, su Carpeta, sus Etiquetas, el Contacto y el Modelo relacionados, y el Tipo de archivo.

El panel de búsqueda y la vista de búsqueda ayudan a filtrar la lista:

agrupar los documentos por Carpeta, Modelo, Contacto, Etiqueta o Tipo;
utilizar los filtros Hide JS/CSS, Hide View Model y Hide Without Model para dejar fuera los archivos adjuntos técnicos que Odoo almacena junto con los archivos de negocio.

Cada documento tiene un chatter, de forma que se pueden registrar notas y actividades sobre el propio archivo.

screenshot: productivity-documents-overview

menu: Documents ‣ Documents
shows: The Documents kanban view with the search panel on the left (folders), several document cards with their tags, and the group-by menu open.
data: Demo company "YourCompany HU"; folders "Contracts", "Invoices"; tags "Signed", "Draft".
module: eyssen_document_management
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Descargar varios documentos¶

Para descargar varios documentos a la vez, selecciónelos en la vista de lista, haga clic en el botón Acciones y seleccione Descargar archivos. Odoo propone un nombre de archivo para el archivo comprimido (files_<date>.zip); confirme con Descargar archivos para obtener todos los documentos seleccionados en un único archivo ZIP.

Nota

El nombre del archivo debe terminar en .zip.

Carpetas¶

Las carpetas clasifican los documentos y pueden anidarse. Para crear una, vaya a Documentos ‣ Configuración ‣ Carpetas y haga clic en Nuevo:

el Nombre de la carpeta y la Carpeta principal: la posición de la carpeta en el árbol. El Nombre completo de una carpeta muestra su ruta completa, por ejemplo, Contracts / 2026.
Compañía: déjelo vacío para que la carpeta esté disponible para todas las compañías.
Secuencia: el orden de las carpetas.

El botón inteligente Documentos abre los documentos archivados en la carpeta, y la pestaña Subcarpetas muestra sus subcarpetas.

Carpetas automáticas¶

En la sección Carpeta automática, se puede seleccionar un Modelo automático. Los documentos adjuntos a un registro de ese modelo se archivan entonces de forma automática en la carpeta, sin que el usuario tenga que seleccionarla. Las subcarpetas de una carpeta automática heredan este comportamiento.

screenshot: productivity-documents-folder-form

menu: Documents ‣ Configuration ‣ Folders
shows: A folder form with the folder name, the parent folder, the Settings group, the Automatic Folder group with the Auto Model field, and the Documents smart button.
highlight: The "Automatic Folder" group (red frame).
data: Folder "Project files" with Auto Model "Task".
module: eyssen_document_management
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Etiquetas¶

Las etiquetas describen el contenido de un documento. Se agrupan en categorías de etiquetas, y tanto las categorías como las etiquetas se pueden asociar a una carpeta, de forma que solo se propongan las etiquetas relevantes en un documento de esa carpeta.

Para gestionarlas, vaya a Documentos ‣ Configuración ‣ Etiquetas. Cree una categoría, asígnele una Carpeta si solo debe aplicarse allí, y agregue las Etiquetas con su Color. El nombre de una etiqueta debe ser único dentro de su categoría, y el nombre de una categoría debe ser único dentro de su carpeta.

Operaciones¶

Una operación convierte un documento en un registro, o lo vincula a uno existente; por ejemplo, para registrar una factura de proveedor a partir de un PDF recibido, o para adjuntar un contrato firmado a una tarea de proyecto.

Para definir una operación, vaya a Documentos ‣ Configuración ‣ Operaciones y haga clic en Nuevo:

Nombre de la operación: el nombre que se propone al usuario.
Carpetas y Modelos: restringen la operación a documentos de carpetas específicas o adjuntos a modelos específicos. Déjelo vacío para aplicarla en todos los casos.
Operación: Creating a New Record o Link to an Existing Record.
Modelo para la operación: el modelo del registro que se debe crear o al que se debe vincular y, opcionalmente, un Filtro para el modelo de la operación que restringe los registros propuestos.

Para ejecutar una operación, abra un documento y haga clic en Operaciones en la sección Organizar. Seleccione la Operación y el Registro de destino y, después, guarde: el documento se adjunta a ese registro.

screenshot: productivity-documents-operation

menu: Documents ‣ Documents
shows: The Operation Wizard dialog open from a document, with the Operation field and the Record reference field filled in.
data: Operation "Attach to task", record "Website redesign" (project task).
module: eyssen_document_management
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Documentos de un contacto¶

El botón inteligente Documentos del formulario de contacto abre los documentos vinculados a ese contacto. Odoo determina el contacto de un documento a partir del registro al que está adjunto el documento.