Accidentes¶

Los accidentes son inevitables y mientras gestione una flota es casi seguro que alguno ocurrirá. Es indispensable que lleve seguimiento de los accidentes para poder comprender los costes de mantenimiento de los vehículos e identificar a los conductores responsables.

La aplicación Flota de Odoo ofrece varias formas de dar seguimiento a los accidentes. A continuación encontrará instrucciones paso a paso para uno de los posibles métodos para supervisar los accidentes y los costos de reparación.

Estructura¶

Para este caso de uso, vaya a Flota ‣ Flota ‣ Servicios. En el formulario de servicio, se crean dos tipos de servicio: Accidente - Culpa del conductor y Accidente - Sin culpa.

Esta configuración registra las reparaciones relacionadas con accidentes y las organiza según la responsabilidad.

Cuando ocurre un accidente se crea un registro de servicio y las reparaciones específicas necesarias para este se registran en la descripción del registro, mientras que los detalles se registran en la sección de notas.

Gracias a esta estructura de organización es posible ver todos los accidentes organizados por responsable, automóvil, conductor o coste.

Nota

Es necesario que cree registros de servicio para poder gestionar los accidentes.

Consulte la documentación de Servicios para obtener instrucciones detalladas sobre cómo crear registros de servicio en la aplicación Flota de Odoo.

Registrar accidentes y reparaciones¶

Para registrar un accidente e iniciar el proceso de reparación, el primer paso es crear un registro de servicio que detalle las reparaciones específicas necesarias.

Nota

Algunos accidentes requieren varias reparaciones con distintos proveedores. En estos casos, se necesita un registro de servicio independiente para cada proveedor que realice reparaciones. Para mantener los registros organizados, se recomienda que el campo Notas sea idéntico y adjuntar la misma documentación importante, como un informe policial.

Vaya a Flota ‣ Flota ‣ Servicios para ver el tablero principal de servicios. Haga clic en el botón Nuevo situado en la esquina superior izquierda, esta acción abrirá un formulario de servicio vacío.

Proporcione la siguiente información en el formulario:

Descripción: Escriba la descripción de las reparaciones necesarias para restaurar el vehículo por completo, como Carrocería, Reemplazo de parabrisas o Reemplazo de defensa, llantas y ventanas.
Tipo de servicio: Para este ejemplo, seleccione entre Accidente - Culpa del conductor y Accidente - Sin culpa según la situación que haya ocurrido.

Al seleccionar cualquiera de estos dos tipos de servicio por primera vez, escriba el nuevo tipo de servicio y luego haga clic en Crear (nuevo tipo de servicio). Aparecerá la ventana emergente Crear tipo de servicio con el nuevo tipo ya completado en el campo Nombre. Seleccione Servicio con el menú desplegable en el campo Categoría y después haga clic en el botón Guardar y cerrar.

Una vez que haya agregado un tipo de servicio de accidentes a la base de datos podrá seleccionarlo en el menú desplegable del campo Tipo de servicio.
Fecha: Seleccione la fecha en que ocurrió el accidente con el calendario emergente. Vaya al mes deseado a través de los iconos de flecha y luego haga clic en la fecha para seleccionarla.
Coste: Deje este campo vacío, desconoce el precio de la reparación.
Proveedor: Seleccione el proveedor que realizará las reparaciones con el menú desplegable. Si el proveedor aún no forma parte del sistema, escriba su nombre y haga clic en Crear para agregarlo o en Crear y editar… para agregarlo y configurarlo.
Vehículo: Seleccione el vehículo involucrado en el accidente con el menú desplegable. Al seleccionar el vehículo, el campo Conductor se completa y aparece la unidad de medida para el campo Valor del odómetro.
Conductor: El conductor actual asignado al vehículo seleccionado se completa al seleccionar el vehículo. Seleccione al conductor correcto con el menú desplegable en caso de que haya sido otro el que estaba presente al momento del accidente.
Valor del odómetro: Ingrese el valor que indica el odómetro al momento del accidente. Las unidades de medida deben ser kilómetros (km) o millas (mi) según la configuración del vehículo seleccionado.
NOTAS: Escriba los detalles específicos del accidente en la parte inferior del formulario de servicio, por ejemplo Chocó contra un venado o Recibió un golpe por detrás en una intersección mientras el automóvil estaba detenido.

