Agregar vehículos¶
La aplicación Flota de Odoo gestiona todos los vehículos y la documentación correspondiente que acompaña al mantenimiento de vehículos y los registros de conductores.
Al abrir la aplicación , todos los vehículos se organizan dentro del tablero de Vehículos, que es el tablero predeterminado. Cada vehículo se muestra en su etapa correspondiente de la vista de kanban según su estado. Las etapas predeterminadas son Nueva solicitud, Por ordenar, Registrado y Descendido de categoría.
Ajustes¶
Antes de registrar cualquier vehículo, revise dos ajustes de Flota que afectan directamente las operaciones diarias y las prestaciones de los empleados:
Alerta de fecha de finalización del contrato: envía un correo a la persona responsable del contrato con un número determinado de días de anticipación antes de que expire el acuerdo del vehículo, de forma que no se pasen por alto las renovaciones o devoluciones.
Para acceder al menú de ajustes, vaya a .
Alerta de fecha de finalización del contrato¶
El campo Alerta de fecha de finalización del contrato indica con cuántos días de anticipación al final de un contrato de vehículo se debe enviar una alerta. Los responsables reciben un correo que les informa que un contrato de vehículo está a punto de expirar en el número de días definido en este campo.
- menu
- Fleet ‣ Configuration ‣ Settings
- shows
- The Fleet settings page with the End Date Contract Alert option and its notice period in days.
- highlight
- The End Date Contract Alert setting (red frame).
- data
- Alert set to 30 days.
- module
- fleet
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Responsables¶
Para determinar quién es el responsable de un contrato, abra un contrato individual. La persona indicada como Responsable en la sección Información del contrato recibe la alerta.
Para abrir un contrato desde una lista con todos los contratos, vaya a y todos los contratos aparecerán en la lista. Haga clic en un Contrato para abrirlo. En la sección Información del contrato, revise Responsable para ver quién recibe las alertas de vencimiento.
También se puede abrir un contrato individual desde un vehículo específico al ir a y hacer clic en un vehículo individual. En el formulario del vehículo, haga clic en el botón inteligente Contratos en la parte superior de la página. Solo aparecen en la lista los contratos asociados a ese vehículo. Haga clic en un contrato individual para abrirlo. La persona Responsable aparece indicada en el contrato.
Campos del formulario de vehículo¶
Modelo: Con el menú desplegable, seleccione el modelo del vehículo. Una vez seleccionado un modelo, es posible que aparezcan campos adicionales en el formulario. Si el modelo no aparece en la lista, escriba el nombre del modelo y haga clic en Crear «modelo» o en Crear y editar… para crear un nuevo modelo y editar sus detalles.
Placa: Ingrese el número de placa del vehículo.
Etiquetas: Seleccione cualquier etiqueta del menú desplegable o escriba una nueva. No hay límite en la cantidad de etiquetas que se pueden seleccionar.
- menu
- Fleet ‣ Fleet ‣ Fleet ‣ New
- shows
- The top of a new vehicle form with the model, the licence plate, the tags and the driver filled in.
- highlight
- The Model and Licence Plate fields (red frame).
- data
- Model "Skoda Octavia", licence plate "ABC-123", driver "Anita Kovács".
- module
- fleet
- notes
- English UI, light theme, 1440px width. Use an invented licence plate.
Nota
El campo Modelo es el único obligatorio en el formulario de nuevo vehículo. Al seleccionar un modelo, aparecen otros campos en el formulario del vehículo y la información pertinente completa automáticamente los campos que aplican al modelo. Si algunos campos no aparecen, esto puede indicar que no hay ningún modelo seleccionado.
Conductor¶
Esta sección del formulario del vehículo está relacionada con la persona que en este momento conduce el automóvil, así como cualquier cambio futuro de conductor y cuándo ocurrirá.
Conductor: Con el menú desplegable, seleccione el conductor del vehículo. Si el conductor no aparece en la lista, cree el nuevo conductor y edite sus detalles.
Importante
Un conductor no tiene que ser un empleado. Al crear un nuevo conductor, este se agrega a la aplicación Flota, no a la aplicación Empleados.
Si la aplicación Contactos está instalada, la información del conductor también se almacena ahí.
Tarjeta de movilidad: Si el conductor seleccionado tiene una tarjeta de movilidad (como una tarjeta de gasolina) registrada en su ficha de empleado en la aplicación Empleados, el número de la tarjeta de movilidad aparece de forma automática en este campo. Si no hay ninguna tarjeta de movilidad registrada y se debe agregar una, edite la ficha del empleado en la aplicación Empleados.
Futuro conductor: Si se conoce el próximo conductor del vehículo, selecciónelo en el menú desplegable. También puede escribir el nombre del próximo conductor y hacer clic en Crear «futuro conductor» o en Crear y editar… para crear un nuevo futuro conductor y editar sus detalles.
Nota
Si este campo está completo, aparece un botón Aplicar nuevo conductor en el formulario del vehículo. Haga clic en el botón Aplicar nuevo conductor para cambiar la información del conductor.
Planea cambiar de automóvil: Marque esta casilla cuando el conductor actual ya sepa que va a cambiar a otro vehículo, ya sea porque está esperando un automóvil que ordenó, porque usa este solo de forma temporal, o porque va a dejar la empresa.
Fecha de asignación: Con el selector de calendario, seleccione cuándo estará disponible el vehículo para otro conductor. Si este campo se deja en blanco, indica que el vehículo está disponible actualmente y se puede asignar a otro conductor. Si tiene un valor, el vehículo no estará disponible para otro conductor hasta la fecha seleccionada.
Empresa: Seleccione la empresa en el menú desplegable. Este campo solo aparece en una base de datos multiempresa.
