Diarios

Los apuntes contables se registran en diferentes diarios para mantener un registro organizado de las transacciones financieras de una empresa. Odoo utiliza seis tipos diferentes de diarios para organizar los registros contables:

Nota

Es posible tener varios diarios del mismo tipo, como dos diarios bancarios independientes, cada uno para una cuenta bancaria distinta, o dos diarios de ventas independientes para hacer seguimiento de los ingresos B2B frente a los B2C.

Cada tarjeta del tablero de contabilidad (Contabilidad ‣ Tablero) representa un diario. Para editar la configuración de un diario, haga clic en el icono (elipsis vertical) de la tarjeta del diario y, después, haga clic en Configuración. También puede ir a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Diarios para seleccionar y editar un diario existente o crear uno nuevo.

Aunque los diferentes tipos de diarios tienen campos ligeramente distintos que configurar, algunos campos son comunes a todos los tipos de diario:

  • Short Code: Cada diario debe tener un código único (de 1 a 5 caracteres de longitud). El código corto se utiliza como prefijo de todos los apuntes contables pertenecientes a este diario.

  • Currency: Si lo desea, establezca la divisa de este diario. Para los diarios de banco y efectivo, esta es la divisa de las transacciones del diario. Este campo solo es visible cuando las divisas múltiples están habilitadas.

La pestaña Ajustes avanzados contiene opciones más técnicas:

  • Cuentas permitidas: Limita qué cuentas están disponibles al registrar apuntes contables en este diario. Deje este campo en blanco para permitir todas las cuentas.

  • Alias de correo electrónico: configure una dirección de correo electrónico para crear documentos en borrador a partir de los correos enviados a esa dirección, junto con los archivos adjuntos del correo. Esto se utiliza sobre todo para crear facturas de proveedor (por ejemplo, a partir de archivos de factura electrónica como UBL o Factur-X).

  • Proteger apuntes contabilizados con hash: Restringe la inalterabilidad de los apuntes de este diario para cumplir con las autoridades fiscales de determinados países.

Advertencia

La opción Proteger apuntes contabilizados con hash no se puede eliminar de un diario una vez que este tiene un apunte contable contabilizado.

Nota

  • Los diarios de banco y efectivo no tienen los campos Proteger apuntes contabilizados con hash ni Alias de correo electrónico.

  • Si aún no se ha configurado un dominio de alias, se mostrará un enlace Configurar dominio de alias en lugar del campo Alias de correo electrónico.

Diarios de banco, efectivo y tarjeta de crédito

Los diarios de banco, efectivo y tarjeta de crédito comparten las siguientes características:

  • Cuenta puente: Las Transacciones de este diario se contabilizan en esta cuenta hasta que se concilian, momento en el que esta cuenta se sustituye por la cuenta con la que se concilió la transacción. En todo momento, el saldo de la cuenta puente en el libro mayor muestra el saldo de las transacciones que aún no se han conciliado.

    Nota

    Cuando se concilia una transacción bancaria, el apunte contable se modifica para sustituir la cuenta puente bancaria por la cuenta del apunte contable con el que se concilia. Esta cuenta suele ser una de las siguientes:

  • Secuencia de pago dedicada: Marque este campo para usar secuencias independientes para los pagos y las transacciones registradas en este diario.

    Nota

    Si el campo Secuencia de pago dedicada está marcado, los pagos que usen una cuenta pendiente tendrán referencias que añaden P antes del código corto del diario. De lo contrario, las referencias comenzarán con PAY.

Las pestañas Pagos entrantes y Pagos salientes contienen los métodos de pago de este diario. Los métodos de pago disponibles varían según el tipo de diario. Si lo desea, configure las cuentas pendientes en los métodos de pago.

Ver también

Cuentas pendientes

De forma predeterminada, los pagos en Odoo no generan apuntes contables, pero se pueden configurar para que los generen mediante el uso de cuentas pendientes en los diarios de banco y efectivo.

  • Una cuenta de cobros pendientes es aquella en la que se registran los pagos entrantes hasta que se vinculan con transacciones bancarias entrantes.

  • Una cuenta de pagos pendientes es aquella en la que se registran los pagos salientes hasta que se vinculan con transacciones bancarias salientes.

Estas cuentas suelen ser de tipo Activos corrientes y Pasivos corrientes.

Los pagos que se registran en Odoo se contabilizan en las cuentas de cobros y pagos pendientes hasta que se concilian. En todo momento, el saldo de la cuenta de cobros pendientes en el libro mayor muestra el saldo de los pagos entrantes registrados que aún no se han conciliado, y el saldo de la cuenta de pagos pendientes en el libro mayor muestra el saldo de los pagos salientes registrados que aún no se han conciliado.

Configuración

Para configurar las cuentas pendientes, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Diarios y seleccione o cree un diario de banco o efectivo. En las pestañas Pagos entrantes y Pagos salientes, configure las Cuentas de cobros pendientes y las Cuentas de pagos pendientes para cada método de pago con el que desee generar apuntes contables.

Nota

  • Si la cuenta bancaria principal del diario se añade como cuenta de cobros pendientes o cuenta de pagos pendientes, al registrar un pago, el estado de la factura se establece directamente como Pagado.

