Actividades¶

Las actividades son tareas de seguimiento vinculadas a un registro en una base de datos de Odoo.

El icono que se usa para mostrar las actividades depende del tipo de actividad:

Icono (reloj): icono predeterminado para las actividades.
Icono (teléfono): hay una llamada telefónica programada.
Icono (sobre): hay un correo electrónico programado.
Icono (marca de verificación): hay una actividad pendiente programada.
Icono (varias personas): hay una reunión programada.
Icono (subir): hay un documento que se debe subir.

Planear actividades¶

Las actividades se pueden programar en cualquier página de la base de datos que incluya un hilo de chatter o desde la vista de kanban, lista de vista o vista de actividades de una aplicación.

Chatter¶

Las actividades se pueden crear desde el chatter de cualquier registro.

Para programar una actividad, haga clic en el botón Actividades situado en la parte superior del chatter de cualquier registro. En la ventana emergente Programar actividad, llene el formulario para programar una actividad.

screenshot: essentials-activities-chatter

menu: CRM ‣ (any opportunity) ‣ chatter
shows: Top of the chatter with the "Activities" button, and the Schedule Activity dialog opened from it.
highlight: The "Activities" button.
data: Demo opportunity "Office Design Project".
module: mail, crm
notes: English UI, 1440px width, crop to the chatter and the dialog.

Vista de kanban¶

Las actividades también se pueden crear desde la vista de kanban .

Para ello, haga clic en el icono de reloj situado en la parte inferior de un registro.

Haga clic en + Programar una actividad y después llene el formulario de Actividad programada.

screenshot: essentials-activities-kanban

menu: CRM ‣ Sales ‣ My Pipeline (Kanban view)
shows: Kanban card with the clock icon clicked; the popover lists planned activities and shows "+ Schedule An Activity".
highlight: The clock icon and "+ Schedule An Activity".
data: Demo pipeline.
module: mail, crm
notes: English UI, crop to one column and the popover.

Nota

Si un registro ya tiene una actividad programada, el icono con forma de reloj cambiará por un icono que represente a la actividad que se programó. Para programar otra solo haga clic en el icono del tipo de actividad.

Vista de lista¶

Las actividades también se pueden crear desde la vista de lista .

Haga clic en el icono (ajustes) situado en la parte derecha de la fila superior para abrir la columna Actividades en caso de que este oculta.

Después, haga clic en el icono de reloj del registro al que agregará la actividad y en + Programar una actividad, luego complete el formulario correspondiente que aparece.

Nota

screenshot: essentials-activities-list

menu: CRM ‣ Sales ‣ My Pipeline (List view)
shows: List view with the Activities column; the clock icon of one row is clicked and the popover with "+ Schedule An Activity" is open.
highlight: The Activities column.
data: Demo pipeline.
module: mail, crm
notes: English UI, crop to the list and the popover.

Vista de actividad¶

La mayoría de las aplicaciones en Odoo tienen una vista de actividades disponible. Si está disponible, aparecerá un reloj en la esquina superior derecha de la barra de menú principal junto con los otros iconos de opciones de vista.

Haga clic en el reloj para abrir la vista de actividad.

screenshot: essentials-activities-view-switcher

menu: CRM ‣ Sales ‣ My Pipeline
shows: View switcher in the top-right corner of the control panel (Kanban, List, Calendar, Pivot, Graph, Map/other, Activity icons).
highlight: The Activity view (clock) icon.
module: mail, crm
notes: English UI, crop tightly to the view switcher.

En esta vista aparecen todas las actividades disponibles en las columnas, mientras que las entradas horizontales representan los registros individuales.

Las actividades que aparecen en verde se deben realizar en una fecha en el futuro, las actividades que aparecen en naranja se deben realizar hoy y las actividades que aparecen en rojo son actividades retrasadas.

La barra de colores en cada columna representa registros de los tipos específicos de actividad y muestran un número en el que se indica cuántas actividades están programadas para ese tipo.

Si se programan varios tipos de actividades para un registro, un número aparece en la caja en el que se indica el número total de actividades programadas.

