Evaluaciones multievaluador (360)

El módulo Evaluaciones multievaluador (360) añade a una evaluación comentarios procedentes de más de una dirección: compañeros, subordinados directos, niveles superiores no inmediatos y personas ajenas a la empresa. También añade el mecanismo que hace que una promesa de anonimato tenga sentido.

Roles de evaluador

Rol de evaluador	Quién es	De dónde proviene
Compañero	Un compañero de un nivel aproximadamente similar.	Propuesto por el empleado, aprobado por el evaluador.
Subordinado directo	Alguien que depende del empleado.	Propuesto por el empleado; la propuesta se rechaza si la persona no depende realmente de él.
Nivel superior no inmediato	Alguien un nivel más alejado: el superior de su responsable, o un subordinado de su subordinado.	Propuesto por el empleado, aprobado por el evaluador.
Externo	Un cliente, un proveedor o cualquier otra persona sin cuenta en el sistema.	Se propone indicando nombre y dirección; responde a través de un enlace de un solo uso.

Todo lo que responde un evaluador se almacena en el mismo lugar que la autoevaluación y la evaluación del responsable. Por eso la ponderación, la puntuación y el umbral de anonimato se comportan de forma idéntica sea cual sea el origen de la respuesta: existe un único flujo de procesamiento, no cuatro.

Configurar una ronda

Los ajustes de multievaluador se encuentran en el ciclo. Marque Ronda multievaluador y abra la página Evaluadores.

screenshot: hr-performance-360-round

menu

Performance ‣ Cycles ‣ Review Cycles ‣ (open a cycle) ‣ Multi-rater Round

shows

The multi-rater configuration of a cycle with the rater roles, their minimum and maximum counts and the per-role anonymity flags.

highlight

The anonymity flags (red frame).

data

Peers 3-5, direct reports at least 3, outside contacts asked.

module

hr_review_360

notes

English UI, light theme, 1440px width.

Establezca una Fecha límite de propuesta (la fecha para la que se espera que los empleados hayan propuesto a sus evaluadores) y, después, para cada rol:

Grupo	Qué se define
Compañeros	Compañeros, mínimo, Compañeros, máximo (cero significa sin límite superior) y Los comentarios de compañeros son anónimos.
Subordinados directos	Subordinados directos, mínimo, Subordinados directos, máximo y Los comentarios de subordinados directos son anónimos.
Niveles superiores no inmediatos	Niveles superiores no inmediatos, mínimo, Niveles superiores no inmediatos, máximo (cero significa que este rol no se utiliza en absoluto) y Los comentarios de niveles superiores no inmediatos son anónimos.
Contactos externos	Solicitar a contactos externos, el mínimo y el máximo, y Los comentarios externos son anónimos.

Importante

Si un rol es anónimo se decide por rol y por ciclo, y es una promesa. Una vez que los evaluadores han respondido bajo esa condición, no es algo que se pueda reconsiderar.

El umbral de anonimato, y qué se niega a hacer

Un rol anónimo se agrega: el evaluador y el empleado ven una media por pregunta y los comentarios escritos mezclados en un orden aleatorio, nunca una respuesta individual ni un nombre.

La agregación solo protege a las personas si hay suficientes. El umbral —Umbral de anonimato en el ciclo, que recurre a Respuestas mínimas antes de agregación en los ajustes de la empresa si no está definido— es el número de respuestas enviadas que debe alcanzar un rol antes de que se publique algo para él. Su valor predeterminado es 5, y no se puede establecer por debajo de 5, ni en los ajustes ni en ningún otro lugar.

Por debajo del umbral, no se muestra nada. Ni la media, ni los comentarios, y ni siquiera cuántas personas respondieron. Este último punto es el que suele fallar en otros sistemas: un simple recuento basta para identificar a un grupo pequeño entre rondas. Si dos compañeros respondieron este año y tres el año pasado, y sabe quién se marchó, puede deducir quién dijo qué.

Se rechaza al iniciar, no al publicar

Si un rol anónimo nunca pudiera reunir suficientes respuestas, se rechaza el inicio. No la publicación: el inicio.

Ese momento es precisamente la clave. Rechazarlo al publicar significaría que la ronda ya se ha llevado a cabo, que las personas han respondido bajo una promesa de anonimato, y que solo después alguien descubre que esa promesa no se podía cumplir. Llegados a ese punto, las únicas opciones son romper la promesa o descartar las respuestas, y ambas son malas.

Se rechazan tres situaciones, cada una indicando el ciclo y el rol:

• la ronda promete anonimato a un rol pero solicita menos evaluadores de ese rol que el umbral, por lo que nunca podría publicar nada;

• la ronda promete anonimato pero limita ese rol por debajo del umbral;

• algunos empleados incluidos simplemente no tienen suficientes evaluadores posibles de ese rol: un equipo de tres personas no puede aportar cinco compañeros. El mensaje indica a cuántos empleados afecta y cuántos evaluadores tiene realmente cada uno de ellos.

En cada caso, la solución es una de estas tres: excluir a esos empleados del alcance, desactivar el anonimato de ese rol para esta ronda, o dejar la ronda sin iniciar.