  • Si la cuenta de cobros o pagos pendientes de un método de pago se deja en blanco, registrar un pago con ese método de pago no generará ningún apunte contable.

Banco

Los diarios de banco se utilizan para registrar apuntes contables relacionados con las transacciones bancarias y los pagos entrantes y salientes. Los siguientes campos son específicos de los diarios de banco:

  • Cuenta bancaria: Esta cuenta de tipo Banco y efectivo es la cuenta predeterminada para este diario de banco.

  • Número de cuenta: el número de la cuenta bancaria se utiliza al registrar pagos y es obligatorio para generar archivos de pago saliente. Para editar los datos de la cuenta bancaria, haga clic en el botón (Enlace interno) situado junto al Número de cuenta y actualice la información de la cuenta según corresponda.

  • Banco: El nombre del banco se utiliza al registrar pagos y es necesario para generar archivos de pago salientes. Para editar los datos de la cuenta bancaria, haga clic en el botón (Enlace interno) junto al nombre del Banco y actualice la información de la cuenta en consecuencia.

  • Fuentes bancarias: defina el método de creación de transacciones bancarias. Las opciones disponibles dependen de los módulos instalados de importación de extractos bancarios y sincronización.

Hay varios métodos de pago disponibles para los diarios bancarios.

Efectivo

Los diarios de efectivo se utilizan para registrar apuntes contables relacionados con transacciones en efectivo. Los siguientes campos son específicos de los diarios de efectivo:

  • Cuenta de efectivo: Esta cuenta de tipo Banco y efectivo es la cuenta predeterminada para este diario de efectivo.

  • Cuenta de ganancias: Esta cuenta de tipo Ingresos u Otros ingresos se utiliza para registrar una ganancia cuando el saldo final de una caja registradora es mayor de lo esperado.

  • Cuenta de pérdidas: Esta cuenta de tipo Gastos se utiliza para registrar una pérdida cuando el saldo final de una caja registradora es menor de lo esperado.

Solo hay métodos de pago manuales disponibles para los diarios de efectivo.

Tarjeta de crédito

Los diarios de tarjeta de crédito se utilizan para registrar apuntes contables relacionados con tarjetas de crédito. Los siguientes campos son específicos de los diarios de tarjeta de crédito:

  • Cuenta del diario: Esta cuenta de tipo Tarjeta de crédito es la cuenta predeterminada para este diario de tarjeta de crédito.

  • Fuentes bancarias: defina el método de creación de transacciones con tarjeta de crédito.

Solo hay métodos de pago manuales disponibles para los diarios de tarjeta de crédito.

Diarios de ventas, compras y varios

Ventas

Los diarios de ventas, también conocidos como diarios de ingresos, se utilizan para registrar apuntes contables relacionados con las facturas de cliente. Los siguientes campos son específicos de los diarios de facturas de cliente:

  • Cuenta de ingresos predeterminada: Las facturas de este diario utilizan esta cuenta de tipo Ingresos u Otros ingresos, salvo que se sobrescriba con otra cuenta de ingresos configurada en la categoría de producto, el producto o la propia línea de factura.

  • Secuencia dedicada para notas de crédito: Marque esta casilla para usar una secuencia independiente para la referencia de las notas de crédito que se incrementa por separado de la secuencia principal de facturas y añade una R a la referencia antes del código corto del diario.

  • Secuencia específica para notas de débito: marque esta casilla para utilizar una secuencia independiente para la referencia de las notas de débito, que se incrementa de forma separada de la secuencia principal de facturas y añade una D antes del código corto del diario. Este campo requiere el módulo Notas de débito (account_debit_note).

Los diarios de ventas tienen campos adicionales en la pestaña Ajustes avanzados que le permiten definir el formato de comunicación predeterminado que aparecerá en las facturas de cliente para que el cliente pueda hacer referencia a esa factura concreta al realizar un pago:

  • Tipo de comunicación: Elija si el formato de la referencia de pago comunicada al cliente debe basarse en el número de factura o en el número del cliente.

  • Estándar de comunicación: Elija el formato de la propia referencia de pago que se comunica al cliente.

Compra

Los diarios de compras se utilizan para registrar apuntes contables relacionados con las facturas de proveedor. Los siguientes campos son específicos de los diarios de compras:

  • Cuenta de gastos predeterminada: Las facturas de proveedor de este diario utilizan esta cuenta de tipo Gasto, salvo que se sobrescriba con otra cuenta de gastos configurada en la categoría de producto, el producto o el gasto.

  • Secuencia dedicada para notas de crédito: Marque esta casilla para usar una secuencia independiente para la referencia de las notas de crédito que se incrementa por separado de la secuencia principal de facturas de proveedor y añade una R a la referencia antes del código corto del diario.

  • Secuencia específica para notas de débito: marque esta casilla para utilizar una secuencia independiente para la referencia de las notas de débito, que se incrementa de forma separada de la secuencia principal de facturas de proveedor y añade una D antes del código corto del diario.

Varios

Los diarios varios se utilizan para registrar apuntes contables que no están relacionados con ninguno de los demás tipos de diario, como los apuntes contables de cierre de impuestos.

Ver también