Nota

Los colores de las actividades y la relación que tienen con la fecha limite se mantendrán igual en toda la base de datos de Odoo sin importar el tipo de actividad o de vista.

Para programar una actividad para un registro pase el cursor sobre el campo correspondiente, haga clic en el icono (más) que aparece y complete el formulario para programarla.

screenshot: essentials-activities-activity-view

menu: CRM ‣ Sales ‣ My Pipeline ‣ Activity view
shows: Activity view grid: activity types as columns, records as rows, colored cells for late / today / planned activities; the mouse hovers an empty cell showing the plus icon.
highlight: The plus icon in the hovered cell.
data: Demo pipeline with several activities.
module: mail, crm
notes: English UI, 1440px width.

Formulario para programar actividad¶

Es posible programar actividades desde varios lugares, como el chatter de un registro o desde una de las vistas de una aplicación cuando están disponibles, como la de kanban, lista o de actividad.

Proporcione la siguiente información en el formulario:

Plan: opcionalmente, seleccione un plan de actividades para programar varias actividades predefinidas a la vez en lugar de una sola actividad. Al seleccionar un plan, establezca la Fecha del plan a partir de la cual se calculan los plazos de las actividades y, si el plan lo requiere, el usuario al que se asignarán. Este campo solo aparece si existe al menos un plan de actividades para el modelo del registro.
Tipo de actividad: seleccione el tipo de actividad con el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son: Correo, Llamada, Reunión, o Por hacer. Es posible que tenga otras opciones disponibles dependiendo de las aplicaciones instaladas.
Resumen: ingrese una descripción corta de la actividad, como hablar sobre la propuesta.
Fecha de vencimiento: con la ventana emergente de calendario, seleccione la fecha límite de la actividad.
Asignado a: este campo se llenará con el nombre del usuario actual por defecto. Para asignar a un usuario diferente para la actividad, selecciónelo con el menú desplegable.
Notas: agregue cualquier información para la actividad en este campo.

Cuando termine de llenar la ventana emergente Programa actividad haga clic en uno de los siguientes botones:

Abrir calendario: abre el calendario del usuario para agregar y programar la actividad.

Haga clic en la fecha y la hora deseadas para la actividad y aparecerá una ventana emergente Nuevo evento. El resumen de la ventana emergente Programar actividad llena el campo Título.

Ingrese la información en la ventana emergente Nuevo evento, después haga clic en Guardar y cerrar para programarla. Una vez que la programe, la actividad se agrega al chatter en la sección actividades planeadas.

Importante
El botón Abrir calendario solo aparece si el tipo de actividad está configurado con una llamada o una reunión.
Planear: programa la actividad y agrega la actividad al chatter en Actividades planeadas.
Programar y marcar como hecho: agrega los detalles de la actividad al chatter en la sección Hoy. La actividad no se programa y se marca como hecha de manera automática.
Hecho y programar siguiente: agrega los detalles de la actividad al chatter en la sección Hoy. La actividad no se programa, sino que se marca como hecha de forma automática y aparece la ventana emergente Programar actividad.
Cancelar: descarta cualquier cambio hecho en la ventana emergente Programar actividad.

screenshot: essentials-activities-schedule-form

menu: CRM ‣ (any opportunity) ‣ Activities ‣ Schedule Activity
shows: Schedule Activity dialog with Plan, Activity Type, Summary, Due Date, Assigned to and the note editor; buttons Schedule, Schedule & Mark as Done, Done & Schedule Next, Open Calendar (Activity Type "Meeting"), Cancel.
highlight: The button row.
data: Activity Type "Meeting", Summary "Discuss proposal".
module: mail, calendar, crm
notes: English UI, crop to the dialog.

Todas las actividades programadas¶

Para ver la lista completa de las actividades organizadas por aplicación, haga clic en el icono de reloj situado en la esquina superior derecha en el menú del encabezado.

El número de actividades programadas aparecerá dentro de una burbuja roja en el icono de reloj.

Todas las actividades para cada aplicación se dividen más entre secciones secundarias para indicar dónde en la aplicación se debe completar la actividad. Cada sección secundaria enlista el número de actividades programadas que están Retrasadas, se deben hacer hoy, y están programadas para el Futuro.

