Licitación¶
En ocasiones, las empresas pueden querer invitar a varios proveedores a presentar ofertas por bienes o servicios similares al mismo tiempo. Esto les ayuda a seleccionar a los proveedores más económicos y rápidos según sus necesidades comerciales específicas.
En Odoo, esto es posible si crea solicitudes de cotización alternas para diferentes proveedores. Una vez que haya recibido una respuesta de cada proveedor, podrá comparar las líneas de producto de cada solicitud de cotización y decidir qué productos comprar de qué proveedores.
Nota
A este proceso a veces se le llama licitación y las organizaciones del sector público que están obligadas de forma legal a utilizarlo cuando realizan una compra. Sin embargo, las empresas privadas también pueden usar solicitudes de cotización alternativas para darle mayor valor a su dinero.
Configuración¶
Para crear solicitudes de cotización alternativas debe habilitar la función Contratos de compra en los ajustes de la aplicación Compra. Vaya a y, en la sección Órdenes, haga clic en la casilla Contratos de compra.
Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
- menu
- Purchase ‣ Configuration ‣ Settings
- shows
- Settings page scrolled to the "Orders" section, with the "Purchase Agreements" checkbox enabled.
- highlight
- The "Purchase Agreements" setting (red frame).
- data
- Demo company "YourCompany".
- module
- purchase_requisition
- notes
- English UI, light theme, 1440px width, crop to the setting block.
Crear una solicitud de cotización¶
Para crear una nueva RfQ, siga las instrucciones de la documentación de Solicitudes de presupuesto.
Crear una solicitud de cotización alternativa¶
Luego de crear y enviar una orden de compra al proveedor, podrá crear solicitudes de cotización alternativas para otros proveedores con el fin de comparar precios, tiempos de entrega y otros factores que le ayudarán a tomar desiciones sobre sus órdenes.
Para crear solicitudes de cotización alternativas con la solicitud original, haga clic en la pestaña Alternativas, después haga clic en Crear alternativa y aparecerá una ventana emergente.
- menu
- Purchase ‣ Orders ‣ Requests for Quotation ‣ (open an RfQ) ‣ Alternatives ‣ Create Alternative
- shows
- The "Create alternative" pop-up window with the Vendor field and "Copy Products" checkbox.
- highlight
- The "Copy Products" checkbox (red frame).
- data
- Demo company "YourCompany"; alternative vendor "Wood Corner".
- module
- purchase_requisition
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
En esta ventana seleccione al proveedor alterno al que le asignará esta cotización con el menú desplegable que está junto al campo Proveedor.
A un lado encontrará la casilla Copiar productos que está seleccionada de manera predeterminada. Cuando está activa, las cantidades del producto de la solicitud de cotización original se copian a la alterna. Deje seleccionada la casilla para esta primera cotización alternativa. Una vez que haya terminado, haga clic en Crear alternativa, esto abrirá un nuevo formulario de solicitud de cotización.
Como la casilla Crear alternativa estaba seleccionada, el nuevo formulario ya está completo con los mismos productos, cantidades y otros detalles de la solicitud de cotización original anterior.
Nota
No es necesario que agregue productos adicionales cuando la casilla Copiar productos está seleccionada al crear una cotización alternativa, a menos que así lo desee.
Sin embargo, si uno de los proveedores elegidos aparece en la columna Proveedor en un formulario específico de algún producto incluido en la orden, los valores establecidos en el formulario de producto se transfieren a la solicitud de cotización y debe cambiarlos de forma manual en caso de que sea necesario.
Después cree una segunda cotización alternativa. Haga clic en la pestaña Alternativas y después en Crear alternativa.
Esto abre la ventana emergente Crear alternativa. Vuelva a elegir un proveedor diferente del menú desplegable situado junto a Proveedor. Para esta solicitud de cotización desmarque la casilla Copiar productos, esto eliminará todos los productos en la nueva solicitud de cotización alternativa, dejándola vacía. Puede agregar los productos específicos que debe ordenar de este proveedor según sea necesario.
Una vez que haya terminado, haga clic en Crear alternativa.
