Limpieza de datos

La aplicación Limpieza de datos mantiene la base de datos libre de registros antiguos y obsoletos: reglas personalizables detectan los registros que no han cambiado durante un periodo determinado y los archivan o eliminan.

Nota

La aplicación la proporciona el módulo Reciclaje de datos (data_recycle).

Reciclar registros

El tablero Reciclar registros muestra los registros detectados por las reglas de reciclaje. Vaya a Limpieza de datos ‣ Reciclar registros.

La barra lateral REGLAS DE RECICLAJE muestra cada una de las reglas de reciclaje activas. De forma predeterminada, está seleccionada la opción Todo, y los registros se muestran con las siguientes columnas:

• ID del registro: el ID del registro original;

• Nombre del registro: El nombre o título del registro original.

Seleccione una regla específica en la barra lateral RECYCLE RULES (reglas de reciclaje) para filtrar los registros.

Para reciclar un registro, haga clic en el botón Validar de su fila. Según cómo esté configurada la regla, el registro se archiva o se elimina de la base de datos.

Truco

Descarte una propuesta haciendo clic en el botón Descartar. El registro se oculta de la lista y la regla de reciclaje no lo vuelve a detectar en el futuro.

Seleccione el filtro Descartado en el menú desplegable de la barra de búsqueda para ver estos registros.

screenshot: productivity-data-cleaning-recycle-records

menu

Data Cleaning ‣ Recycle Records

shows

The Recycle Records dashboard with the "RECYCLE RULES" sidebar on the left and a list of records with the Record ID, Record Name columns and the Validate / Discard buttons.

data

Demo company "YourCompany HU"; one rule "Lead/Opportunity" with a few detected records.

module

data_recycle

notes

English UI, light theme, 1440px width.

Reglas de reciclado de registros

Las reglas de reciclaje establecen las condiciones para reciclar los registros. Se pueden configurar para cada modelo de la base de datos, y con distintos niveles de especificidad. Para empezar, vaya a Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Reglas ‣ Reciclar registros.

Truco

Las reglas de reciclaje se ejecutan una vez al día, como parte de la acción programada Data Recycle: Clean Records. No obstante, cada regla se puede ejecutar manualmente en cualquier momento.

De forma predeterminada, no existe ninguna regla de reciclaje. Haga clic en Nuevo para crear una.

En el formulario de la regla, primero elija un Modelo al que se dirigirá la regla. Al seleccionar un modelo, el título de la regla se actualiza con el modelo elegido.

También puede configurar un filtro para especificar los registros elegibles para esta regla. El número de registros correspondientes aparece en el enlace # de registros.

A continuación, configure el campo y el intervalo de tiempo que la regla usa para detectar los registros que se van a reciclar:

• Campo de tiempo: seleccione un campo de fecha o de fecha y hora del modelo en el que basar el tiempo;

• Delta: escriba la duración, que debe ser un número entero (por ejemplo, 7);

• Unidad delta: Seleccione la unidad de tiempo (días, semanas, meses o años).

Después, seleccione un modo de reciclado:

• Manual: cada registro detectado se debe validar manualmente en el tablero Reciclar registros. Este modo habilita el campo Notificar a los usuarios, donde se pueden seleccionar los administradores a informar, junto con la frecuencia de notificación (Notificar cada n Días, Semanas o Meses).

• Automático: los registros detectados se reciclan automáticamente, sin notificar a los usuarios.

Por último, seleccione una Acción de reciclaje para Archivar o Eliminar los registros. Si selecciona Eliminar, elija si desea Incluir archivados en la regla.

Nota

La acción Archivar solo está disponible para los modelos que tienen un campo Activo; de lo contrario, Odoo genera un error al guardar la regla.

Cierre el formulario de la regla una vez que haya terminado de configurarla o ejecútela de forma manual para encontrar los registros a reciclar.

Example

Es posible configurar una regla de reciclaje para eliminar oportunidades y leads archivados que tuvieron su última actualización hace un año y que cuentan con un motivo de pérdida de la siguiente manera:

• Modelo: Lead/Oportunidad

• Filtro:

  • Activo es no establecido

  • Motivo de pérdida está en Demasiado caro

• Campo de tiempo: Última actualización el (Lead/Oportunidad)

• Delta: 1

• Unidad delta: Años

• Modo de reciclado: Automático

• Accion de reciclar: Eliminar

• Incluir archivados:

screenshot: productivity-data-cleaning-recycle-rule

menu

Data Cleaning ‣ Configuration ‣ Rules ‣ Recycle Records

shows

A recycle rule form for Lead/Opportunity with the Filter, Time Field, Delta, Delta Unit, Recycle Mode, Recycle Action and Include Archived fields filled in as in the example, and the "Records" smart button.

highlight

The Recycle Mode and Recycle Action fields (red frame).

data

Rule on "Lead/Opportunity", lost reason "Too expensive".

module

data_recycle, crm

notes

English UI, light theme, 1440px width.

Ejecutar una regla de reciclado manualmente

Para ejecutar manualmente una regla de reciclaje específica en cualquier momento, vaya a Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Reglas ‣ Reciclar registros y seleccione la regla que desea ejecutar.

A continuación, en el formulario de la regla, haga clic en el botón Ejecutar ahora en la parte superior izquierda. El botón inteligente Registros mostrará entonces el número de registros capturados.

Haga clic en el botón inteligente Registros para gestionar estos registros.