Example

En la aplicación Tiempo personal una actividad se programa para hacerse en el tablero de Todo el tiempo personal y seis actividades están programadas para hacerse en el tablero asignaciones.

Estas solicitudes aparecerán en dos listas separadas en el menú desplegable de todas las actividades: una se llamará Tiempo personal y la otra Asignación de tiempo personal.

screenshot: essentials-activities-systray

menu: Top menu bar ‣ clock icon
shows: The activities dropdown of the top menu bar, with the counters per model and the Late / Today / Future counts; the "Time Off" and "Time Off Allocation" entries are visible.
highlight: The two Time Off entries.
data: One time off request and six allocation requests waiting for approval.
module: mail, hr_holidays
notes: English UI, crop to the dropdown.

Tipos de actividades¶

Para ver los tipos de actividades que están configurados en la base de datos, vaya a la aplicación Ajustes ‣ sección de Conversaciones ‣ Actividades ‣ Tipo de actividades.

screenshot: essentials-activities-settings

menu: Settings ‣ General Settings ‣ Discuss
shows: The Discuss section of the settings with the "Activities" setting and its "Activity Types" link.
highlight: The "Activity Types" link.
module: mail
notes: English UI, crop to the Discuss section.

Esto mostrará la página Tipos de actividad, donde podrá encontrar los tipos de actividad existentes.

Truco

Las aplicaciones individuales tienen una lista de tipos de actividad específicas para esta aplicación. Por ejemplo, para ver y editar las actividades disponibles en la aplicación CRM debe ir a CRM ‣ Configuración ‣ Tipos de actividad.

screenshot: essentials-activities-types-list

menu: Settings ‣ General Settings ‣ Discuss ‣ Activity Types
shows: List of the existing activity types (Email, Call, Meeting, To-Do, Upload Document, …).
module: mail
notes: English UI, crop to the list.

Editar tipos de actividades¶

Para editar un tipo de actividad existente, haga clic en el tipo de actividad para cargar el formulario del tipo de actividad.

Haga los cambios deseados en el formulario del tipo de actividad. El formulario se guardará en automático, pero también puede guardarlo de forma manual en cualquier momento si hace clic en la opción Guardar de forma manual, que encontrará con el icono (subir a la nube) que está en la esquina superior izquierda de la página.

Cree un nuevo tipo de actividad¶

Para crear un nuevo tipo de actividad haga clic en Nuevo desde la página de Tipos de actividad para cargar un formulario en blanco de tipo de actividad.

Ingrese el Nombre para el tipo de actividad en la parte superior del formulario y después ingrese la siguiente información en el formulario.

Sección de ajustes de actividad¶

Acción: Con el menú desplegable podrá seleccionar una acción relacionada a este nuevo tipo de actividad. Algunas acciones activan comportamientos específicos una vez que se programa una actividad, como:
- Subir documento: si se selecciona, se añade automáticamente un enlace para subir un documento a la actividad planificada en el chatter. Subir el documento marca la actividad como hecha.
- Llamada telefónica o Reunión: si se selecciona, los usuarios tienen la opción de abrir su calendario para seleccionar una fecha y hora para la actividad. La acción Reunión requiere la aplicación Calendario.
Nota
Los tipos de actividades disponibles dependen de las aplicaciones que tenga instaladas en la base de datos.
Modelo: opcionalmente, restrinja el tipo de actividad a un modelo específico, por ejemplo, Iniciativa/oportunidad. Si se deja vacío, el tipo de actividad está disponible en todos los registros.
Usuario por defecto: En el menú desplegable seleccione el usuario al que se le asignará la actividad automáticamente cuando se programe este tipo de actividad. Si deja este campo en blanco, la actividad se asignará al usuario que la cree.
Resumen predeterminado: incluya una nota que se deba incluir siempre que se cree este tipo de actividad.