Truco
Si necesita eliminar una cotización alternativa de la pestaña Alternativas, puede hacerlo al hacer clic en el icono Eliminar (X) situado al final de la fila correspondiente.
Esto crea una tercera y nueva solicitud de cotización. Sin embargo, como las cantidades de los productos de la solicitud original no se copiaron, las líneas de productos están vacías y debe agregar nuevos productos según sea necesario. Para ello, haga clic en Agregar un producto y seleccione los productos deseados del menú desplegable.
Haga clic en Enviar por correo electrónico después de que haya agregado el número deseado de productos.
- menu
- Purchase ‣ Orders ‣ Requests for Quotation ‣ (open an alternative RfQ)
- shows
- A blank alternative RfQ form with the "Alternatives" breadcrumb showing the linked RfQs.
- highlight
- The Alternatives breadcrumb (red frame).
- data
- Demo company "YourCompany"; three linked alternative RfQs.
- module
- purchase_requisition
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Esta acción abre la ventana emergente Redactar correo electrónico en la que podrá personalizar el mensaje para el proveedor y agregar archivos adjuntos en caso de que sea necesario. Una vez que haya terminado, haga clic en Enviar.
Haga clic en la pestaña Alternativas del formulario, ahí podrá ver las tres solicitudes de cotización en la columna Referencia. Además, los proveedores aparecen en la columna Proveedor y el total (y el estado) de las órdenes está disponible en las filas.
La fecha en la columna Entrega esperada se calcula para cada proveedor con los plazos de entrega preconfigurados en los formularios del proveedor y del producto.
Vincular una nueva solicitud de cotización a las cotizaciones existentes¶
Es posible vincular las solicitudes de cotización existentes incluso si una cotización no se crea desde la pestaña Alternativas de otra solicitud.
Para ello, cree una nueva solicitud de cotización. Vaya a . Complete la solicitud de cotización de acuerdo con las instrucciones anteriores.
Después haga clic en la pestaña Alternativas. Como esta nueva solicitud de cotización se creó por separado, aún no hay otras órdenes vinculadas.
Para vincular esta solicitud de cotización a las alternativas existentes haga clic en Vincular a solicitud de cotización existente en la primera línea de la columna Proveedor.
- menu
- Purchase ‣ Orders ‣ Requests for Quotation ‣ (open an RfQ) ‣ Alternatives ‣ Link to Existing RfQ
- shows
- The "Add: Alternative POs" pop-up window listing existing RfQs to link.
- highlight
- The list of selectable RfQs.
- data
- Demo company "YourCompany"; two existing RfQs listed.
- module
- purchase_requisition
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Esta acción abre la ventana emergente Agregar: Órdenes de compra alternativas. Seleccione las solicitud de cotización deseadas que creó con anterioridad y haga clic en Seleccionar. Todas estas órdenes ahora están copiadas en esta solicitud de cotización y están disponibles en la pestaña Alternativas.
Truco
Si se están procesando muchas POs y no logra ubicar las POs anteriores, haga clic en el icono (flecha) a la derecha de la barra de búsqueda, en la parte superior de la ventana emergente.
Después, haga clic en Proveedor en la sección Agrupar por. Los proveedores aparecen en sus propias listas desplegables anidadas y puede abrir la lista de cada proveedor para ver sus órdenes de compra abiertas relacionadas.
Comparar líneas de producto¶
Es posible comparar las solicitudes de cotización alternativas junto a otras para determinar qué proveedores ofrecen las mejores ofertas en los productos incluidos en las órdenes.
Para comparar las solicitudes de cotización alternativas, vaya a y seleccione alguna de las creadas con anterioridad.
Haga clic en la pestaña Alternativas para ver todas las solicitudes de cotización vinculadas. Después, en la pestaña Crear alternativa, haga clic en Comparar líneas de producto que le redirigirá a la página Comparar líneas de orden.
- menu
- Purchase ‣ Orders ‣ Requests for Quotation ‣ (open an RfQ) ‣ Alternatives ‣ Compare Product Lines
- shows
- The "Compare Order Lines" page grouped by Product, with the linked RfQ references and the Choose/Clear buttons per line.