Odoo permite adjuntar documentos importantes al registro del servicio, como cotizaciones de reparación e informes policiales. Para ello, haga clic en el icono (clip) situado en el chatter del formulario, aparecerá una ventana emergente con el explorador de archivos. Busque el archivo deseado y haga clic en Abrir para subirlo.

Nota
Una vez que agregue el archivo al registro del servicio aparecerá la sección Archivos en el chatter. Haga clic en el icono Adjuntar archivos para adjuntar más documentos.

screenshot: hr-fleet-accident-service-form

menu: Fleet ‣ Fleet ‣ Services ‣ New
shows: A service record filled in for an accident repair, with the description, the Accident service type, the vehicle, the date, the cost and the vendor.
highlight: The Service Type and Cost fields (red frame).
data: Vehicle "Skoda Octavia / ABC-123", service type "Accident", cost 185 000 HUF.
module: fleet
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Etapas de servicio¶

En la aplicación Flota de Odoo hay cuatro etapas de servicio predeterminadas:

La etapa predeterminada al crear un registro de servicio. Solicitó el servicio, pero las reparaciones no han comenzado. El campo Coste en esta etapa sigue siendo cero.

Durante el proceso de reparación deberá cambiar el estado del servicio para conocer el estado actual del vehículo. Hay dos maneras de hacerlo: en cada registro de servicio o en la vista de kanban del servicio.

Registro de servicio¶

Abra el tablero principal de servicios, vaya a Flota ‣ Flota ‣ Servicios y haga clic en el registro de servicio para abrir su formulario. Después, haga clic en la etapa deseada situada en la esquina superior derecha del formulario del servicio para cambiar el estado.

screenshot: hr-fleet-service-stages

menu: Fleet ‣ Fleet ‣ Services ‣ (open a service)
shows: The status bar of a service record with the New, Running, Done and Cancelled stages, Running selected.
highlight: The status bar (red frame).
data: An accident repair in the Running stage.
module: fleet
notes: English UI, light theme, 1440px width. Crop to the status bar.

Vista de kanban¶

Abra el tablero principal de servicios, vaya a Flota ‣ Flota ‣ Servicios y haga clic en el icono Kanban situado en la parte superior derecha de la pantalla, este organiza todas las reparaciones por vehículo.

Después, elimine el filtro predeterminado Tipo de servicio de la barra de búsqueda. Todos los servicios aparecerán en la vista de kanban organizados por estado.

Arrastre el registro de servicio y suéltelo en la etapa correspondiente.

screenshot: hr-fleet-services-kanban-drag

menu: Fleet ‣ Fleet ‣ Services
shows: The Services kanban grouped by stage, with a card being dragged from New into Running.
highlight: The dragged card and the Running column (red frame).
data: Four accident repairs spread across the stages.
module: fleet
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Informes de accidentes¶

Uno de los principales motivos para rastrear accidentes con el método descrito en este documento es que permite visualizar el coste total del accidente, conocer cuáles son los conductores que no son responsables de los mismos y calcular el coste total real para ciertos vehículos.

El tablero principal de servicios muestra toda la información relacionada con los accidentes, mientras que el tablero de informes muestra el coste total de vehículos específicos.

Tablero de servicios¶

Vaya a Flota ‣ Flota ‣ Servicios para ver el tablero de servicios. Todos los registros de servicios aparecen en la vista de lista agrupados alfabéticamente por tipo de servicio.

Ambos tipos de servicio creados para rastrear los accidentes aparecen en la lista: Accidente - Culpa del conductor y Accidente - Sin culpa.

Cada grupo muestra el número de registros dentro de cada tipo y enumera los registros en el título correspondiente.

Example

En este ejemplo hay tres accidentes en los que el conductor tuvo la culpa y un accidente en el que el conductor no tuvo la culpa. Este tablero también muestra el Costo total estimado de todos los accidentes en cada grupo.

Se estima que $3,284.00 dólares corresponden a los costos de reparación de los accidentes causados por el conductor. El accidente sin culpa no tiene ningún costo asociado, ya que la reparación aún no se ha completado y todavía no existe una estimación.

screenshot: hr-fleet-services-accident-totals

menu: Fleet ‣ Fleet ‣ Services
shows: The Services list filtered to accident repairs and grouped by vehicle, with the cost total per group.
highlight: The cost totals of the groups (red frame).
data: Three vehicles with accident repairs.
module: fleet
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Nota

El coste total calcula todos los costes en el formulario de reparación, incluyendo los costes estimados y los costes finales de reparación. Es posible que este número sea impreciso si hay reparaciones en la etapa En proceso que aún no cuentan con una factura.

