Asistencias¶

La aplicación Asistencias de Odoo funciona como un reloj de fichar. Los empleados pueden registrar la entrada y la salida del trabajo mediante un dispositivo dedicado en modo quiosco, mientras que los usuarios también pueden registrar la entrada y la salida del trabajo directamente desde la base de datos. Los gerentes pueden ver quién está disponible en cualquier momento, crear informes para ver las horas de todos, y obtener información sobre qué empleados trabajan horas extra o registran su salida antes de lo esperado.

Permisos de acceso¶

Comprender los derechos de acceso es fundamental para desplazarse por la aplicación Asistencias.

Todos los usuarios de la base de datos pueden registrar su entrada y salida directamente desde la base de datos, sin necesidad de tener acceso a la aplicación Asistencias. Además, todos los usuarios pueden acceder a sus propios registros de asistencia desde su ficha de empleado en la aplicación Empleados.

El acceso a la aplicación Asistencias, así como a las distintas funciones dentro de la aplicación, está determinado por los derechos de acceso.

Para ver qué derechos de acceso tiene un usuario, vaya a Ajustes ‣ Usuarios y compañías ‣ Usuarios, y haga clic en un usuario en concreto. La pestaña Derechos de acceso es visible de forma predeterminada. Desplácese hacia abajo hasta la sección RECURSOS HUMANOS para ver los ajustes. Para el campo Asistencias, las opciones son dejar el campo en blanco o seleccionar Administrador.

Si se selecciona la opción Administrador, el usuario tiene acceso completo a toda la aplicación Asistencias, sin restricciones. Puede ver todos los registros de asistencia de los empleados, entrar en el modo quiosco desde la aplicación, acceder a todas las métricas de los informes y modificar los ajustes. Si se deja en blanco, el usuario no tiene acceso a la aplicación Asistencias.

Nota

Si un usuario no tiene derechos de Administrador para la aplicación Asistencias, no podrá abrir la aplicación, aunque aparezca en el tablero principal de la base de datos. Aparecerá una ventana emergente de Error de acceso que indica lo siguiente:

No tiene permisos suficientes para acceder a los campos "attendance_manager_id" en Empleado (hr.employee). Póngase en contacto con el administrador de su sistema.

Los usuarios que no pueden acceder a la aplicación Asistencias aún pueden registrar la entrada y la salida del trabajo dentro de la base de datos, usando el (círculo rojo) o el (círculo verde) que siempre están disponibles en la parte superior de la base de datos.

Aprobadores¶

Un aprobador es un usuario asignado para revisar y gestionar los registros de asistencia de un empleado. Un aprobador suele ser un gerente, aunque esto no es obligatorio. Los aprobadores sin derechos administrativos pueden acceder y modificar los registros de asistencia solo de los empleados que tienen asignados. Esta es la única excepción en la que los usuarios sin privilegios de administrador pueden ver registros en la aplicación Asistencias.

Para ver quién es el aprobador de asistencias de un empleado, vaya a la aplicación Empleados y haga clic en el empleado en cuestión. Haga clic en la pestaña Información laboral, desplácese hasta la sección APROBADORES y consulte el campo Asistencias. La persona seleccionada puede ver los registros de asistencia de ese empleado, tanto en el tablero de la aplicación Asistencias como en los informes de asistencia, y realizar modificaciones en sus registros.

Configuración¶

Se necesitan pocas configuraciones en la aplicación Asistencias. La forma en que los empleados registran su entrada y salida, cómo funcionan los quioscos y cómo se calculan las horas extra se establecen en el menú de configuración. Vaya a aplicación Asistencias ‣ Configuración para acceder al menú de configuración.

Nota

Cualquier elemento de configuración con el icono (edificio) es una configuración específica de la compañía. Los elementos sin el icono (edificio) se aplican a todas las compañías de la base de datos.

Modos¶

Asistencias desde el backend : active esta función para permitir que los usuarios registren su entrada y salida directamente desde la base de datos de Odoo. Si no está activada, los usuarios deben usar un quiosco para registrar su entrada y salida del trabajo.
Salida automática : active esta función para registrar automáticamente la salida de los empleados según su horario de trabajo, después de que transcurra un margen de tiempo.
Tolerancia: este campo solo aparece cuando la función Salida automática está habilitada. Introduzca la cantidad de tiempo, en horas, que debe transcurrir después de que finalice el horario de trabajo de un empleado, antes de que se le registre la salida automáticamente.