Crear un conductor nuevo¶
Si un conductor no está en el sistema, primero debe agregarlo a la base de datos y configurarlo. Puede hacer esto con los campos Conductor o Próximo conductor en el formulario del vehículo.
Primero, escriba el nombre del próximo conductor ya sea en el campo Conductor o Futuro conductor y después haga clic en Crear y editar…. Aparecerá un formulario para Crear conductor o Crear próximo conductor, dependiendo de en qué campo se inició el formulario.
Los formularios Crear conductor y Crear futuro conductor son idénticos y se almacenan en la aplicación Contactos. Configure el nuevo contacto y luego haga clic en Guardar y cerrar.
Nota
Las pestañas o campos visibles en los formularios para Crear conductor y Crear próximo conductor dependen de las aplicaciones instaladas.
Vehículo¶
Esta sección recopila los detalles físicos clave de un vehículo. Seleccionar un modelo existente puede completar automáticamente algunos campos.
Complete los siguientes campos del formulario:
Categoría: Con el menú desplegable, seleccione la categoría del vehículo entre las opciones disponibles. Si la aplicación Inventario está instalada, la categoría afecta cualquier sistema de gestión de despacho configurado.
Fecha de pedido: Con el selector de calendario, seleccione la fecha en la que se ordenó el vehículo. Llevar un registro de cuánto tiempo llevan los vehículos en la flota puede ayudar a tomar decisiones sobre reparaciones costosas o a decidir cuándo dar de baja un vehículo.
Fecha de registro: Con el selector de calendario, seleccione la fecha en la que se registró el vehículo. Muchas regiones exigen un registro adecuado, por lo que es importante llevar un control de las fechas de registro.
Fecha de cancelación: Con el selector de calendario, seleccione la fecha en la que expira el arrendamiento del vehículo o cuando el vehículo deje de formar parte de la flota (por ejemplo, si se vendió o se entregaron las placas).
Número de chasis: Ingrese el número de chasis en el campo. En algunos países se conoce como el número VIN. Cada vehículo tiene un número único, de forma que en caso de robo o accidente, un vehículo se puede identificar con este número único.
Último odómetro: Ingrese la última lectura conocida del odómetro en el campo numérico. Con el menú desplegable junto al campo numérico, seleccione si la lectura del odómetro está en kilómetros (km) o millas (mi). Llevar un control del kilometraje de un vehículo es fundamental para determinar su valor tanto para fines fiscales como de reventa.
Gerente de flota: Seleccione al gerente de flota en el menú desplegable o escriba el nombre de uno nuevo y haga clic en Crear o en Crear y editar….
Ubicación: Escriba en este campo la ubicación específica donde normalmente se encuentra el vehículo. La entrada debe indicar con claridad dónde se puede encontrar el vehículo, como
Garaje principaloEstacionamiento del edificio 2. Esta información es fundamental para las empresas con muchas ubicaciones donde se guardan vehículos.
- menu
- Fleet ‣ Fleet ‣ Fleet ‣ New
- shows
- The Information tab of the vehicle form with the fiscality, the contract and the engine fields.
- highlight
- The Fiscality group (red frame).
- data
- The same Skoda Octavia.
- module
- fleet
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Pestaña de información fiscal¶
Dependiendo de los ajustes de localización de la base de datos, y qué aplicaciones adicionales están instaladas, es probable que haya otros campos en el formulario.
Las siguientes secciones son predeterminadas y aparecen para todos los vehículos sin importar de qué aplicaciones tenga instaladas o cuáles sean sus ajustes de localización.
Fiscalidad¶
Impuesto por caballos de fuerza: Ingrese la cantidad gravada según el tamaño del motor del vehículo. Esto lo determinan los impuestos y las normativas locales, y varía según la ubicación. Se recomienda consultar con el departamento de contabilidad para asegurarse de que este valor sea correcto.
Contrato¶
Fecha del primer contrato: Seleccione la fecha de inicio del primer contrato del vehículo con el selector de calendario. Por lo general, es el día en que se compra o arrienda el vehículo.
Valor de catálogo (IVA incl.): Ingrese el PVPR del vehículo al momento de la compra o el arrendamiento.
Valor de compra: Ingrese el precio de compra o el valor original del arrendamiento del vehículo.
Valor residual: Ingrese el valor actual del vehículo.
Nota
Los valores que se mencionan arriba hacen modificaciones para el departamento de contabilidad. Le recomendamos que verifique todo con su equipo contable para obtener más información o asistencia relacionada con estos valores.
- menu
- Fleet ‣ Fleet ‣ Fleet ‣ New
- shows
- The tax fields of the vehicle form, with the horsepower taxation and the deductible rate filled in.
- highlight
- The tax fields (red frame).
- data
- The same Skoda Octavia.
- module
- fleet
- notes
- English UI, light theme, 1440px width. Crop to the tax fields.
Pestaña de modelo¶
Si el modelo del nuevo vehículo ya está configurado en la base de datos, las secciones MODELO y MOTOR se completan con la información correspondiente. Si el modelo no está aún en la base de datos y se debe configurar la pestaña Modelo, configure el nuevo modelo de vehículo.
Verifique la información en la pestaña Modelo para comprobar que sea correcta. Algunos de los ejemplos de la información que puede necesitar una actualización son el color del vehículo o si hay un enganche de remolque instalado.
Pestaña de nota¶
Escriba cualquier nota relacionada con el vehículo en esta sección.
- menu
- Fleet ‣ Fleet ‣ Fleet ‣ New
- shows
- The Note tab of the vehicle form with free-text notes about the vehicle.
- highlight
- The Note tab (red frame).
- data
- Note "Winter tyres stored at the Marbella depot".
- module
- fleet
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Ver también