Nota
La información en los campos Usuario predeterminado y Resumen predeterminado se incluye en la actividad creada, pero puede alterar estos campos antes de que la actividad se programe o se guarde.
Mantener actividades hechas: Marque esta casilla si quiere que las actividades que se marquen como Hechas sigan siendo visibles en la vista de actividades.
Nota predeterminada: ingrese cualquier nota que deba aparecer con la actividad.
Plantillas de correo electrónico: seleccione las plantillas de correo electrónico que se pueden utilizar con este tipo de actividad. Se proponen como acciones rápidas en la actividad planificada dentro del chatter.

Sección de siguiente actividad¶

Es posible que se sugiera o incluso active otra oportunidad. Para hacerlo debe configurar la sección Siguiente actividad.

Tipo de encadenamiento: desde el menú desplegable puede seleccionar ya sea Sugerir siguiente actividad o Activar la siguiente actividad. Dependiendo de la opción que seleccione, se mostrará ya sea el campo Sugerir o Activar.

Nota
El campo Tipo de encadenamiento no aparecerá si selecciona Subir documento en el campo Acción.
Sugerir/Activar: este campo será Sugeror o Activar, según lo que seleccione en el Tipo de encadenamiento. Seleccione la actividad a recomendar o programar como seguimiento después del tipo de actividad desde el menú desplegable.
Programar: configure cuándo se sugerirá o activará la siguiente actividad.

Primero, ingrese el valor numérico en el que se indique cuándo se sugerirá o activará la siguiente actividad.

A un lado de este campo encontrará el campo Días, esta es la opción predeterminada, haga clic en ella para mostrar un menú desplegable. Desde la lista que aparezca podrá seleccionar la opción de tiempo que quiera desde la lista, estas opciones son Días, Semanas, o Meses.

Por último, con el menú desplegable seleccione si una actividad está programada o se activará después de la fecha límite de la actividad anterior o después de la fecha de finalización.

screenshot: essentials-activities-type-form

menu: Settings ‣ General Settings ‣ Discuss ‣ Activity Types ‣ New
shows: Completed activity type form: Name, Action, Default User, Default Summary, Keep Done, Default Note, and the Next Activity section with Chaining Type, Trigger and Schedule.
data: Activity type "Follow-up call", Action "Phonecall", triggers "Email" 2 days after completion date.
module: mail
notes: English UI, crop to the form sheet.

Planes de actividades¶

Los planes de actividades son conjuntos predefinidos de actividades que se pueden programar en un registro de una sola vez, por ejemplo, una lista de verificación de incorporación o los pasos de seguimiento estándar de una nueva oportunidad.

Para gestionar los planes de actividades, vaya al menú Configuración de una aplicación que los admita, por ejemplo, CRM ‣ Configuración ‣ Planes de actividades, Ventas ‣ Configuración ‣ Planes de actividades o Proyecto ‣ Configuración ‣ Planes de actividades. Con el modo de desarrollador activado, todos los planes también están disponibles en Ajustes ‣ Técnico ‣ Actividades ‣ Planes de actividades.

Haga clic en Nuevo, introduzca el Nombre del plan, seleccione el Modelo al que se aplica el plan (si se muestra el campo) y, después, añada una línea por actividad en la pestaña Actividades a crear:

Tipo de actividad y Resumen: la actividad que se va a crear.
Asignación: Preguntar al iniciar para elegir al usuario responsable cuando se programa el plan, o Usuario predeterminado para asignar siempre la actividad al usuario seleccionado en el campo Asignado a.
Intervalo, Unidad y Activador: cuándo se establece el plazo de la actividad en relación con la fecha del plan (Antes de la fecha del plan o Después de la fecha del plan).

Para iniciar un plan, abra el formulario de programar actividad en un registro, seleccione el plan en el campo Plan, establezca la Fecha del plan y haga clic en Programar. En el formulario se muestra un resumen de las actividades que se van a crear antes de programarlas.

screenshot: essentials-activities-plan-form

menu: CRM ‣ Configuration ‣ Activity Plans ‣ New
shows: Activity plan form with Plan Name and the "Activities To Create" tab listing three lines (activity type, summary, assignment, interval, unit, trigger).
data: Plan "New opportunity follow-up": Call after 1 day, Email after 3 days, Meeting after 7 days.
module: mail, crm
notes: English UI, crop to the form sheet.

Ver también