Example

Con la opción Salida automática habilitada y la Tolerancia establecida en 2.00 horas, un empleado registra su entrada a las 9:00 a. m. y se le olvida registrar su salida a las 5:00 p. m. A las 7:00 p. m., se le registra la salida automáticamente.

Gestión de ausencias : active esta función para registrar en el informe de asistencias cualquier ausencia que no esté asociada a una solicitud de tiempo personal, como vacaciones o bajas por enfermedad.

Horas extras¶

Esta sección especifica cómo se calcula el tiempo extra (a veces denominado horas extra), incluyendo cuándo se contabiliza el tiempo extra y qué tiempo no se registra.

Tiempo de tolerancia a favor de la empresa: escriba la cantidad de tiempo, en minutos, que no se toma en cuenta para las horas adicionales de un empleado. Cuando un empleado registra su salida y el tiempo adicional registrado se encuentra por debajo de los minutos indicados, entonces no cuenta como horas adicionales para el empleado.
Tiempo de tolerancia a favor del empleado: ingrese la cantidad de tiempo, en minutos, que recibirá el empleado y que no afecta de forma negativa a su asistencia si registra menos tiempo del necesario en su horario laboral. Cuando un empleado registra su salida y el tiempo total registrado durante el día es menor que las horas laborales especificadas y menor que el plazo especificado, no se le penalizará por sus horas reducidas.

Example
Una empresa establece ambos campos de tolerancia con 15 minutos y las horas laborales de todos los empleados están configuradas de 9:00 AM a 5:00 PM.

Si un empleado registra su entrada a las 9:00 AM y se retira a las 5:14 PM, los 14 minutos adicionales no se toman en cuenta para sus horas adicionales.

Si un empleado registra su entrada a las 9:05 AM y se retira a las 4:55 PM, no se le penalizará por este desajuste aunque haya registrado 10 minutos menos de los correspondientes a su jornada laboral completa.
Validación de horas extra : seleccione el botón de opción junto a Aprobado automáticamente para que todo el tiempo extra se apruebe de forma automática, o Aprobado por el gerente si todo el tiempo extra debe ser revisado y aprobado por un gerente.
Mostrar horas extra: seleccione esta casilla para mostrar las horas adicionales registradas por un empleado cuando registra su salida en un quiosco o cuando un usuario registra su salida en la base de datos.

Nota

Las horas extra aprobadas se pueden deducir de una solicitud de tiempo personal aprobada.

Vista general¶

Al entrar en la aplicación Asistencias, se muestra el tablero Resumen, que contiene toda la información de entrada y salida del usuario. Si el usuario tiene los derechos de acceso necesarios o es aprobador de empleados específicos, la información de entrada y salida de esos empleados también aparece en el tablero Resumen.

El tablero de Asistencias permite cambiar entre las vistas (Gantt) y (lista), y seleccionar un periodo para analizar. El periodo actual se resalta automáticamente en amarillo para los registros de asistencia en tiempo real, mientras que el botón (Enfocar hoy) devuelve el tablero a la fecha actual al instante.

screenshot: hr-attendances-overview

menu: Attendances ‣ Overview
shows: The Overview dashboard in Gantt view for the current week, with one bar per employee per day and the total hours of the week.
highlight: The current day column (red frame).
data: Demo company "YourCompany HU"; five employees with attendances on every weekday.
module: hr_attendance
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Nota

Las entradas que tienen errores aparecen en rojo, lo que indica que deben ser resueltas por un usuario con los derechos de acceso adecuados o que sea aprobador de los empleados con los errores.

Filtros y grupos¶

A veces, los responsables y gerentes de asistencias necesitan ver registros específicos, como todas las salidas automáticas, para determinar qué empleados olvidan registrar su salida de forma habitual, o por departamento, para determinar qué equipo trabaja más horas extra.

Para estos casos, use la barra de búsqueda para seleccionar Filtros o Agrupar por, o combine ambos para presentar la información deseada.