- highlight
- The Choose button on one of the product lines.
- data
- Demo company "YourCompany"; three alternative RfQs compared.
- module
- purchase_requisition
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
De manera predeterminada, la página Comparar Líneas de orden agrupa por productos. Cada producto incluido en cualquiera de las solicitudes de cotización aparecerá en su propia lista desplegable junto con todos los números de la orden de compra en la columna Referencia.
Nota
Para eliminar líneas de productos de la página Comparar líneas de orden, haga clic en Limpiar. Esta opción se encuentra en el extremo derecho de la fila de esa línea de producto.
Esta acción elimina este producto específico de las opciones a seleccionar en la página y cambia el precio total de ese producto en la página a 0.
Además, en el formulario de la solicitud de cotización que incluye ese producto, la cantidad ordenada también cambia a 0.
Una vez que hayan identificado las mejores ofertas, pueden seleccionar productos de forma individual al hacer clic en el botón Elegir situado al final de cada fila.
Después de que haya elegido todos los productos deseados, haga clic en Solicitudes de cotización (en las migas de pan situadas en la parte superior de la página) para regresar a la vista general de todas las solicitudes de cotización.
Cancelar (o almacenar) alternativas¶
Una vez que haya elegido los productos deseados en la página Comparar líneas de orden, puede cancelar las RfQs restantes de las que no se eligió ningún producto.
El coste en la columna Total para los productos que no eligió se establece en automático como 0 y aparece en el extremo derecho de cada fila correspondiente.
Aunque todavía no se hayan cancelado, esto indica que cada una de esas órdenes se puede cancelar sin afectar las demás órdenes activas, una vez que estas se hayan confirmado.
- menu
- Purchase ‣ Orders ‣ Requests for Quotation
- shows
- The Requests for Quotation list, with the unselected alternative RfQs showing a Total of 0.
- highlight
- The Total column for the unselected RfQs (red frame).
- data
- Demo company "YourCompany"; two RfQs with a Total of 0.
- module
- purchase_requisition
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Para confirmar una RfQ para la que se seleccionaron productos, haga clic en esa RfQ y luego en Confirmar orden.
Esto hace que aparezca la ventana emergente ¿Qué hacer con las demás solicitudes de cotización?.
Para ver el formulario detallado de una de las solicitudes de cotización, haga clic en la línea correspondiente a esa cotización. Esto abrirá la ventana emergente Abrir: Órdenes de compra alternativas en la que podrá ver todos los detalles de esa solicitud en particular.
Al terminar, haga clic en Cerrar para cerrar la ventana emergente.
En la ventana emergente ¿Qué hacer con las demás solicitudes de cotización? se presentan dos opciones: Cancelar alternativas y Mantener las alternativas.
Haga clic en Descartar si no es necesario confirmar esta orden de compra.
Seleccionar Cancelar alternativas cancela estas solicitudes de cotización de forma automática. Seleccionar Mantener las alternativas mantiene abiertas las solicitudes para que pueda acceder a ellas si necesita ordenar una cantidad mayor de productos más adelante.
Una vez que todos los productos estén pedidos, seleccione Cancelar alternativas en la PO que esté abierta en ese momento.
- menu
- Purchase ‣ Orders ‣ Requests for Quotation ‣ (open an RfQ) ‣ Confirm Order
- shows
- The "What about the alternative Requests for Quotations?" pop-up window with the Cancel Alternatives and Keep Alternatives buttons.
- highlight
- The Cancel Alternatives and Keep Alternatives buttons.
- data
- Demo company "YourCompany"; two alternative RfQs listed.
- module
- purchase_requisition
- notes
- English UI, light theme, 1440px width.
Por último, con las migas de pan en la parte superior de la página, haga clic en Solicitudes de cotización para volver a la vista general de todas las RfQs.
Las órdenes canceladas se pueden ver en gris y con el estado Cancelado, en la columna Estado situada en el extremo derecho de sus respectivas filas.
Ahora que ordenó todas las cantidades de producto puede completar el proceso de compra y recibir los productos en el almacén.
Ver también