Tablero de informes¶

Vaya a Flota ‣ Informes ‣ Costes para ver el informe de análisis de costes. Este informe muestra un gráfico de barras de todos los costes de contrato y servicio para el año actual (Fecha: (año)) organizados por mes de forma predeterminada. La suma, representada por una línea punteada gris, es el total combinado de los costes de contrato y de servicio.

Para ver el costo total por vehículo, haga clic en el icono (Act./desact. barra de búsqueda) a la derecha de la barra de búsqueda para mostrar un menú desplegable. Haga clic en Vehículo en la columna Agrupar por y los datos se organizarán por vehículo.

Aparecerá el coste real de cada vehículo, incluyendo el coste del contrato (como el coste mensual del alquiler del vehículo) y todos los costes de servicio y los accidentes. Pase el cursor por encima de una columna para abrir una ventana emergente de datos que muestra el nombre del vehículo y el coste total. Esto le permitirá tener una visión más completa del coste de sus vehículos.

screenshot: hr-fleet-accidents-cost-by-vehicle

menu: Fleet ‣ Reporting ‣ Costs
shows: The Cost Analysis report in graph view showing the total cost per vehicle.
highlight: The highest bar (red frame).
data: Five vehicles with contract and service costs of one year.
module: fleet
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Para ver los detalles de los costes de los contratos y las reparaciones, haga clic en el icono (tabla dinámica) que se encuentra en la esquina superior derecha del tablero de análisis de costes. Cada vehículo aparecerá en una línea distinta con el coste del contrato y el coste del servicio, así como el coste total.

screenshot: hr-fleet-accidents-cost-pivot

menu: Fleet ‣ Reporting ‣ Costs
shows: The Cost Analysis report in pivot view with the contract costs and the service costs in separate columns and the total.
highlight: The total column (red frame).
data: The same five vehicles, one year of costs.
module: fleet
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Nota

La vista (tabla dinámica) organiza los datos por vehículo de forma predeterminada, así que no es necesario que agrupe los datos por vehículo. Si este filtro ya está activado, no alterará los datos presentados.

Gestionar las reparaciones de accidentes¶

Si su empresa tiene varios empleados y gestiona una flota de vehículos muy grande podría ahorrar tiempo si solo visualiza los registros de servicio en las etapas Nuevo y En proceso en el tablero de servicios.

Vaya a Flota ‣ Flota ‣ Servicios, donde todas las solicitudes de servicio están organizadas por Tipo de servicio. Después, haga clic en el icono (Act./desact. panel de búsqueda) a la derecha de la barra de búsqueda para mostrar un menú desplegable. Haga clic en Agregar filtro personalizado en la columna Filtros y aparecerá una ventana emergente de Agregar filtro personalizado.

En la ventana emergente deberá configurar tres campos desplegables.

En el primer campo, vaya hacia abajo y seleccione Etapa.

En el segundo campo use =.

Seleccione En proceso con el menú desplegable del último campo.

Haga clic en el icono (plus) que se encuentra a la derecha del último campo y aparecerá una regla idéntica abajo de la regla actual.

Después, cambie En proceso a Nuevo en el tercer campo de la segunda regla y deje los otros campos como están.

Haga clic en el botón Agregar situado en la parte inferior para agregar el nuevo filtro personalizado.

screenshot: hr-fleet-services-custom-filter

menu: Fleet ‣ Fleet ‣ Services ‣ Filters ‣ Add Custom Filter
shows: The Add Custom Filter dialog with a rule matching services whose stage is New or Running.
highlight: The rule lines and the any/all selector (red frame).
data: Rule: Stage is in New, Running.
module: fleet
notes: English UI, light theme, 1440px width.

Esta modificación solo muestra los servicios en las etapas Nuevo y En proceso. Este informe es útil si su empresa gestiona varias reparaciones en algún momento.

Para que este reporte aparezca como el reporte predeterminado al abrir el tablero de Servicios, haga clic en el icono (Act./desact. panel de búsqueda) en el extremo derecho de la barra de búsqueda. Después, haga clic en Guardar búsqueda actual, debajo de la columna Favoritos, lo que mostrará otra columna desplegable debajo. Marque la casilla junto a Filtro predeterminado y luego haga clic en Guardar. A partir de ese momento, este tablero de Servicios personalizado aparecerá de forma predeterminada cada vez que se acceda al tablero de Servicios.