Nota

La misma comprobación se ejecuta de nuevo al aprobar un panel y al realizar una propuesta un empleado, de modo que un rol anónimo que haya quedado reducido a cuatro personas por rechazos se detecta antes de invitar a nadie.

Propuesta y aprobación

1. El evaluador inicia la ronda de propuestas con Solicitar propuestas. Se envía un correo al empleado.

2. El empleado abre su evaluación y hace clic en Proponer mis evaluadores. El formulario solicita Compañeros, Subordinados directos, Niveles superiores no inmediatos y Contactos externos (uno por línea, como Anna Nagy <[email protected]> o simplemente la dirección), además de un Mensaje para el evaluador explicando la elección.

3. El empleado envía el formulario. Se avisa por correo al evaluador, que encuentra las propuestas esperando en la página Participantes.

4. El evaluador acepta cada propuesta, la rechaza o la sustituye por otra persona; esto conserva el rastro de ambas y solicita un motivo.

5. Cuando el panel es el correcto, el evaluador hace clic en Aprobar el panel. Ese es el momento en que se envían las invitaciones.

El formulario de propuesta rechaza, con un mensaje que explica el motivo: proponerse a uno mismo; a la misma persona dos veces en dos calidades distintas; a alguien de otra empresa; a alguien como subordinado directo que no depende del empleado; un rol que esta ronda no solicita; demasiado pocos o demasiados para un rol; y, para un rol anónimo, un número por debajo del umbral, ofreciendo en su lugar la opción de no proponer a nadie.

Importante

El empleado propone a través de un formulario y nunca obtiene acceso al propio registro del panel. Una vez aceptado un evaluador anónimo, deja de figurar en la lista incluso para el evaluador: a partir de ese momento, sus respuestas solo existen dentro del resultado agregado. Eso es lo que hace que las respuestas sean anónimas y no simplemente sin etiquetar.

Qué hace un evaluador

Evaluadores internos

Un evaluador interno recibe un correo y una tarea pendiente, y encuentra la solicitud en Desempeño ‣ Evaluaciones ‣ Comentarios pendientes. Responde a las preguntas dirigidas a Otros evaluadores y entrega sus comentarios cuando está listo. La entrega es definitiva, y se le informa de ello antes de confirmar.

Un evaluador que no es la persona adecuada para responder puede declinar, indicando opcionalmente el motivo, y no se le volverá a pedir sobre esa evaluación.

Evaluadores externos

Alguien sin cuenta recibe un enlace de un solo uso que:

• incorpora un token que nunca se almacena; solo se conserva una huella de él, de modo que un enlace se puede reemitir pero nunca se puede recuperar de la base de datos;

• caduca, y así lo indica la invitación;

• determina la evaluación y las preguntas que se pueden responder a partir del propio token, nunca a partir de nada que envíe el navegador;

• tiene un límite de frecuencia, por enlace y por dirección.

Un enlace caducado, desconocido o ya utilizado muestra una página sencilla que explica cuál de esos casos es y qué hacer (pedir a la persona que le invitó que envíe uno nuevo), en lugar de un error.

Los evaluadores externos pueden guardar sus respuestas y volver al mismo enlace para terminar más tarde.

Qué se le comunica a todo evaluador

Antes de responder, cada evaluador lee lo que ocurrirá con sus respuestas: si el rol en el que responde es anónimo, cuál es el umbral, que no se publica nada por debajo de él, que los comentarios escritos se mezclan y se separan de la pregunta bajo la que se escribieron, y, en el caso de un rol no anónimo, que sus respuestas quedan registradas a su nombre y cuántas de las preguntas se muestran también a la persona evaluada.

Importante

Ese texto se genera a partir de los ajustes de la ronda tal como están en ese momento, nunca se entrega como una frase fija. Una promesa que sobrevive a la configuración bajo la que se hizo no es una promesa.

Qué ve cada persona al final

El evaluador

Una página Comentarios multievaluador en la evaluación, con un bloque por cada rol de evaluador: cuántas personas respondieron, la media por pregunta y los comentarios escritos agregados y mezclados.

Un rol que no ha alcanzado el umbral muestra en su lugar una breve explicación: que no se preguntó a nadie de ese grupo, que todavía nadie ha respondido, o que han respondido menos personas que el umbral y por tanto no se publica nada, ni siquiera el recuento.

Los roles identificados se comportan de forma distinta: si a un rol no se le prometió anonimato, sus respuestas aparecen como respuestas normales, atribuidas.

El empleado

Lo que el evaluador haya decidido compartir, en las preguntas marcadas como compartidas, además de la valoración publicada. Nunca una respuesta anónima individual, y nunca el panel.

Responsables de RR. HH.

Todo lo que ve el evaluador. Un responsable puede leer una respuesta individual no anónima; una anónima queda excluida también para él.

Ver también

• Confidencialidad — la perspectiva más amplia, y qué elimina una purga de un panel

• Ciclos de evaluación — la etapa de propuesta y sus recordatorios