Informes de gastos¶
Cuando los gastos están listos para enviarse (por ejemplo, al final de un viaje de negocios o una vez al mes), es necesario crear un informe de gastos. Abra el tablero principal de la aplicación Gastos, que muestra el tablero Mis gastos de forma predeterminada. También puede ir a .
Todos los gastos tienen un código de colores según su estado. Cualquier gasto con el estado Por reportar (gastos que aún deben agregarse a un informe de gastos) aparece en texto azul. Para todos los demás estados (Por enviar, Enviado y Aprobado) el texto aparece en negro.
Crear informes de gastos¶
Primero, seleccione el gasto que desea agregar al informe en el tablero Mis gastos marcando la casilla junto a cada entrada.
- menu
- Expenses ‣ My Expenses ‣ My Expenses
- shows
- The My Expenses list with two "To Report" expenses ticked and the "Create Report" button in the control panel.
- highlight
- The ticked expenses and the "Create Report" button.
- data
- Expenses "Client lunch" and "Taxi to airport".
- module
- hr_expense
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Nota
Es posible seleccionar cualquier gasto de la lista Mis gastos a excepción de los que están en estado Aprobado.
El botón Crear informe aparecerá siempre y cuando haya al menos un gasto en la lista con el estado Por reportar o Por enviar.
Al hacer clic en el botón Crear informe, todos los gastos con el estado Por enviar que no estén actualmente en otro informe de gastos aparecen en el informe de gastos recién creado.
Si todos los gastos del informe Mis gastos ya están asociados con otro, entonces aparecerá la ventana emergente Operación no válida indicando que no tiene gastos por reportar.
Una vez seleccionados los gastos, haga clic en el botón Crear informe.
Truco
Otra forma de agregar todos los gastos que no están actualmente en un informe de gastos es hacer clic en el botón Crear informe, sin seleccionar ningún gasto, y Odoo selecciona automáticamente todos los gastos con el estado Por enviar que aún no están en un informe.
El nuevo informe carga con todos los gastos incluidos en la pestaña Gasto. Si hay un recibo adjunto a un gasto individual, aparece un icono (clip) en la línea del gasto.
Cuando se crea el informe, el rango de fechas de los gastos aparece como el Resumen del informe de gastos de forma predeterminada. Se recomienda editar este campo con un breve resumen para cada informe y así mantener los gastos organizados. Ingrese una descripción para el informe de gastos, como Viaje de cliente a NYC o Suministros de oficina para presentación, en el campo Resumen del informe de gastos.
Los campos Empleado, Pagado por y Empresa se completan con la información indicada en los gastos individuales.
Nota
El campo Empresa solo aparece en una base de datos multiempresa.
A continuación, seleccione un Gerente en el menú desplegable para asignar un gerente que revise el informe. Si es necesario, actualice el campo Diario con el menú desplegable.
- menu
- Expenses ‣ My Expenses ‣ My Reports ‣ (a draft report)
- shows
- A new expense report form in Draft: "Expense Report Summary" filled in, Employee, Paid By, Manager and Journal fields, the Expense tab listing the two expenses.
- highlight
- The "Expense Report Summary" and "Manager" fields.
- data
- Summary "Brussels client visit", manager Mitchell Admin.
- module
- hr_expense
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Si faltan algunos gastos en el informe podrá agregarlos desde este formulario. Para ello, haga clic en Agregar una línea en la parte inferior de la pestaña Gastos.
Aparece una ventana emergente Agregar: líneas de gastos que muestra todos los gastos disponibles (con el estado Por enviar) que se pueden agregar al informe. Si necesita agregar un nuevo gasto que no aparece en la lista, haga clic en Nuevo para crear un nuevo gasto y agregarlo al informe.
Marque la casilla junto a cada gasto que desea agregar y, a continuación, haga clic en Seleccionar. Al hacerlo, se cierra la ventana emergente y los elementos aparecen en el informe.
Truco
Los informes de gastos se pueden crear de dos formas:
Vaya al tablero principal de la aplicación (también accesible mediante ) y haga clic en Crear informe.
Vaya a y haga clic en Nuevo.
Enviar informes de gastos¶
Una vez que el informe de gastos está completo, el siguiente paso es enviárselo a un gerente para que lo apruebe. Vaya a para ver todos los informes y abra el informe correspondiente desde la lista que aparece.
Nota
Es necesario que envíe los informes de forma individual, no es posible hacerlo por lotes.
Si la lista es larga, puede resultar útil agrupar los resultados por estado, ya que solo es necesario enviar los informes con el estado Por enviar; los informes con el estado Aprobado o Enviado no lo necesitan. Los gastos Por enviar se identifican por el estado Por enviar y por el texto azul, mientras que el resto de los gastos aparecen en texto negro.
- menu
- Expenses ‣ My Expenses ‣ My Reports ‣ (a draft report)
- shows
- The draft expense report form with the "Submit to Manager" button in the header and the status bar showing "Draft".
- highlight
- The "Submit to Manager" button (red frame).
- data
- Report "Brussels client visit".
- module
- hr_expense
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Haga clic en un informe para abrirlo y, a continuación, haga clic en Enviar al gerente. Tras enviar un informe, el siguiente paso es que la gerencia lo revise y lo apruebe.
Nota
El estado de cada informe aparece en la columna Estado. Si esta columna está oculta, haga clic en el icono (opciones adicionales) que se ubica al final de la fila y seleccione la casilla junto a Estado en el menú desplegable.
Importante
Aprobar gastos, registrar gastos y reembolsar gastos son acciones exclusivas de los usuarios con los permisos de acceso adecuados.