Ver también

Buscar, filtrar y agrupar registros

Filtros de alto valor¶

Filtro	Caso de uso común
En el trabajo	Verificar qué empleados siguen en las instalaciones antes de cerrar el edificio por la noche, o realizar un recuento de personal.
Errores	Ver todos los errores para corregirlos antes de procesar la nómina.
Salida automática	Realizar una auditoría para determinar qué empleados olvidan registrar su salida del trabajo de forma habitual.
Fecha	Limitar los resultados a un periodo de pago o ventana de auditoría específicos.
Empleados activos/archivados	Cambiar entre el personal actual y los empleados anteriores al auditar datos históricos.

Agrupaciones útiles¶

Agrupar por	Cuándo es útil
Empleado	Revisar los registros de asistencia individuales durante una reunión individual.
Departamento	Comparar los niveles de personal y las horas de trabajo para determinar qué equipos trabajan de más o de menos.
Gerente	Determinar a quién dirigir las preguntas de seguimiento sobre la asistencia de un empleado.
Método	Detectar tendencias en los métodos de asistencia para poder resolver posibles problemas de hardware.
Fecha (día/semana/mes)	Identificar picos de absentismo o patrones estacionales.

Detalles del registro de asistencia¶

Odoo registra tanto la hora como la ubicación de cada entrada y salida, con campos que varían según el método utilizado. Estos registros de asistencia detallados pueden confirmar dónde estaba un empleado en un día de trabajo determinado. Esto puede ser útil para compañías con horarios de trabajo híbridos, que pueden necesitar realizar auditorías para garantizar el cumplimiento adecuado.

El registro detallado de asistencia incluye la siguiente información:

Detalles principales¶

Empleado: el nombre del empleado.
Entrada: la fecha y hora en que el empleado registró su entrada.
Salida: la fecha y hora en que el empleado registró su salida. Esto solo aparece si el empleado ha registrado su salida.
Tiempo trabajado: el tiempo total que el empleado registró durante el día, a través de varias entradas y salidas. En formato de horas y minutos (HH:MM).
Horas extra trabajadas: horas extra no remuneradas trabajadas más allá del horario de trabajo esperado (solo se muestra si el empleado las tiene).
Horas extra: horas extra aprobadas (el Tiempo trabajado menos las Horas extra trabajadas aprobadas.

Detalles de entrada y salida¶

La siguiente información aparece en la sección de Entrada y en la de Salida.

Modo: método de registro de la asistencia. Puede ser Bandeja del sistema, Quiosco, o entrada Manual.
Dirección IP: la dirección IP del dispositivo utilizado para registrar la entrada o salida.
Navegador: el navegador web que el empleado utilizó para registrar su entrada o salida.
Localización: la ciudad y el país asociados a la dirección IP del ordenador.
Coordenadas GPS: las coordenadas específicas en el momento en que el usuario registró su entrada o salida. Para ver las coordenadas específicas en un mapa, haga clic en el botón Ver en mapas debajo de Coordenadas GPS. Esto abre un mapa en una nueva pestaña del navegador, con la ubicación específica señalada.

screenshot: hr-attendances-entry-details

menu: Attendances ‣ Overview
shows: The detail pop-up of one attendance entry, with the employee, check in and check out times, worked hours and extra hours.
highlight: The Worked Hours and Extra Hours fields (red frame).
data: Employee "Anita Kovács", check in 08:02, check out 17:05.
module: hr_attendance
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Errores de asistencia¶

Las entradas que contienen un error aparecen en rojo en el tablero de resumen. En la vista (Gantt), la entrada aparece con un fondo rojo. En la vista (lista), el texto de la entrada aparece en rojo.

Se produce un error cuando un empleado ha registrado su entrada pero no su salida en un plazo de 24 horas, o cuando un único periodo de entrada supera las 16 horas.

Para solucionar el error es necesario modificar o eliminar la entrada de asistencia. Haga clic en la entrada para abrir una ventana emergente con los detalles de esa entrada en específico. Para modificar la información de Entrada o Salida, haga clic en el campo Entrada o Salida y aparecerá un selector de calendario. Haga clic en la fecha deseada y después use el selector de hora situado abajo del calendario para seleccionar la hora específica de la entrada. Haga clic en Aplicar cuando la información sea correcta.

Cuando toda la información en la ventana emergente es correcta, haga clic en Guardar y cerrar. La entrada aparecerá en color gris en lugar de rojo cuando ya no tenga errores.

Para eliminar una entrada, haga clic en el botón rojo Eliminar en la ventana emergente, en lugar de modificar la entrada.

Ver también